Най-добрият начин да си поставите екипни цели за успех
Лидерство И Управление
Автор - Стоян Вазов
Преминете към раздела
Как да зададете цели: Стартирайте SMART
Водене на процеса на поставяне на цели с вашия екип
Повечето организации днес са целенасочени и аналитично ориентирани. Поставянето на правилните цели е от ключово значение за стимулиране на ефективността и придвижване на организацията към нейната дългосрочна визия.
Екипните цели са цели за ефективност, които изискват приноса на всеки в екипа. Най-добрите екипни цели се създават съвместно с членовете на екипа и се съгласуват с по-големи организационни цели.
Екипните цели имат някои важни разлики от целите, които бихте могли да си поставите. Помислете за разликата между индивидуален спорт (тенис) и отборен спорт (баскетбол).
Като пример, моя клиентка за коучинг наскоро дойде на сесия за коучинг, като каза, че нейният екип трябва да подобри комуникацията с вътрешните заинтересовани страни. Тя е старши директор на екип, който осигурява поддръжка за цялото предприятие, което означава, че много различни подразделения на технологичната компания имат едновременни проекти, които се нуждаят от вниманието на нейния екип. Екипът наскоро се удвои по размер, като на борда бяха привлечени нови служители, за да отговори на нарастващото търсене. И докато те се отличаваха с качеството на работата, много вътрешни заинтересовани страни се оплакаха на моя клиент, че не получават актуализации на състоянието на своите проекти.
Използвайки примера за екипна комуникация с вътрешните заинтересовани страни, тази статия ще обясни ползите от поставянето на екипни цели, как да поставяте цели с вашия екип и как да измервате резултатите.
Ползите от екипните цели
Поставянето на екипни цели съвместно с вашия екип има много предимства за вас като лидер, членовете на вашия екип и организацията като цяло.
- Екипните цели помагат на членовете на екипа да разберат как индивидуалната им работа се вписва в рамките на групата.
- Екипните цели осигуряват ясна посока и план за действие за вашия екип.
- Екипните цели улесняват по-добра отчетност и насърчават собствеността
- Екипните цели създават възможности за изграждане на доверие и сътрудничество.
- Екипните цели допринасят за професионалното израстване и развитието на нови умения сред членовете на екипа.
- Екипните цели осигуряват структура за измерване на напредъка на индивидуално и групово ниво.
- Създаването на екипни цели може да ви помогне да идентифицирате пренебрегвани или неприсвоени приоритети.
- Екипните цели могат да се използват за оценка на представянето.
- Екипните цели изясняват приноса, който екипът прави за организацията.
Практиката да се събираме, за да дефинираме и съгласуваме целите, е полезна сама по себе си, като дава на групата време и пространство да обмислят къде се намират, какво е постигнал екипът и къде иска да стигне. Процесът трябва да повдигне точки на неразбиране, да предостави възможности за изясняване и да подчертае конфликтни приоритети. И накрая, упражнението позволява на всеки в екипа да се почувства и наистина да бъде по-привързан към целите и по-инвестиран в резултатите. Поставянето на екипни цели е ценно упражнение, което не трябва да се извършва прибързано или да се прави като проформа.
Как да зададете цели: Стартирайте SMART
Преразглеждайки примера на старши директора, чийто екип се бореше с комуникацията с вътрешните заинтересовани страни, я попитах каква е нейната цел. Първият й отговор беше: „Не искам пропуснатите комуникации да ескалират към мен.“ Въпреки че това е справедлива и желана цел, тя все още не беше SMART цел, нито непременно отборна цел.
А УМНА цел е този, който е написан в следната рамка:
S: Конкретно. Стремете се да артикулирате целта на екипа по най-ясния и конкретен начин.
М: Измеримо. Идентифицирайте показателите, които ще покажат, че целта е постигната.
О: Постижимо. Посочете целта по начин, който е предизвикателен, но възможен за постигане.
Р: Уместно. Целта трябва да е важна за екипа и организацията.
Т: Обвързано с времето. Изяснете крайния срок или целевата дата за целта.
Как изглежда тази рамка, приложена в реалния свят?
С моя клиент обсъдихме нейното предизвикателство по-задълбочено и тя успя да формулира SMART цел, която можеше да представи на своя екип:
Комуникирайте проактивно с всички вътрешни заинтересовани страни поне веднъж седмично за състоянието на техния проект, така че броят на ескалациите да намалее наполовина за 3 месеца.
