Роли и отговорности, защо дефинирането им е важно
Лидерство И Управление
Автор - Стоян Вазов
Преминете към раздела
Какво представляват ролите и отговорностите?
Ползите от дефинирането на роли и отговорности във вашата организация
Как да започна да определям роли и отговорности в моята организация?
Какво е роля и как ги определяте във вашата организация?
Как да зададете роля за вашата организация, екип или следващ проект
Как да определим отговорностите на ролята
Как да напишем ефективна длъжностна характеристика
Основните компоненти на длъжностна характеристика и безплатен шаблон за длъжностна характеристика
Шаблон за длъжностна характеристика: пример
Определянето на роли и отговорности не само ви помага да намерите правилния човек за работата. То също подобрява опита на служителите и поддържа ефективността на вашата организация.
Нека да разгледаме защо е толкова важно служителите да разбират своите роли и отговорности.
Какви са работните роли и отговорности?
Всяка роля има ключови отговорности, които отговарят на тази позиция. Важно е да разберете значението на термините, когато разглеждате важността на ролите и отговорностите. Това ще гарантира, че всеки може да изпълнява работата си ефективно.
Длъжностните отговорности се отнасят до задълженията и задачите на техните конкретни роли. Това понякога се нарича длъжностна характеристика. Ролите обаче се отнасят до позицията на човек в екип.
Индивидуалните роли, които съставляват екип, варират в зависимост от организацията или бизнеса. Да вземем за пример ролята на представител за обслужване на клиенти.
Задълженията и отговорностите на представителя за обслужване на клиенти са:
- комуникирайте с клиенти по телефон, имейл и социални медии
- отговаряйте незабавно на оплаквания и въпроси на клиенти
- предоставят на клиентите информация за продукти и услуги
- обработва поръчки, формуляри, приложения и заявки
- поддържане на позитивно и професионално отношение към клиентите
От представител за обслужване на клиенти до главен изпълнителен директор, всеки човек в една организация играе роля.
Управлението на всеки бизнес зависи от това всеки да разбира своите роли и отговорности. Като разбират своите задължения, те могат да изпълняват възложените им задачи ефективно.
Всички членове на екипа трябва да изпълняват своите отговорности по най-добрия възможен начин екипната работа да бъде ефективна . Това важи както за лично, така и за виртуални екипи .
За да обобщим, вашата роля е вашата длъжност, а вашите отговорности са вашата длъжностна характеристика.
Ползите от дефинирането на роли и отговорности във вашата организация
Ясното определяне на роли и отговорности може да помогне на вашата организация по повече от един начин. От повишаване на оперативната ефективност до подобряване на процеса на наемане, нека да разгледаме някои предимства.
Подобрете процеса на наемане и дайте възможност на персонала
Важно е както вътрешните, така и външните кандидати да разбират отговорностите на дадена роля. По този начин можете да дадете тласък на целия си екип и процеса на наемане.
Кандидатите ще имат по-точни очаквания за ролята и как изглежда успехът в него. В същото време вашият по-широк екип ще разбере защо новите служители са на борда, намаляване на триенето .
Определянето на роли и отговорности също повишава прозрачността. Включва членовете на екипа нова роля ясно дефиниран път от първия ден.
Губете по-малко време и пари на вашата организация
С добре дефинирани отговорности организацията изразходва по-малко от ресурсите си за изглаждане на излишъците. Освен това намалява вероятността от междуличностен конфликт .
Може също да помогне в борбата с предизвикателствата на работата от дома защото отдалечените служители ясно ще разберат какво трябва да правят.
Също толкова важно е веригите за надзор и докладване да бъдат добре дефинирани. По този начин организацията ще изпита по-малко изтощаване на своите управление на човешките ресурси . От своя страна това прави оперативна ефективност по-малко от асансьор и по-естествен резултат за всички.
Ролите и отговорностите трябва да бъдат дефинирани преди наемането или търсенето вътрешно за заемане на длъжност. Как можете да намерите правилния човек за работата? И как талантът може да намери подходящата възможност, ако не можете да кажете каква е целта на ролята?
