Какво е план за действие? Как да станете екшън герой в реалния живот

Производителност

Автор - Стоян Вазов

Преминете към раздела

Какво е план за действие?

Защо трябва да изградите план за действие?

Кой трябва да състави план за действие?

Как да напиша план за действие

Изграждане на ефективен план за действие

Станете екшън герой

Всички сме имали моменти, когато даден проект се е объркал ужасно. Може би кетърингът никога не се е появил на корпоративно събитие, което сте били домакин, или сте забравили да се консултирате с основна заинтересована страна, преди да продължите с обществен проект.

Вероятно бихте могли да избегнете тези грешки с допълнителна подготовка. В интерес на истината 39% от проектите са неуспешнил поради липса на планиране .

Въпреки че страстта и вълнението са благородни черти, струва си да подредите всичко, преди да се втурнете към задача. Обикновено това означава поставяне на постижими цели , очертавайки ясни стъпки за постигането им, и делегиране чистият труд между членовете на вашия екип. Ще искате да включите здравословна доза крайни срокове, докато го правите.

Това са отличителните белези на силния план за действие. Нека да видим как можете да създадете такъв за себе си.

Какво е план за действие?

Планът за действие е списък от задачи и ресурси, необходими за завършване на проект или постигане на цел.

На пръв поглед това звучи като списък със задачи или работен план . Ако сте свикнали да работите в забързана среда с кратки срокове, може вече да си мислите, че сте доста добри в тях.

Но тук е разликата: планът за действие е за напредък към по-голяма цел. Списъците със задачи, от друга страна, са смесица от неща, които трябва да направите за един ден - нито едно от тях не трябва непременно да е свързано едно с друго.

В плана за действие всяка задача има ясна цел и краен срок. Те работят заедно, за да завършат проект със стандартите, които бихте очаквали от човек с висока производителност като вас.

Защо трябва да изградите план за действие?

Сo, каква е целта на плана за действие? Tхей да е от полза за работата ви по няколко начина:

• Действайте като ръководство с инструкции за вашия проект. Тази стратегия за управление на задачи ще ви каже какви стъпки да предприемете и кога.
• Поддържа ви мотивирани. Чудесен начин да поддържате настроението си е да запишете целите си, да ги разделите на стъпки за действие и да проследявате напредъка. Докато печалбите се трупат, ще се почувствате мотивирани да продължите.
• Помогнете ви да приоритизирате. Ясните крайни срокове означават, че знаете какво да завършите първо. Това ще ви даде ясна представа какво трябва да приоритизирате през работната седмица. Разделяне на проекта на краткосрочни срещу дългосрочни цели ще ви помогне да останете организирани.

И помнете: плановете за действие могат от полза за личния ви живот , също. Независимо дали продавате сапун в Etsy или рисувате в свободното си време, разбиването на стъпките ви може да ви помогне да напреднете към вашите лични цели .

Кой трябва да състави план за действие?

Плановете за действие са полезни независимо кой сте - особено ако сте ръководител на проекти. Те ви позволяват да:

• Разбийте дадена дейност на конкретни, приложими парчета. Проектите ще се усещат по-малко поразителен след като очертаете по-малките етапи, които трябва да постигнете.

• Проследявайте напредъка си през продължителността на проекта. Можете да проверявате задачите стъпка по стъпка, докато вие или вашият екип ги изпълнявате, което ви улеснява да разберете дали изоставате.

• Създайте ясен и ефективен работен процес. Ще знаете върху какво да работите и кога. Това ще помогне на вас или вашия екип да приоритизирате конкретни задачи и да увеличите ефективността.

• Намалете възможността да забравите задачи. Колкото по-напред планирате, толкова повече време ще имате, за да запомните важни задачи, за да добавите или оставите място за неочаквани допълнителни стъпки. Това ще намали вероятността да забравите нещо важно.

• Комуникирайте ефективно с вашия екип. Разбиването на всяка задача означава, че можете лесно да ги възложите на членове на екипа, намалявайки риска от неразбиране и неефективност.

• Лесно информирайте началниците си за напредъка си. Вашият план е вашият критерий за това колко добре се справяте. Този инструмент може лесно да докладва дали изпълнявате задачата или изоставате.

Можете да използвате планове за действие за всякакъв размер на проекта - единствената разлика е броят на стъпките, включени в постигането на заявените от вас цели. Това ги прави особено полезни за стратегическо планиране .

Стратегически планове как вашата организация се надява да постигне своите дългосрочни цели през следващите 3-5 години. Обикновено ръководителите на компании прекарват много време в обмисляне на тях. Те ще разгледат пазарните тенденции, ще се консултират със своите служители и ще създадат стабилна SWOT анализ . Въоръжени с тази информация, те ще мобилизират няколко по-малки плана, за да постигнат целите си.

Така че, ако например стратегическата цел на вашия стартъп е да се превърне в доминиращо приложение за смартфони за съдържание, свързано с котки, ще ви трябват планове за действие за:

• Създаване на платформата
• Изграждане на потребителска база
• Наемане на правилния талант
• Поддръжка за обслужване на клиенти
• Придобиване на първоначално финансиране

И можете допълнително да разделите тези планове на собствени набори от цели и задачи. Създаването на платформата може да включва множество отдели, включително дизайн на потребителски интерфейс и разработване на алгоритъм. И двата проекта изискват собствени планове за действие за постигане на целите на организацията от по-високо ниво.