Можете да проверите тази нова цел с критериите SMART, за да видите какво е SMART за нея:
С: Целта е фокусирана, конкретна и ясна.
M: Тази цел включва две измервания. Първият е седмичните актуализации на вътрешните заинтересовани страни, а вторият е намаляването на ескалациите.
О: Действието „проактивна комуникация с всички вътрешни заинтересовани страни“ изяснява действията, които членовете на екипа трябва да предприемат.
Р: Седмичната комуникация е високоприоритетна, подходяща и реалистична цел за нейните служители.
T: На тримесечния маркер старши директорът ще може да разбере дали са изпратени седмични актуализации и дали ескалациите са намалени наполовина.
Водене на процеса на поставяне на цели с вашия екип
Докато подходът SMART осигурява структура за добре формулирани цели, има и други важни компоненти от процеса на целеполагане на екипа.
- Съобразете се с приоритетите на компанията. Преди да се срещнете с вашия екип, срещнете се с вашия мениджър. Уверете се, че сте наясно с очакванията на организацията за представяне на екипа. Те ще служат като пътна карта за SMART целите, които създавате съвместно с вашия екип.
- Преформулирайте по начини, които са значими за членовете на екипа, както и за други заинтересовани страни. Крайният резултат сам по себе си или стойностите на производителността може да не мотивират или да предложат смисъл по начина, по който обслужван живот или избегнати злополуки. Потърсете други начини за формулиране на цели или допълнителни цели, които предизвикват ентусиазъм в екипа.
- Слушайте екипа си. Въпреки че приоритетите на компанията предоставят ръководството от по-високо ниво, ще ви е необходима повече информация, за да разработите качествени екипни цели. Членовете на вашия екип имат представа за вас какво може да се подобри и иновативни идеи как да демонстрирате успех. Творчески ангажирайте екипа си в тези разговори и слушайте внимателно, за да идентифицирате ключови идеи за поставяне и постигане на екипни цели.
- Идентифицирайте своя принос. Не забравяйте, че вие, като лидер, също сте част от екипа. Имате работа, за да сте сигурни, че целите ще бъдат постигнати. Когато направите своя принос прозрачен като част от процеса на поставяне на цели, вашият персонал ще знае, че допринасяте за постигането на целите на екипа.
- Не бързайте. Водете своя екип през множество кръгове на обратна връзка и въвеждане на чернови на целите на екипа. Качеството и яснотата на целите ви ще стават по-добри и по-УМНИ с всяка чернова.
- Укрепете бай-ина. На етапа на бай-ин вашата работа е да се уверите, че никой член на екипа не е изоставен. Всеки трябва да се чувства много ангажиран с целите и да направи промените, свързани с работата, необходими за постигането на тези цели. Ако е необходимо, участвайте в разговори един на един, за да разсеете оставащите съмнения и притеснения.
Връщайки се към примера с моя коучинг клиент, когато я попитах защо смята, че толкова много проекти ескалират към нея, тя не беше сигурна. Тя каза, че е подчертавала важността на съобщаването на статуса на проекта на седмични срещи на персонала, но нищо не се е променило. Зададох й прост коучинг въпрос: „Питал ли си ги защо нищо не се е променило?“ Тя осъзна, че е общувалада сенейния екип, но все още не ги слуша.
Това я накара да започне нов разговор с екипа, по време на който те казаха, че нямат достатъчно време да напишат актуализациите на състоянието на проекта. В резултат на това всички приеха споразумението за блокиране на времето в понеделник следобед за седмични комуникации с вътрешните заинтересовани страни. Целият персонал ще използва определения период от време, за да напише и изпрати актуализации на състоянието на проекта и по това време няма да бъдат разрешени други срещи.
По отношение на системата SMART, тази сесия за слушане доведе до промяна в целта на екипа, за да стане още по-конкретна и ограничена във времето. Ревизираната цел:
Комуникирайте проактивно с всички вътрешни заинтересовани страни, като пишете имейли за актуализиране на състоянието на проекта в понеделник, така че броят на ескалациите да намалее наполовина за 3 месеца.