Как да започна да определям роли и отговорности в моята организация?
Започнете, като зададете въпроса: За какъв проблем е създадена тази позиция?
Имате ли продукт или услуга? Имате ли чакащи клиенти? Трябва ли да можете да обслужвайте клиентите си ефективно и ефективно ?
Може би трябва да получите повече клиенти и различни видове клиенти. Или може би имате нужда от различни видове продукти.
Ако вашата организация е дългогодишна, може би искате да сте сигурни, че управлявате стегнат кораб. Изкушаващо е просто да изрежете и поставите съществуващи роли. Но си струва да преразгледаме дали проблемите и нуждите на организацията са се променили.
Вашата компания обаче може да е ново начинание. В този случай първоначалното определение на ролите и техните ключови отговорности в рамките на a ясна командна верига е възможност.
Трябва да инвестирате време предварително, за да получите по-голяма яснота относно въпросите, които са най-важни за решаване. Това ще ви помогне да решите какъв тип човек е най-необходим.
Естествено, проблемите могат да се променят на всеки шест месеца. Но усилието да се определят отговорностите ще помогне да се определят очакванията. Това също ще подобри вероятността за успех.
Първата стъпка е да определите какви задачи са необходими, за да поставите вашия продукт или услуга в ръцете на клиента. Освен това помислете как тези задачи са най-логично групирани за начинанията на отделните служители.
Това е процес на извличане и дефиниране на роли от отговорности.
Какво е роля и как ги определяте във вашата организация?
Има няколко различни бизнес роли в една организация. И всяка роля е от решаващо значение за цялостния успех и дейността на компанията. Не забравяйте, че няма големи организационни роли от един човек: всеки играе роля.
Но преди да можете да присвоите роли, трябва да ги дефинирате. Ето как да посочите ролите на вашата организация:
Разберете каква работа трябва да бъде свършена
Организационната роля се определя от нейната функция в рамките на по-голям екип. Това е вярно, независимо дали са официално част от екип или не. Екипът се определя от неговата функция в рамките на по-голямата организация.
Но за да определите каквато и да е роля във вашата организация, първо започнете с анализиране на задачите на служителя. Това са задачите, за които е отговорен всеки отделен служител постигане на крайната цел на организацията . Тази цел е обслужването на клиентите. Това е вярно както на основата на печалба, така и на нестопанска основа.
Например, Acme Widget Company може да изисква изпълнението на следните задачи, за да обслужи клиент ефективно:
- Отговаряне на телефона
- Обработка на поръчка
- Връзки с клиенти
- Отговор на оплакване за продукт и доставка
Всички тези задачи логично могат да бъдат осигурени от едно лице, поемащо ролята на представител за обслужване на клиенти.
Разберете как всяка роля се вписва във вашия по-широк екип(и)
Списъкът със задачи в предишния раздел е пример за набор от задачи, определящи конкретна роля. След като тези задачи бъдат възложени на тази организационна роля, те съставляват отговорностите на ролята.
Нека разгледаме член на екип за обслужване на клиенти, който докладва на мениджър за обслужване на клиенти. В този случай ролята на представител за обслужване на клиенти съществува само в неговата екипна структура.
Смисълът на ролята е да улесняват комуникациите между клиента и организацията. Те също така помагат за комуникацията между отделите в самата организация.
Представителят за обслужване на клиенти не може да стои сам на сцената и да свърши нещо.
Как да зададете роля за вашата организация, екип или следващ проект
След като ролята е определена, предизвикателството се състои в правилното й възлагане на отделен служител или потенциален клиент. Това е област, в която отговорностите ръководят процеса на вземане на решения.
След като ролята е определена, първото съображение е какви са личностни характеристики необходими за изпълнението му.
Нека се върнем към примера с представителя за обслужване на клиенти по-горе. Някои характеристики, необходими за тази роля, са:
Тези меки умения са от съществено значение за ролята на обслужване на клиенти. Например, умението да успокоите гневен клиент, който крещи по телефона, е жизненоважно за задържането на клиентите ви.