Как да напиша план за действие

Нека да влезем в гайките и болтовете на това. Ето как можете да очертаете вашите собствени стъпки от план за действие.

1. Използвайте SMART метода за поставяне на цели

SMART означава цели, които са:

• Конкретен: Ясно определете как изглежда успехът. В противен случай никога няма да разберете дали сте го достигнали.

• Измерими: Какъв е вашият показател за успех? Уверете се, че целта ви е количествено измерима, за да можете да проследите напредъка си към финалната линия.

• Постижимо: Трябва да можете да постигнете целта си с уменията и ресурсите, които имате в момента.

• Подходящо: УМНА цел ще допълни други цели във вашия стратегически или по-широк план за действие.

• Обвързани във времето. Има ясна крайна дата, до която трябва да сте изпълнили задачите си.

Ето един пример за SMART цел : „Нашата цел е да продадем 20 000 допълнителни сапунени блокчета до края на годината.“

2. Определете задачите

Сега можете да изброите стъпките, необходими за постигане на вашата крайна цел. Идентифицирайте всички задачи, необходими за постигане на основни етапи и ги възложете на вашия екип с ясни срокове (или на себе си, ако сте сами).

Връщайки се към нашия бизнес със сапун, можете да създадете следните задачи:

• Увеличете капацитета за производство на сапун с 10%
• Разработете маркетингова кампания за насърчаване на допълнителни продажби
• Работете с дистрибуторите, за да съхранявате повече продукти на техните рафтове
• Договорете по-ниски разходи за суровини

3. Определете задачите

Следващата стъпка е да зададете ресурси за всяка задача, като бюджет на проекта, членове на екипа или оборудване. Всяка задача също трябва да има ясен краен срок и един отговорник. Това ще ви помогне да проследите и да държите екипа си отговорен.

За тази цел може да се наложи да се откажете от задачите на вашите преки подчинени – не е лесно постижение, когато предпочитате да правите всичко сами. Да се ​​научим да делегираме не е лесно, но кара както вас, така и вашия екип да успеете.

4. Подредете приоритетите

Някои задачи ще зависят първо от завършването на други елементи. Ако имате нужда от повече пари за суровини, първата ви стъпка може да бъде да получите финансиране. Ако нямате достатъчно персонал, за да увеличите производството, ще трябва да наемете някой, който да запълни празнината. И в двата случая желаният от вас резултат зависи от предходна задача.

Това означава, че ще трябва да вземете стратегически решения за това къде да насочите усилията си. Уверете се, че сте подчертали тези зависимости във вашия план за управление и вземете предвид последователността във вашето приоритизиране. Това ще помогне за избягване на затруднения, които могат да възникнат, когато екипът ви е затънал в елементи с по-нисък приоритет.

5. Поставете етапи и крайни срокове

Членове на отбора са по-мотивирани когато разберат как работата им се вписва в общата картина. Даването на ясни етапи ще им помогне в това отношение.

Основните етапи са конкретни точки в рамките на времева рамка, показваща кога дадена задача е завършена или започва нова фаза на проекта. Поставянето на ясни крайни срокове и отбелязването на етапи ще помогне на вашия екип да се почувства включен и част от пътуването.

6. Наблюдавайте и правете промени

Дори и най-добре изготвените планове срещат проблеми. И колкото по-опитен сте, толкова по-добре ще предвидите проблемите и ще имате готови планове за действие при извънредни ситуации. Без значение къде се намирате в кариерата си, ще се докажете като ръководител на проекти чрез способността си да предприемате коригиращи действия.

Когато глобална пандемия провали производствените ви планове, ваша работа е да общувате с екипа си и да се коригирате съответно. Това може да означава извършване на малки корекции като удължаване на срокове. Или може да се наложи да създадете напълно нови цели в плана за действие. Докато всички са на една и съща страница — включително висшия мениджмънт — можете да се адаптирате, когато се случи нещастие.

Изграждане на ефективен план за действие

Докато създавате своя план за действие, ето някои ръководни принципи, които трябва да имате предвид:

• Включете екипа си в процеса на планиране. В крайна сметка те са тези, които вършат работата. Те могат да ви помогнат да направите мозъчна атака и да предложат ценна представа за работата, необходима за постигане на конкретни цели. Те също така могат да помогнат при определянето на подходящи крайни срокове и да решат кое е осъществимо и кое не.

• Поставете SMART цели на проекта. Струва си да се спомене отново. SMART целите са ваш приятел – дръжте ги отпред и в центъра, за да не се изгубите.
• Създавайте шаблони за планове за действие . INкогато намерите формат, който работи за вашия проект, запазете ги за по-късно. Половината от работата е организирането на информацията във вашия документ или електронна таблица. Шаблоните ще ви помогнат да избегнете проблеми.
  

Станете екшън герой

Във всеки екшън филм има момент, в който нашият герой създава план за премахване на злодей. Те идентифицират слабостта на врага, разпределят роли на нашите надеждни странични герои и след това се впускат в действие.

Може да не водите голяма битка, но това не прави целта ви по-малко важна. Знаейки какво е план за действие и как да го изпълните, може да ви направи герой на вашата организация.

Използвайте метода SMART, ясно задавайте задачи с крайни срокове и превръщайте успешните си планове в шаблони, които можете да използвате по-късно. Преди да се усетите, ще смажете работните си цели.