Защо комуникацията лице в лице има значение (дори при дистанционна работа)

Професионално Развитие

Автор - Стоян Вазов

Преминете към раздела

Какво е комуникация лице в лице?

6 предимства на комуникацията лице в лице

5 недостатъка на комуникацията лице в лице

Как да подобрим комуникацията лице в лице, когато работим от разстояние

3 основни умения за комуникация лице в лице за лидери

Като ефективен лидер знаете, че силните комуникационни умения са от съществено значение за управлението на вашия екип.

Общуването лице в лице е когато двама или повече души могат да се виждат по време на общуване. То насърчава ангажираността и участието в срещи и изгражда a фирмена култура на Доверие .

Но след пандемията от COVID-19 много организации го направиха премина към модел на отдалечена работа поне през част от времето . Тази промяна на парадигмата представлява предизвикателство за лидерите, които искат да поддържат комуникация лице в лице със своите екипи.

Но защо комуникацията лице в лице е важна за ефективно лидерство ? И все още ли е актуален в дигиталната ера? Ако е така, как мениджърите на отдалечени екипи могат да продължат да използват силата му? Прочетете, за да разберете.

Какво е комуникация лице в лице?

Комуникацията лице в лице е, когато двама или повече души взаимодействат и комуникират, докато са видими един за друг. Това може да е физически, личен разговор или може да е във виртуална среда.

Комуникацията лице в лице често е по-ефективна от писмените или само аудио разговорите. Това е така, защото виждането един друг ни позволява улавя невербални знаци и език на тялото . И защото голяма част от комуникацията е невербална , възможността да се виждаме ни помага да се разбираме по-добре.

Добри лидери знаят, че комуникацията лице в лице им помага да се свържат с членовете на екипа си.

Например, когато трябва да проведете труден разговор със служител, знаете, че е най-добре да го направите лице в лице.

В дигиталната ера технологията за видеоконференции ни позволява да имаме време лице в лице с нашите колеги, дори когато физически не сме в една и съща стая с тях.

Виртуалните срещи се превърнаха в норма от пандемията от COVID-19 наруши начина, по който работим . Дори когато компаниите се връщат в офисите си, много от тях продължават да използват хибрид от лична и дистанционна работа. 91% от служителите казват, че искате да продължите да работите поне част от времето дистанционно , така че изглежда, че дистанционната работа ще остане.

Сега компаниите разчитат в голяма степен на онлайн комуникацията. Това прави комуникацията лице в лице по-предизвикателна, отколкото беше преди.

Но благодарение на софтуера за видеоконференции светът продължи да върви, докато всички се приютявахме на място. Видеообаждането се превърна в основната форма на комуникация лице в лице за отдалечени работници .

6 предимства на комуникацията лице в лице

Нека да разгледаме важността на комуникацията лице в лице и как тя може да помогне на вашия отдалечен екип да работи заедно по-ефективно.

1. Държи служителите в течение

Дистанционната работа има своите предимства . Например спестявате време и пари за пътуване до работното място и можете да носите пижамата си през работния ден. Също така може да осигури по-добър баланс между професионалния и личния живот .

Но има и своите недостатъци. Един от тях е отдалечените членове на екипа може да се чувства самотен или изоставен. Това е особено вярно, когато част от екипа ви работи в офиса, а другата част работи дистанционно.

Дръжте всички в течение, като поддържате редовна комуникация лице в лице. Опитайте се да включите различни типове срещи, включително комбинация от индивидуални и екипни срещи, така че отдалечените колеги да се чувстват включени.

Може дори да помислите за виртуални кафе паузи или други тиймбилдинг дейности . Това ще помогне за укрепване на връзките между членовете на екипа.

2. Намалява недоразуменията

Възможността да виждаме взаимно невербалните сигнали за комуникация ни помага да разберем по-лесно какво казва другият човек.

Други канали за комуникация, като имейл или аудио разговори, са по-малко надеждни. По-вероятно е те да доведат до погрешно разбиране и загуба на информация. 63% от хората са пропуснали важна информация заседнал във входящата кутия на отсъстващ колега.

Комуникацията лице в лице също може да помогне с разрешаване на конфликти чрез намаляване на недоразуменията.

3. По-бързо и по-ефективно е

Всички сме преживели дълга, досадна верига от имейли, която можеше да бъде разрешена за пет минути с разговор лице в лице.

Имейлите са известни средства за загуба на време и не са от полза за производителност . Средният служител харчи повече от 3 часа на ден комуникация по имейл поради причини, свързани с работата.

Плюс това, след всеки разсейващ пинг на входящ имейл, отнема 64 секунди, за да префокусирате вниманието си . Всичко това допринася за a загуба на фокус и по-ниска производителност.

Добре свързаните екипи са с 20–25% по-продуктивни отколкото несвързаните. Един от най-добрите начини за насърчаване на тази връзка е чрез комуникация лице в лице.