Освен това способността да останете спокойни и аналитичен, да откажеш да бъдеш отърсен от режима на решаване на проблеми, е полезно. Това е вярно, независимо дали служителят има работа с ядосан клиент или с предизвикателен колега . Това означава, че тези умения също са от решаващо значение за интегрирането в екипа.
Освен това следващата точка за разглеждане е предишният опит и автобиографията на кандидата.
Кандидатът изпълнявал ли е подобна работа преди?
Ролята изисква ли основни твърди умения, като програмиране на Python 2.7?
Кандидатът има ли конкретен минал успех, който може да покаже, че той или тя е много подходящ за ролята? Но може би минали длъжности не изглежда да показват перфектно съвпадение?
Това често е материал от „първи екран“. Мениджърите по наемане ще искат да направят крачка напред в процеса на интервю. Това може да стане чрез външен или вътрешен преглед.
Например, какви са силните и слабите страни на кандидата? Това е запас въпрос за интервю . Но може да се използва за по-съществени цели, отколкото често е.
Ключовият момент, който трябва да вземете от кандидата, е дали има някакъв аспект от неговата личност или работни навици, който е в противоречие с общите професионална цел на позицията.
Например представителят за обслужване на клиенти не трябва да бъде:
- Тънкокож
- Бързо се ядосва
- Отбранителна
Би трябвало да могат регулират емоциите си добре.
Помислете дали кандидатът просто ще бъде добро допълнение към екипа. Ще направят ли отбора по-добър? Тук не става дума толкова за „годност“, колкото дали човекът ще намери предизвикателство и удовлетворение от работата с екипа. Те също трябва да носят допълващи се търсени умения и перспективи, от които екипът се нуждае.
За вътрешните кандидати има ли история на непродуктивни търкания с други колеги? Търканията и несъгласието могат да бъдат добри неща . Но зависи от зрелостта на индивида при справянето с неизбежните разногласия или напрежение около алтернативни перспективи или подходи.
Попитайте кандидата директно за момент, когато съотборник е предложил идея или план, които противоречат на техните собствени. Слушайте техния език, за да разберете дали:
- Изпитаха гняв или негодувание -моята идея трябва да спечели.
- Те го видяха като възможност да работят заедно -какво вижда той, което аз не виждам?
Потърсете химия със съществуващите членове на екипа, но не прекалявайте с индекса „годност“. Това може да доведе до хомогенни екипи, които не се представят добре.
По-общо, кандидатът носи ли нещо на масата, което липсва на съществуващия екип?
Кандидатът запълва ли празнина? Или има проблем с излишъка от набор от умения?
Дали кандидатът ще може убедете други членове на екипа имат решение на проблем като новото дете в блока?
С други думи, слабите и силните страни на кандидата трябва да бъдат изведени чрез разпит на исторически примери. Това ще разкрие отговорите на някои или всички тези въпроси.
Основен въпрос, който кандидатите често задават на интервюта, е: „За какъв проблем е създадена позицията ми?“
Това е въпрос, който организацията вече трябва да си е задала. Трябва отново да попита кандидата: „Какво направихте в миналото, за да разрешите този проблем, който имаме?“
Също така си струва да се отбележи, че ролите не трябва да бъдат постоянни. Еднократен или периодичен проект може да включва роли, поети от множество хора. Или може да включва множество роли, поети от един човек.
Анализът остава същият.
Често е полезно да се използва a RACI матрица да съпоставят задачите с ролите и да разпределят отговорностите.
Персонализирано развитие отключва потенциала на работната сила наемате.
Как да определим отговорностите на ролята
Преди да определите отговорностите, първо трябва да разберете задълбочено нуждите на вашата организация. Трябва също така да имате ясно разбиране за характеристиките, необходими на правилния кандидат.
Следващата стъпка в този процес е да се разделят отделните задачи или отговорности на ролята. Това ще ви помогне да съставите описанието на ролята.
Описанията на длъжностите или ролите трябва да са конкретни. Те трябва да включват самата задача. Но те също трябва да включват необходимите параметри на задачата и най-добрия начин за нейното изпълнение.
