Напишете план за подобряване на ефективността (PIP), който наистина работи

Лидерство И Управление

Автор - Стоян Вазов

Три думи, които могат да всеят страх в сърцето на всеки служител: план за подобряване на представянето. Плановете за подобряване на ефективността (PIP) дават недостатъчно работещи служители шанс за успех. Но често те се възприемат като червен флаг - и първата стъпка към уволнение.

Официален документ, който помага за проследяване и насочване на изпълнението на работата, PIPs идентифицират конкретни области, в които служителите трябва да предприемат коригиращи действия. Намерението на PIP често е добро: трябва да помогне на работещите в затруднения служители в техния собствен процес на усъвършенстване.

Но данните говорят друго. Всъщност PIP често не успяват да осигурят желаното подобрение; приблизително 90% от PIP води до напускане на служителя компанията.

Въпреки това, използвани правилно, PIPs могат да бъдат начин за избягване на ненужно текучество. За да бъде успешен, PIP трябва да бъде внимателно проектиран като съвместен и прозрачен процес.

В много отношения PIPs могат да се разглеждат като коучинг умение и възможност. Разбира се, официално е документиран като част от управление на изпълнението . Но това е инструмент, който помага на служителя да успее. И изгражда солидно треньорски умения във връзка с PIP може да бъде добър начин да помогнете за отключване на върхова производителност във вашата работна сила.

PIP трябва да усъвършенства набор от умения, лични проблеми и да очертае постижимия напредък на служителите. В тази статия ще проучим:



  • Какво представлява планът за подобряване на ефективността (PIP).
  • Ползите и предизвикателствата от използването на PIP за справяне с проблем с представянето на служителите
  • Какво трябва да включва ефективното подобряване на производителността
  • Как да създадете PIP, който действително ще работи

Какво точно представлява планът за подобряване на ефективността?

Планът за подобряване на ефективността (PIP) е инструмент, който помага на служителите, които не се представят добре, да подобрят представянето си. Един ефективен план за подобряване на ефективността трябва:

  • Документирайте съществуващите опасения за ефективността
  • Насърчавайте конструктивен диалог
  • Предложете решения на всички идентифицирани проблеми
  • Подкрепете изостаналите служители с действени стъпки
  • Дайте на служителя ясно разбиране как да подобри представянето си
  • Насърчавайте положителна работна култура и минимизирайте текучеството на персонала
  • Очертайте допълнително обучение, което служителят може да се нуждае, за да подобри работата си

„Целта на личния план за подобрение (PIP) е да разбере какви проблеми може да има даден член на екипа и да му помогне да ги разреши“, казва Кристиан Хюйнен , главен изпълнителен директор и основател на DesignBro.

„Планираните разговори с членовете на вашия екип за техните успехи, предизвикателства, планове за действие, крайни срокове и инструментите или ресурсите, от които се нуждаят, за да свършат работата, е лесен, но мощен начин да помогнете на всеки да върши работата си по-добре.“

Плюсовете и минусите на плановете за подобряване на ефективността

PIPs могат да бъдат ефективни, но те не винаги са най-доброто решение за лоша производителност. Ето какво трябва да имате предвид, когато решавате дали да използвате PIP:

Плюсове на плановете за подобряване на производителността:

  • Те позволяват навременни действия, когато представянето се влоши - служителят знае, че има проблем веднага щом възникне
  • Те предлагат структура и насока на борещия се служител, така че не остават да се чудят какво трябва да направят, за да подобрят представянето си
  • Когато се изпълнява правилно, PIP може да помогне на служителя да се почувства по-мотивиран и продуктивен на работа
  • Те могат да дадат възможност на служителите да поемат отговорност за техния напредък
  • Те могат да помогнат на служителя да почувства, че към него се отнасят справедливо

план за подобряване-на-производителността-шефът-разговаря с нейния служител

Недостатъци на плановете за подобряване на производителността:

  • Те могат да отклонят вниманието от рутинните задачи
  • Служителят може да се съсредоточи изключително върху проблемите, посочени в PIP, и да пренебрегне ежедневната си роля
  • Някои служители може да се почувстват демотивирани или прекомерно стресирани от PIP
  • Те могат да доведат до трудни разговори , с които не всеки мениджър е готов да се справи
  • Много служители ги виждат като предшественик на уволнение
  • Те отнемат много време и усилия от специалистите по човешки ресурси, служителите и техните мениджъри

Какво включва планът за подобряване на ефективността?