4. Повишава ангажираността

Екип лице в лице срещи са чудесен начин за създайте чувство за общност . Те също така насърчават активното ангажиране и участие по начин, по който имейлите и незабавните съобщения не могат.

За щастие виртуалните срещи могат да бъдат също толкова ефективни, колкото и личните. Всъщност за много екипи виртуалните срещи бяха спойката, която ги държеше заедно по време на пика на пандемията. Те помогнаха хората да се фокусират през дните, които изглеждаха много несигурни.

Успехът на срещите лице в лице зависи от това дали участниците се чувстват чути . Оказва се, че хората са 4,6 пъти по-склонни да се чувстват овластени когато се почувстват чути. Така че насърчаването на вашите служители да говорят на срещи може да помогне повишаване на ангажираността .

5. Изгражда доверие

Доверието е основен компонент на всеки успешен екип. Взаимодействието лице в лице укрепва междуличностните връзки между членовете на екипа. Това помага за установяване и изграждане на доверие . Особено ако инвестирате в виртуален тийм билдинг , важно е да се възползвате от взаимодействието лице в лице, за да изградите доверие.

Това е също толкова вярно за вашите клиенти, колкото и за вашия екип. Екип с високо ниво на доверие работи по-добре заедно и е по-продуктивен. По подобен начин изграждането на взаимоотношения с вашите клиенти също изисква доверие.

Комуникацията лице в лице може да помогне за изграждането на доверие чрез невербални сигнали като:

• Зрителен контакт
• Тон на гласа
• Изражения на лицето

6. Може да ви направи по-убедителен

Ако искате да поискате услуга от колега, по-добре ли е да го направите лично или по телефона? Инстинктивно вероятно смятате, че срещата лице в лице би била по-ефективна.

И си прав. Много по-трудно е да кажете „не“ в лицето на някого, отколкото да натиснете „Изпрати“ по имейл.

Така че, когато искате да използвате вашия сили за убеждаване да се повлияйте на колегите си , най-добре е да го направите лице в лице.

Не само можете да ги ангажирате чрез невербални знаци, но можете също да ги наблюдавате и да оценявате реакциите им. Това ви позволява да видите дали вашият аргумент работи или трябва да промените тактиката.

5 недостатъка на комуникацията лице в лице

И така, комуникацията лице в лице има ли някакви недостатъци? Е, зависи от контекста и това, което се опитвате да постигнете.

Нека разгледаме няколко сценария, при които комуникацията лице в лице може да не е най-добрият или най-ефективният вариант.

1. Вие сте част от глобален дистанционен екип

Когато участват голям брой хора, каналите за незабавни съобщения като Slack или дори имейл могат да бъдат по-ефективен начин за комуникация.

Това важи особено за екипи, които работят в различни часови зони и определят свои собствени графици, например екип от фрийлансъри.

В тези случаи писмената комуникация позволява на членовете на екипа да участват в дискусията, когато е удобно за тях. Но дори и в отдалечени екипи все още има възможности за виртуален тийм билдинг .

2. Искате да насрочите събитие

Ако организирате среща или събитие, имейлът често е най-ефективният начин за комуникация. Това е така, защото дава на организатора писмено свидетелство за присъствие.

Поканите по имейл се синхронизират с календарите на участниците. Те също така съдържат информацията, от която присъстващите имат нужда и могат да се позоват, което ги прави удобен начин за организиране на събития.

3. Трябва само да проверите нещо

Може би сте забравили името на клиент или сте изгубили бележките си от срещата. Когато всичко, от което се нуждаете, е бърз отговор, понякога най-добрият вариант е да вдигнете телефона и да се обадите. Имате го и написано пред себе си, за да можете да го използвате по-късно.

Тъй като не изисква насрочване на среща, ви спестява време. Това също означава, че не е нужно да прекарвате време в писане на имейл и чакане на отговор, когато 30-секунден разговор е всичко, което е необходимо.

4. Искате да споделите информация с целия си екип

Ако трябва да направите важно съобщение, бележката за цялата компания може да бъде по-добър вариант от среща лице в лице.

Някои компании създават видеоклипове или други медии, които да споделят в своите социални медийни платформи. Можете също така да изпращате бюлетини или да създавате блог или публикация на LinkedIn Pulse.

5. Вашият екип има умора от Zoom

Ако виртуалните срещи са заменили личните срещи на вашето работно място, важно е да знаете, че служителите може да имат няколко планирани срещи през деня.

Умората от мащабиране е реална , така че лидерите трябва да създадат баланс между комуникацията лице в лице и други възможности за помогнете на служителите да останат психически здрави .

Как да подобрим комуникацията лице в лице, когато работим от разстояние

Може би се чудите как можете да подобрите комуникацията лице в лице на вашия отдалечен екип. Ако е така, ето пет съвета, които можете да започнете да прилагате веднага.

