Управление на работната сила: Ключът към оптимизирането на работното място

Лидерство И Управление

Автор - Стоян Вазов

Преминете към раздела

Какво е управление на работната сила?

Елементи на успешна стратегия за управление на работната сила

Как да изградим процес на управление на работната сила

Управление на работната сила в кол центровете

Софтуер за управление на работната сила

Ролята на анализатор на работната сила

Вашият екип по човешки ресурси вероятно е минал през влакче в увеселителен парк.

През последните две години много глобални работници затвориха офисите си. Пандемията принуди компаниите да бързо преминаване към дистанционно или хибридна работа . Много организации никога не са управлявали работна сила изцяло от вкъщи.

В тези моменти професионалистите по човешки ресурси навсякъде поддържаха светлините включени с добро управление на работната сила. как? Упорит труд, адаптивност и работа между ръководството за създаване на нови стратегии за работната сила. Те също се облегнаха на своите системи за управление на работната сила.

Системите за управление на работната сила (WFM) съществуват много преди пандемията. Но с бързо нарушаване на начина, по който работим , ефективното управление на работната сила се оказа по-важно от всякога.

Управлението на работната сила е като дънната платка зад операциите. Една добра WFM система и стратегия помагат на компанията да се отличава с работниците, които бизнесът трябва да изпълнява.

Какво е управление на работната сила и защо е полезно?

Вашият екип по човешки ресурси има голяма работа. Ако вашият бизнес е оркестър, HR е диригентът. Задачи за набиране, адаптиране и нови наемания. Управление на времето и планиране на персонала, планиране на работната сила , напуснете администрацията и производителност на служителите . Прогнозиране, управление на човешкия капитал и планиране на служителите.

Това са само част от нещата, които съставляват управлението на работната сила.

Какво е управление на работната сила?

Управлението на работната сила е набор от процеси или система, която помага на компанията да работи ефективно. Освен това помага на компанията да управлява ефективно своите хора, процеси и системи. Системите за управление на работната сила помагат на тези процеси да протичат по-ефективно и създават по-гладко преживяване на служителите.

Вероятно вашата организация има някаква форма на управление на работната сила. Възможно е също така да искате да подобрите управлението на работната сила във вашата организация. И така, каква е ползата? Звучи като много работа, за да се събере ефективна система, която свързва всички тези компоненти заедно. Но това ще ви подкрепи управление на хора и може да бъде от полза за бизнеса като цяло.

Подобрено изживяване на служителите

Няма недостиг на начини да свършите работата. Но понякога, колкото повече опции имате, толкова по-объркващо може да бъде за служителите. С правилната система за управление на работната сила можете да помогнете за рационализиране на опита на служителите.

По-добра комуникация

Една ефективна стратегия за управление на работната сила може да помогне подобряване на комуникацията и автономия , особено между екипи. Въпреки че HR може да поеме по-голямата част от работата, възможно е вашата организация да има други ключови заинтересовани страни в други отдели.

С решение, което прави връзки между задачи, процеси и системи, можете да промените начина, по който вашите екипи комуникират. Вероятно ще помогне за намаляване на натоварването вашият екип за вътрешни комуникации както добре.

Повишена ангажираност и продуктивност на служителите

Да приемем, че имате служител на име Боб. Боб знае кога започва неговата смяна, кога може да очаква заплата и как да подаде седмичните си разходи. Това е знак за добра система за управление на работната сила и добър опит на служителите .

Но какво се случва, когато Боб не получи заплатата си навреме? Или какво се случва, ако Боб не знае как да се запише за обезщетения — или да намери подробности за своето покритие? Е, Боб се разочарова.

Когато служителите имат добро преживяване, е по-вероятно те да бъдат по-ангажирани. По-добра ангажираност на служителите води до повишаване на производителността. Всички тези предимства са красиви вълнообразни ефекти на силен стратегия за развитие на работната сила .

Елементи на успешна стратегия за управление на работната сила

Всяка стратегия за управление на работната сила е уникална за организацията. Всяка компания има различни нужди, различна демография и уникална работна сила. Най-общо казано, има общи елементи за една успешна стратегия за управление на работната сила.

• Набиране на персонал или система за проследяване на кандидати
• Управление на времето (включително време за обработка и планиране на персонала)
• Управление на човешкия капитал (HCM)
• Прогнозиране и бюджетиране
• Управление на предимствата и записване
• Отчитане на данни, анализи и други ключови показатели
• Съответствие (включително намаляване на риска от спазване)
• Система за управление на обучението
• Управление на ефективността

Разбира се, в зависимост от вашата организация, може да потърсите и други аспекти, които да включите във вашата WFM стратегия. През последните няколко години е по-важно от всякога организациите да могат да изпълняват тези оперативни задачи дистанционно.

Това означава, че трябва да има много системи за управление на работната сила създаден за гъвкавост и хибридна работа. Също така е важно, след като стратегията бъде въведена, вашите екипи по човешки ресурси да комуникират вътрешно с вашите служители. Повишаването на осведомеността и образованието е ключова част от успешната стратегия (и понякога се пренебрегва).