Като сте изрични, вие давате на кандидатите представа за техния обхват на работа и как ще го направите измерване на ефективността .
Обяснете уменията и задачите, необходими за успешното изпълнение на ролята
Например, една архитектурна фирма може да изисква интериорен, както и екстериорен или структурен дизайн. Разделът за отговорност за ролята на „интериорен дизайн“ може да гласи:
- Вътрешни и на място комуникации и срещи с клиенти. Срещите могат да се провеждат през редовното работно време и през почивните дни.
- Използване на AutoCAD, BIM/Revit софтуер. Софтуерът ще се използва за проектиране и разработване на интериорни облицовки, концепции и теми.
- Изготвяне на строителна документация за интериорни и архитектурни елементи. Подгответе презентации за клиентски преглед и продажби.
- Разработване на решения за технически проблеми, проблеми с дизайна и доставката на приспособления, следвайки установени стандарти и кодове.
Задачите, посочени по-горе, са дискретни и показват комбинацията от необходимите меки и твърди умения. Той дава на кандидатите ясно разбиране за очакваните от тях ежедневни отговорности.
Няколко думи за времевата рамка
Сроковете и времевите рамки винаги са важни съображения и при всяко определение на отговорност.
Уверете се, че служителят, който поема ролята, има ясно разбиране за съображенията за време. Те трябва да разберат необходимостта от съобщаване на проблеми с крайните срокове на техния мениджър по отчитане.
Пример:
- Уверете се, че всички проекти са доставени навреме, в обхвата и в рамките на бюджета.
- Силни умения за писмена и вербална комуникация. Професионална увереност за ефективно ангажиране и взаимодействие с висшето и изпълнителното ръководство.
Уверете се, че сте включили структура на докладване, ако е приложимо
За вътрешните кандидати е важно да се отбележат всички изисквания за докладване. Също така включете всички надзорни отговорности, които може да са от значение.
Комуникирането на изискванията за докладване помага да се сведат до минимум объркването и търканията по въпроси, свързани с командната верига. Това гарантира, че всички членове на екипа са на една и съща страница от самото начало.
Ако не възлагате ролята на съществуващ служител, следващата стъпка е да вземете цялата информация по-горе и да я създадете в длъжностна характеристика.
Как да напишем ефективна длъжностна характеристика
Ето някои най-добри практики, които ще ви помогнат да съставите ефективни длъжностни характеристики.
1. Формат за лесно четене
Форматирайте длъжностните описания за лесно четене и сканиране и използвайте точки, когато е възможно. Разбийте отговорностите и квалификациите на отделни редове. По този начин кандидатите могат лесно да сканират, когато описанието е публикувано онлайн.
2. Бъдете конкретни относно необходимите умения или знания
Извикайте конкретен софтуер или други необходими умения за ролята. Освен това включете изискваните специфични образователни и сертификати. Не забравяйте да споменете необходимия опит, необходим на кандидата, за да изпълни успешно тази роля.
3. Бъдете реалисти по отношение на потенциалните кандидати
Може да е изкушаващо да изискваме всички кандидати да имат докторска степен. в сродна дисциплина. Или че трябва да имат управленски опит на ниво директор на a Компания Fortune 500 .
Но се уверете, че не „преквалифицирате“ позицията. Ако го направите, рискувате добри кандидати да не кандидатстват за работата поради прекалено амбициозна длъжностна характеристика.
Основните компоненти на длъжностна характеристика и безплатен шаблон за длъжностна характеристика
За да ви помогнем да съставите идеалното описание на длъжността, сме събрали всеки основен елемент, който трябва да включите. Също така сме включили определение и пример за всеки елемент, за да ви помогнем да започнете.
След като разберете всички необходими компоненти, използвайте безплатния шаблон по-долу като отправна точка за вашите описания.
Длъжност
Това може да говори само за себе си, както при представителя за обслужване на клиенти или примерите за интериорен дизайн по-горе.