1. Осигурете инструменти за комуникация

Липсата на подходящи инструменти за комуникация може да бъде пречка за дистанционната комуникация лице в лице.

Започнете, като се уверите, че всички членове на екипа ви имат достъп до един и същ софтуер – независимо дали е Zoom, Skype, Microsoft Teams или друг доставчик.

Когато избирате инструмент за дигитална комуникация за вашия екип, уверете се, че има както видео чат, така и други функции за сътрудничество, като споделяне на екрана.

2. Планирайте редовни видео разговори

Ако искате вашият екип да приеме сериозно комуникацията лице в лице, уверете се, че те са блокират времето в графиците си за това .

Опитайте се да включите различни възможности за комуникация лице в лице, като например:

• Ежеседмични срещи на екипа
• Месечни индивидуални
• Периодични чатове на кафе

Намерете начини да поддържате екипа си активен и ангажиран по време на разговори. Насърчавайте активното участие, но имайте предвид, че не всеки има един и същ стил на общуване.

Например, някои хора може да общуват по-добре на срещи един на един, отколкото на групови срещи. Поради тази причина е важно да създадете различни допирни точки и начини за общуване лице в лице.

3. Работно време на домакина

Ако сте лидер, отделяйте време всяка седмица за работно време. Уведомете колегите, че тъй като не могат физически да почукат на вратата на офиса ви или да ви хванат в коридора, вие им предоставяте това време.

Това ще накара членовете на вашия екип да се почувстват подкрепени и ще помогне за изграждането на доверието им във вас. Служителите жадуват за доверие , социално сближаване и намират цел в работата си . Те също искат да почувстват своите постиженията се признават .

Използвайте това време, за да подкрепите колеги при решаване на проблеми или намиране на начини за това съобразете се с очакванията или работят за тяхното стремежи за кариера .

4. Дайте приоритет на обажданията на екипа

Ако сте лидер на екип, важно е да давате пример . Дайте приоритет на срещите си лице в лице с екипа си, като ги насрочите в календара си. Избягвайте да анулирате или да се появявате късно.

Покажете им чрез вашето лидерско поведение че комуникацията лице в лице е важна. Ако приемате екипните срещи толкова сериозно, колкото и клиентските срещи, членовете на екипа ви ще направят същото. Това ще насърчи по-голяма сплотеност на екипа и по-добро сътрудничество.

5. Работете върху комуникативните си умения

Всяка организация – и всеки ръководител на екип – живее и умира от комуникационните си способности. Ако сте в лидерска роля, има голям шанс вече да имате прилична позиция комуникационни умения , но винаги има място за подобрение.

В следващия раздел ще разбием някои специфични комуникационни умения, които можете да развиете.

3 основни умения за комуникация лице в лице за лидери

Нека да разгледаме три умения, които можете да развиете като лидер за по-добра комуникация лице в лице.

Умения за слушане

Знаете ли, че способността ви да слушате е също толкова важна, колкото и вашите говорни умения — особено в дигиталната ера? Или че има различни видове слушане които трябва да използвате в зависимост от обстоятелствата?

Когато мислите за комуникация, може да мислите за говорни умения. Но развиването на вашите умения за слушане е също толкова важно. Ефективното слушане може да включва:

• Проверка за разбиране
• Да бъдеш търпелив
• Оставете другите да говорят

Невербални сигнали

При комуникацията лице в лице е важно да обърнете внимание на невербалните сигнали. Те включват:

• Изражения на лицето
• Движение на тялото
• Зрителен контакт

Трябва да забелязвате невербалните знаци на другите, като същевременно обръщате внимание на знаците, които вие също може да подавате.

Даване и получаване на обратна връзка

Като лидер, важна част от комуникацията е предоставяне на ефективна обратна връзка на вашия екип които могат да използват, за да бъдат успешни. В същото време трябва да знаете как да поискайте и получете обратна връзка от вашия екип.

Моделирайте и трите тези комуникационни поведения и насърчавайте членовете на екипа си да правят същото. И не забравяйте, че воденето чрез пример е много по-ефективно от простото даване на заповеди. Ако комуникирате ефективно, вашият екип ще направи същото.

Комуникацията лице в лице е по-важна от всякога

Комуникацията лице в лице е по-важна от всякога в света след пандемията.

Може да помогне за изграждането на доверие и да насърчи взаимоотношенията между членовете на екипа и с техните мениджъри. Това също може да доведе до по-добро сътрудничество, по-голяма производителност и др иновация и креативност .

За щастие технологията за видеоконференции прави комуникацията лице в лице възможна дори за отдалечени екипи.

Ако искате подкрепа за подобряване на комуникацията лице в лице на вашия екип, поискайте персонализирана демонстрация с Well-Being . Ние сме специализирани в подпомагането на професионалистите да подобрят ключови лидерски умения като комуникация.