Как да изградим процес на управление на работната сила

Изграждането на процес на управление на работната сила може да изглежда обезсърчително, особено ако започвате от нулата.

Вероятно обаче сте сглобявали части от вашия процес вътрешно. Може да имате системи и процеси. Но може би те не работят заедно толкова добре, колкото биха могли. Или може би сте на място, където искате да разрушите текущите си процеси и да преосмислите нещо ново.

Не забравяйте, че колкото и изкушаващо да е да гледате на това като на проблем с ИТ инструменти и системи, нов инструмент няма да ви помогне без добре обмислена стратегия за работната сила и лидерство, ангажирано с нея.

Без значение на какъв етап се намирате, ето някои насоки за изграждане на процес на управление на работната сила.

• Съберете правилните заинтересовани страни . Вашият екип по човешки ресурси ще играе критична роля и вероятно ще придвижи проекта напред. Но това може да изисква принос от различни заинтересовани страни в бизнеса, като финанси, вашия ръководен екип и други. Rosie Ceja, специалист по човешки ресурси в Well-Being, споделя защо многофункционалната работа в екип е от решаващо значение за процеса на управление на работната сила.
  
  „Тъй като компаниите растат, важно е системите да могат да се мащабират и да растат заедно с това. Включването на междуфункционални партньори в процеса на планиране беше полезно, за да се гарантира, че всички заинтересовани страни са съгласувани с общата цел. Той също така помага да се осигури споделен достъп и видимост на данните, допълнителни погледи върху управлението на данни и дори споделени бизнес процеси.“

• Установете какво работи добре и какво има нужда от работа. Направете одит на това какви аспекти на управлението на работната сила може вече да имате. След това преценете кое работи добре и кое не. Поискайте обратна връзка от вашите служители и насърчавайте отворени линии за комуникация. Вашите служители по човешки ресурси са на първа линия в управлението на работната сила. Важно е да се вслушате в тяхната обратна връзка и да се коригирате съответно.

• Идентифицирайте правилната система (или системи). Това може да е само един ред в това ръководство, но е голям. След като сте събра екипа на вашите проекти мечта и сте установили това, което търсите, време е да намерите решение. Направете вашето проучване и надлежна проверка с инструменти, тъй като има много възможности.

• Стандартизирайте процедурите и политиките. След като изберете решение (или решения), стандартизирайте своите вътрешни политики и процедури. Това може да наложи актуализиране на вашите вътрешни комуникации с най-актуалната информация. Това също може да изисква известно общо образование и информираност на по-широката база от служители.

• Вижте къде автоматизацията може да играе роля. Времето е пари. Ако има възможност за автоматизиране на задачи с ниска стойност, проучете я. Производителността на вашите служители зависи от наличността на време през деня. Ако има начини да улесните работата им с автоматизация, помислете за това.
  
  Внимавайте да вземете предвид целия ефект от автоматизацията. Искате да избегнете оптимизиране на човешките ресурси за сметка на организацията. Уверете се, че не налагате допълнителна работа и търкания върху отделни служители или мениджъри и не отнемате вниманието и енергията им от важната им работа.

• Идентифицирайте опциите и функциите за самообслужване. Вашият екип по човешки ресурси не може да поеме всяка задача, свързана с управлението на работната сила. Те биха били бързи на път към прегаряне ако това беше така. Вместо това, идентифицирайте функция за самообслужване, за да дадете възможност на служителите да изпълняват задачите сами. По този начин вие освобождавате време на вашите екипи по човешки ресурси за по-въздействаща работа.
• Формализирайте стратегията въз основа на работната среда и предложете насоки (в офиса, хибридно и отдалечено). В зависимост от подхода на вашата компания към бъдещата работа, вашата стратегия ще изглежда различно. Възможно е да имате малко по-различни стратегии въз основа на това къде (и как) работят вашите хора. Помислете как хибридната или дистанционната работа ще играе роля във вашата стратегия за управление на работната сила.

Управление на работната сила в кол центровете

Кол центровете не са непознати за системите за управление на работната сила. За да управлява ефективен кол център, системата за управление на работната сила трябва да бъде звездна.

Има много служители, които влизат и излизат от кол центровете, всеки с доста строги графици и смени, към които трябва да се придържа. Центровете за обаждания също обикновено изпитват голям обем входящи повиквания. Това означава, че прогнозирането и разбирането на входящите нужди са критично важни.

Агентите в центъра за обаждания също трябва да бъдат назначени за подходящо работно натоварване - освен да се уверите, че са назначени редовно за смени. При небалансирано натоварване служителите (и клиентите) няма да бъдат доволни.

Една силна система за управление на работната сила може да рационализира както служителя, така и клиентски опит . Съответно по-доброто преживяване означава повишена удовлетвореност на служителите и клиентите.

Ако вашата организация търси система за управление на работната сила за вашите кол центрове, трябва да имате предвид няколко неща:

• Може ли системата за управление на работната сила да използва изкуствен интелект (AI) или автоматизация, за да помогне за намаляване на „натоварената“ работа?
• Как системата за управление на работната сила може да намали разочароващите и тромави стъпки в процеса на кол центъра?
• По какви начини системата за управление на работната сила може да улови данни и показатели в реално време, за да измери успеха?