Как да измерим успеха
Най-важната част от целите на екипа е да сте сигурни, че знаете как ще измервате успеха. Трябва да разработите система за отчетност, за да проследявате напредъка си. Когато един екип не успее да постигне цел, липсата на система за отчетност често е виновникът. Някои най-добри практики за измерване на успеха са:
- Вземете решение за процеса на проследяване на целите и кой е отговорен за проследяването на какво.
- Изберете технология, която ще ви помогне да проследявате работата на екипа си и да държи хората отговорни.
- Знайте какви набори от данни са ви необходими, за да измерите напредъка си и се уверете, че правилните хора имат достъп до тези данни.
- Планирайте редовно проверки с екипа, за да получавате тяхното мнение за напредъка и бариерите, които трябва да бъдат премахнати.
- Създаване на актуализации на напредъка. В зависимост от целта може да се наложи да измервате седмично, месечно или тримесечно. Бъдете готови да предоставите данни и актуализации за напредъка на вашите висши служители.
Не забравяйте да обърнете внимание на това какво ще мотивира членовете на вашия екип през целия процес. Когато измервате напредъка към екипните цели, вие получавате възможност да направите необходимите модификации на отборните цели. Направете напредъка прозрачен, независимо дали постигате целта или не, и обсъдете открито какво работи и какво не работи с екипа.
Може да се наложи да предоставите допълнителна подкрепа и развитие на членовете на екипа или да се застъпите за повече ресурси и време. Когато целите на екипа са на път, не забравяйте да отпразнувате напредъка с членовете на екипа си.
7 начина да помогнете на вашия екип да постигне целите си
1. Знайте какво искате да постигнете
Преди да комуникирате с екипа си, помислете защо искате да си поставите цели и какво се надявате да постигнете с тях. Ако по-широката екипна цел бъде постигната, какви са последиците? Как ще бъде от полза за вашата организация? Важна част от поставянето на цели е измерването, така че се уверете, че знаете как ще проследявате и оценявате напредъка, както и завършването, и как това влияе на това, което искате да постигнете.
2. Поставете цели на ниво екип
След като определите какво искате да постигнете, започнете с поставяне на цели за екипа. Когато екипите имат предизвикателни, значими цели, за постигането на които трябва да работят, те се обединяват като по-ефективна и съвместна единица. Това им помага да бъдат подравнени и да имат общ фокус, вместо да се опитват да надминават един друг. Разбира се, екипните цели могат (и трябва) да се разделят на индивидуални.
След като ги идентифицирате, запишете целите си. Изследванията показват, че записването на целите води до 80% по-висок шанс за постигането им .
Колкото повече можете да включите вашите служители в определянето на цели за себе си и за групата, толкова по-отдадени на тези цели е вероятно те да бъдат.
3. Оставете хората да развиват собствените си цели
След като определите целите на екипа, дайте на хората автономията да развиват собствените си цели. Въз основа на тяхната функция те трябва да могат да определят ключови инициативи и цели, които ще подкрепят по-големите цели на екипа.
Уверете се, че сте на разположение, за да предоставите подкрепа: помогнете им да се научат как да развиват значими и постижими цели, като използват рамка като SMART цели. Насочете ги, така че да са в съответствие с целите на екипа (и организацията), и се уверете, че разбират важността на измерването.
4. Поставете крайни срокове
Сроковете помагат на екипа да се развива отчетност . Целта без краен срок няма да изпълни целта си, тъй като може да се окаже постоянно отблъсквана и никога не постигната. Ако хората започнат да чувстват, че целите не се приемат като сериозна задача, те ще се обезсърчат и ще се откажат.
Обикновено хората работят на тримесечия, така че можете да си поставяте цели на тримесечие. Това е сравнително дълъг период от време, през който да изпълнявате проекти, което ви позволява да си поставите по-големи цели, но достатъчно кратък, за да промените курса, ако е необходимо. Това също означава, че можете да работите върху по-голямо разнообразие от инициативи през годината, които подкрепят целите на компанията.
Ако тримесечията не работят за вас, можете да опитате например да зададете цели, базирани на проекти.
5. Проследявайте напредъка по целите
Както споменахме по-рано, целите трябва да бъдат осезаеми и измерими, за да можете да определите успеха.
Помогнете на вашия екип Остани съсредоточен чрез проследяване на напредъка. Регистрирането ще ви позволи да знаете къде да коригирате курса, кои инициативи вървят по-бързо от планираното и следователно ще ви помогне да преразпределите ресурсите, ако е необходимо.