Готови ли сте да създадете ефективен PIP, който наистина работи? Ето какво искате да включите:

  • Оценка
  • цели
  • Срокове
  • Ресурси и обучение
  • Дати за срещи или редовни проверки
  • Планове за следващите стъпки

Оценка

PIP трябва да включва оценка на текущото представяне на служителя, както и как се е представял в миналото. Проследяване на ефективността във времето може да помогне да се определи кога и защо ефективността е започнала да бъде проблем. На този етап е много важно да общувайте открито и ясно — в случай че може да се установи лесна корекция.

цели

За да работи, PIP се нуждае от ясни цели. „Не си поставяйте двусмислени, непрактични цели“, каза Дейвид Битън , съосновател и CMO в DoorLoop. „Целите винаги трябва да са ясни и измерими, така че служителите да знаят към какво трябва да се стремят.“

Използване на принципа SMART определянето на конкретни, точни, уместни и обвързани във времето цели е страхотно начало. Уверете се, че тези цели се обсъждат и съгласуват съвместно.

Един пример за цел за служител, който се бори с прегаряне, може да бъде да посещава една коучинг сесия на месец в продължение на три месеца. За някой, който се бори с управление на времето , можете да им поставите цел да влизат навреме всеки ден по време на PIP.

Също така е важно да посочите всякакви дисциплинарни действия, които могат да възникнат, ако целите не бъдат постигнати.

Срокове

Установете кога всяка цел трябва да бъде постигната. Това ще зависи от индивидуалната цел и ситуацията на всеки служител, но форматът на 30-60-90 дневни планове който използвате за набиране на нови служители, може да бъде полезна отправна точка. Добра идея е да включите важни етапи и контролни точки в рамките на периода, обхванат от PIP, за да държите служителя на целта.

Ресурси и обучение

Избройте всички допълнителни ресурси, обучение или коучинг, които ще предложите, за да помогнете на служителя да постигне своите PIP цели. Не трябва да се очаква служителите да завършат PIP без този вид поддръжка. Лидерите също трябва да обмислят откъде ще дойде бюджетът за тези ресурси.

Дати за срещи

Редовните срещи трябва да бъдат крайъгълен камък на PIP. В допълнение към срещи един на един в началото, средата и края на PIP са полезни кратки седмични проверки. Обратна връзка в реално време също трябва да се добави навсякъде, както от лидери, така и от служители.

Планове за следващи стъпки

За да работят добре PIPs, прозрачността е жизненоважна . Избройте какво ще се случи след завършване на PIP - както положителни, така и отрицателни резултати:

  • Ако всички цели на PIP са изпълнени, ще се върне ли служителят към редовни прегледи на представянето?
  • Какъв вид обратна връзка ще предоставите?
  • Какво ще се случи, ако един служител не успее да постигне всяка една от целите си?

Въпреки че е трудно да се обсъждат възможности като понижение и уволнение, ако това са потенциални резултати, те също трябва да бъдат посочени.

план за подобряване-на-производителността-жени-презентиращи-на-екипна-среща

Как да създадете ефективен план за подобряване на ефективността

PIP трябва да включва елемент от саморефлексия за лидера написвайки го също. Преди да създадат PIP, лидерите трябва да проверят дали собствените им действия не са довели по невнимание до този момент.

„Обърнете специално внимание на проблемите или мислите, повдигнати от всеки служител, докато обсъждат своя PIP“, казва Битън. “Не пренебрегвайте това, което казват. Това не само ги предпазва от разсейване и разочарование от целия процес, но също така разкрива дали PIP е заслужено.“

Вместо монолог, PIP дискусията трябва да бъде диалог между мениджъра и служителя, с достатъчно възможности за 360-градусови прегледи и на двете страни. Служителят може да има полезна обратна връзка за това как неговият мениджър може да предостави повече подкрепа или по-ясни насоки.

Уверете се, че PIP не е изненада за служителя. Точно като други инструменти за управление на производителността, като едно към едно или прегледи в края на годината , PIP работят само като част от програма за текуща обратна връзка:

„Този ​​процес никога не трябва да бъде първият път, когато човек получава обратна връзка за представянето си“, каза Джош Сатърман , главен изпълнителен директор и основател на Saterman Connect. “ Смислена обратна връзка с ясни цели винаги трябва да се предоставят преди администрирането на PIP.“

Когато става въпрос за създаване на полезна PIP, помнете 3-те C: сътрудничество, яснота и състрадание.