Софтуер за управление на работната сила

Знаем, че има много опции за доверен софтуер за управление на работната сила. Ние препоръчваме да разчитате на актуални препоръки от обективни източници, за да намерите системата, която отговаря на конкретните нужди и приоритети на вашата организация.

Знаем, че всяка организация има уникални нужди. Има редица надеждни инструменти, предназначени за редица организационни структури и приоритети, и нови инструменти и актуализации идват на пазара през цялото време.Например, Радиус на доверие предоставя оценки и подробни прегледи на следните пет системи за управление на работната сила.

• UKG Pro
• ХУБАВ CXone
• Oracle Cloud HCM
• Ceridian Dayforce
• Готов за UKG

Винаги е добра идея да общувате с HR лидери и професионалисти (и колеги във вашето пространство). Какви системи използват техните организации? Какво работи добре и какво не? Продължи обиколка за слушане и изходни препоръки за софтуер от доверени професионалисти във вашата област.

Оттам нататък можете поискайте препоръки и да се свържете с доставчик на софтуер. Разгледайте възможностите си и получете оферти. Също така е важно да обмислите първоначалната обратна връзка, събрана от вашите служители по човешки ресурси. Каквото и софтуерно решение да изберете, то трябва да им помогне да улеснят работата (и живота им).

Ролята на анализатор на работната сила

След като създадете система за управление на работната сила, вероятно е време да помислите за анализатор на работната сила.

Какво е анализатор на работната сила?

Анализатор на работната сила е някой, който ще притежава WFM софтуер и стратегия. Анализаторите на работната сила дават препоръки за намаляване на режийните разходи, повишаване на удовлетвореността на клиентите и увеличаване на производителността на служителите.

Този човек често служи като ръководителят на проекта за всичко около управлението на работната сила. Това включва политики за управление на работната сила, оптимизация, стратегия и дори планиране на работната сила.

Ползи от наемането на анализатор на работната сила

Защо трябва да наемете анализатор на работната сила? Както всяка друга система и програма, тя се нуждае от грижи и внимание. Има нужда от някой, който може да проследява, наблюдава и разрешава проблеми, ако възникне нещо.

Ако се отнасяте сериозно към управлението на работната сила, инвестирането в анализатор може да гарантира, че вашата система получава грижите и вниманието, от които се нуждае. Наличието на вграден съотборник по човешки ресурси, посветен единствено на вашата WFM стратегия, е полезно поради редица причини.

Първо, анализаторът вероятно ще разбере дали нещо не е наред, преди бизнесът да осъзнае въздействието. Анализаторът ще следи отблизо събирането на данни, показателите и обратна връзка в реално време от служителите. Това означава, че те са по-добре подготвени да решават проблеми по-рано, отколкото по-късно.

Второ, анализаторът може да помогне за прилагането на стратегията за управление на работната сила. Но още по-добре, те могат да помогнат за развитието му. Това е почти гаранция, че всеки бизнес се промени бързо през последните няколко години. Така че защо не и вашата стратегия за управление на работната сила? Анализаторът ще може да поддържа стратегията гъвкава и да се коригира за всякакви промени (планирани или непредвидени).

Трябва ли да наема анализатор на работната сила?

Консултирайте се с вашия екип по човешки ресурси и лидери. Върнете се към колеги и други специалисти по човешки ресурси в други организации. Съберете обратна връзка от хора, които вече са приложили стратегия за управление на работната сила.

Rosie Ceja, генерален специалист по човешки ресурси, Well-Being, сподели, че вероятно е също толкова важно да имаш специализиран човек за управление на работната сила, колкото и да имаш система за управление на работната сила.

„Без система за управление на работната сила знаем, че бихме изпуснали някои топки. Но мисля, че е почти също толкова важно да имаме HRIS анализатор, който да ни помогне да навигираме и да научим системата. Със специален HRIS мениджър системата за управление на работната сила може да изглежда по-малко плашеща и по-управляема за останалата част от екипа по човешки ресурси.“

Натрупаният опит и споделените прозрения ще ви помогнат да вземете решение дали да наемете анализатор на работната сила или не.

Започнете вашето пътуване за трансформация

Може би искате да намалите оперативните разходи и да рационализирате ефективността. Може да правите основен ремонт вашата цифрова стратегия и търсене на нови инструменти за управление на човешките ресурси. Независимо къде се намирате, струва си да имате дискусия около WFM.

Може да прегледате редица инструменти за управление на работната сила и одобрения, за да стигнете до там. Имате всички ресурси на една ръка разстояние, за да намерите правилното решение за управление на работната сила. С известно време, мотивация и обратна връзка можете да създадете изключително изживяване на служители и клиенти.

Ако направите скок, това ще бъде голяма промяна за всяка организация. Помислете за ролята на коучинга докато се разточва управление на промените . С Well-Being можете да гарантирате, че вашите служители са добре подготвени да се справят с промяната. С коучинг можете подкрепете ефективността на вашите служители .