Проследяването на целите също помага на екипите да останат мотивирани, когато видят напредък и когато се доближават до завършване. Знаейки, че сте постигнали нещо, което сте си поставили за цел, заедно с чувството за постижение, са много силни мотиватори за вашите хора.
6. Помогнете на хората да постигнат целите си
Като мениджър и ръководител на екип, ваша отговорност е да помогнете на хората си да постигнат целите си, в допълнение към насочването на екипа. Има няколко начина, по които можете да направите това:
- Помогнете им да разберат как да дефинират постижима цел
- Имайте редовно 1 на 1 да видя как вървят нещата
- Покажете на екипа си, че сте отворени за въпроси и да давате насоки
- Подкрепете ги със съвети как да постигнат инициативите си
- Помогнете на екипа си да определи етапи, докато работят за постигане на екипни или индивидуални цели
- Дайте вашия екип редовна обратна връзка така че да знаят какво върви добре и какво може да се подобри
7. Учете се от грешките си
Не всички цели ще бъдат постигнати. Някои може да са били зададени твърде високо нарочно, някои може да не са били реалистични (погледнато назад), а някои може да страдат от непредвидими промени през тримесечието. Това е реалността на работата и неизвестните, с които трябва да се борите.
Уверете се, че екипът разбира, че е добре да се провалите. Целта не трябва да бъде всичко и край на всичко, това е начин за насочване на работата на хората. Да бъдеш отворен към възможността за провал не означава да приемеш посредствеността.
Това просто означава, че никой не може да гарантира, че нещата ще успеят. Важното е да се учим от грешките си: какво ще направим по различен начин следващия път? Има ли начин това да е било предотвратено? И продължете напред, за да правите по-добри неща.
Примери за отборни цели
В този блог използвах примерната цел за екипна комуникация с вътрешни заинтересовани страни от един от моите клиенти за коучинг, но целите на екипа могат да попадат във всякакви категории.
Ако се затруднявате как да напишете екипни цели за вашата група, по-долу има няколко примера, за да започнете.
Забележете, че тези цели използват рамката SMART и са формулирани положително, с акцент върху това, което ще бъде постигнато.
- Цел на обучението: Постигане на шест сигма сертификат за всички членове на екипа в рамките на календарната година.
- Цел за отзивчивост: Намаляване на времето за изчакване на онлайн чат поддръжка със средно 2% всеки месец.
- Цел за идентичност на марката: Удвоете броя на последователите в ключови сайтове за социални медии през следващите 3 месеца.
- Цел за лоялност на клиентите: Постигане на процент на подновяване на годишен абонамент от 95% или повече.
- Цел за съответствие: Внедрете нови уеб базирани протоколи за сигурност на данните преди правителствения краен срок.
- Цел на срещата: Провеждайте междуфункционални екипни срещи два пъти месечно между екипа за разработка на софтуер и екипа за тестване, за да идентифицирате и разрешите проблеми.
- Цел за удовлетвореност на клиентите: В рамките на една година подобрете оценките на продуктите на сайта за електронна търговия от 4,2 на 4,6 от 5 звезди.
- Цел за ангажираност на служителите: Поддържане на резултатите за ангажираност на служителите в диапазона от над средното до отлично за всички тримесечни импулси.
- Цел за отстраняване на грешки: Разрешете всички софтуерни грешки на критично ниво в рамките на четири часа след докладването.
- Образователна цел: Реализиране на пет уебинара за обучение на клиенти на тримесечие с поне 20 участници във всеки.
- Цел за разработване на продукта: Годишно обновяване на два нови бизнес продукта, които се преместват в етап на разработка.
- QA цел: Постигане на 99+% преминаване през нощта на автоматичен софтуерен QA тест
- Цел за поставяне на цели: Приложете системата SMART, за да създадете съвместно цели за следващата фискална година с моя екип.
Въпреки че „защо“ не е част от целта, яснотата относно това какво ще бъде постигнато и защо това има значение може да помогне да вдъхновите и насочите екипа. За която и да е от целите по-горе екипът може да се опита да завърши фразата „за да можем...“ Целите, които са формулирани по начин, който е завладяващ и амбициозен, имат повече сила да мотивират и подредят екипа.
Екипните цели са важна част от днешната организация, ориентирана към целите. Да направите своя SMART, да се фокусирате върху резултатите и да поддържате екипа си включен в процеса е голяма стъпка към успеха.