Сътрудничество

PIP трябва да се разглежда като възможност за ефективно сътрудничество.

Данните на Well-Being показват, че след пандемията, способността на лидерите да изграждат взаимоотношения с техните екипи се превърна в ключов фактор за представянето на отбора. За да разрешите проблеми с производителността, трябва да разберете тяхната първопричина. „Първата стъпка е да отделите време, за да опознаете по-добре вашия служител“, препоръчва Ники Пак, основател на Winning in Work.

„В днешния свят се случват толкова много неща, като увеличаване на разходите за живот, последиците от COVID-19 и геополитически вълнения. Смесете това с изучаването на нови начини на работа и голяма част от това да сте отдалечени, за някои служители това е твърде много.“

За да сте сигурни, че PIP не добавя ненужен натиск върху служителите, които вече са в риск от прегаряне , включете служителя в процеса:

  • Поканете ги да си сътрудничат при проектирането на поредица от цели за ефективност, които смятат за разумни.
  • Поискайте техните отзиви на PIP на всеки етап, за да сте сигурни, че го намират за полезно, а не за стресиращо.
  • Целта не е да принудите служителя да напусне – а да му помогнете да подобри представянето си и да стане ценен участник в екипа.

Лидерите трябва да включват и други отдели. „От само себе си се разбира, че включването на юридически, човешки ресурси и други лидери е критичен елемент в процеса на PIP“, казва Сатерман.

„Лидерите може да имат най-добри намерения, но винаги има място за други експерти, които да ги насочват и да си партнират с тях, за да гарантират, че предоставят най-въздействащото изживяване за служителя, който преминава през PIP процеса.“

Яснота

Целите и сроковете на всеки PIP трябва да са кристално ясни, както и всички критерии, които служителят трябва да изпълни по пътя.

„Като лидери трябва да помним, че наехме, внедрихме и инвестирахме в нашите служители. В сценарии с най-добри практики, това, което PIP процесът извежда наяве е, че чрез комуникация, здравословна обратна връзка и ясни очаквания хората могат да бъдат успешни“, коментира Сатерман.

Състрадание

Когато обсъждате PIP, не забравяйте, че служителите може да се чувстват притеснени от последиците. Вземете състрадателен подход:

  • Приложи принципи на положителна обратна връзка , като например посочване на неща, които правят добре;
  • Уверете служителя, че вярвате, че може да промени представянето си;
  • Използвайте правилните фрази, за да оформите отговорите си по състрадателен начин.

Какво да избягвате, когато пишете план за подобряване на ефективността

Когато пишете вашия PIP, избягвайте:

Двусмислени цели

Ако служител не знае как или кога трябва да постигне целите си, тогава PIP може да се превърне в основен демотиватор.

Пристрастие

При създаване и внедряване на PIP за техните преки доклади в своите екипи , лидерите трябва да избягват пристрастия. Когато става въпрос за писане на PIP, най-често срещаните пристрастия, за които трябва да внимавате, включват:

  • „Ефектът на рога“ – каквото и да прави служителят, се разглежда като негативно
  • Пристрастие „точно като мен“ — мениджърът оценява служителите положително само ако тяхната личност и подход към работата са подобни на тези на мениджъра

Нереалистични времеви рамки

Поставянето на нереалистична времева рамка за постигане на конкретни цели може да бъде демотивиращо. Освен това подготвя вашите служители за провал. Помислете за начини, по които можете да направите целите им постижими за разумен период от време.

Добре проектираният PIP може да бъде възможност за растеж

PIPs може да имат лоша репутация, но ако са проектирани и приложени правилно, те могат наистина да помогнат на служителя да промени представянето си. Ако се използва ефективно като част от цялостен управление на изпълнението PIPs могат да помогнат на служителите да разберат точно къде им липсва представянето, да получат ясна представа как да подобрят работата си и да си поставят осезаеми цели, така че да могат да поемат отговорност за собственото си подобрение.

„В крайна сметка PIP може да ни помогне да създадем по-силна връзка, където лидерите подкрепят развитие на служителите “, каза Сатърман. „Когато се направи правилно, вълнообразният ефект е, че този човек сега добавя още повече стойност към компанията. Това в крайна сметка подкрепя лидерите, другите колеги, клиентите и самата компания.“