Възможно е обаче да адаптирате вътрешна позиция за външна, публична публикация. В този случай се уверете, че не предоставяте длъжност, която е чист жаргон или прекалено „пухкава“ или неясна. Уверете се, че заглавието на длъжността предава естеството на работата на външните кандидати.
Пример: Ръководител на проекта за екип по продажбите
Описание
Описанието е „теза“ от едно или две изречения на позицията. Тя трябва да обхваща основната цел и функция на ролята. Това е особено полезно, ако самата длъжност е неясна.
Пример: Ръководителят на проекта на екипа по продажбите ще отговаря за планирането, снабдяването и цялостното изпълнение на всички проекти за нашия отдел по продажбите.
Ако длъжността е нещо като „представител за обслужване на клиенти“, описанието може да е по-малко необходимо. Това е така, освен ако няма нещо специално уникално за тази работа.
Отговорности
Списъкът с отговорности е основата на длъжностната характеристика и вече трябва да бъде изготвен. Прецизирайте го и го маркирайте, за да го направите по-лесен за четене. Разделете многоетапните описания на отговорности на отделни елементи, които могат да се сканират.
Пример:
- Помага при определянето на обхвата и целите на проекта. Включете всички съответни заинтересовани страни и осигурете техническа осъществимост
- Осигурете наличност и разпределение на ресурсите
- Разработете a подробен проектен план за наблюдение и проследяване на напредъка
Изисква се квалификация
Необходимите квалификации може да не са нещо, което е било разглеждано до този момент. Това, което е поето на хартия досега, е какво трябва да се направи и колко хора трябва да го направят.
Пример:
- Бакалавърска/бакалавърска степен или еквивалентен трудов стаж
- Минимум пет години опит в съответната индустрия в много сложни работни среди. Опитът трябва да включва управление на средно големи проекти от началото до края
- Имате доказан опит в навременната и висококачествена доставка на проекти
Структура на отчета (за вътрешни публикации)
Този раздел не е подходящ за външни обяви за работа. Въпреки това, за позиция, публикувана на вътрешни кандидати, много проблеми по-надолу по линията могат да бъдат избегнати. Например, дава възможност на заинтересован вътрешен служител да каже: „Няма начин да работя за Дейв!“
Той също така гарантира, че кандидатите имат ясно разбиране на кого ще докладват и кой ще докладва на тях. Те могат по-добре да разберат как ролята е от съществено значение за успеха на по-широкия екип.
Пример: Ролята докладва на директора по продажбите
Местоположение, заплата, предимства
Много обяви за работа не включват тази информация. Това е особено вярно, ако позицията е в индустрия, в която пазарните цени са добре известни. Или ако това е изпълнителна позиция, за която компенсацията ще бъде предмет на сериозни преговори.
Но по-специално за външните кандидати информацията за заплатите може да бъде от решаващо значение. Вашата позиция може да осигури отлично доходи на служителите че други подобни позиции не го правят. По този начин можете да привлечете по-добри кандидати.
За лицата, търсещи работа без изпълнителни длъжности, публикация без информация за заплата или доход лесно се замазва и игнорира.
Шаблон за длъжностна характеристика: пример
Длъжност: Старши технически писател
Описание на работата: ACME Documentation Services е специалист в публикуването на военна документация. Ние търсим креативен, но аналитичен решаващ проблеми. Те трябва просто и ефективно да комуникират сложни работни потоци на проектиране, производство и оборудване.
Отговорности:
- Интервюирайте МСП за събиране на производствени и оперативни знания
- Функция в рамките на проектен екип. Предоставяне на услуги в подкрепа на разработването на техническо ръководство и учебен софтуер
- Създаване на документация и технически илюстрации. Използвайте CAD, Adobe Illustrator, Arbor Text Pro, XML редактори и уеб базирани приложения за разработка
- Комуникирайте с МСП, членове на екипа и представители на клиенти. Определяне на изискванията за преразглеждане и одобрение за публикуване
Квалификации:
- Софтуерни умения, описани по-горе
- Познаване на стандартите за военна документация (MIL-STD-40051 и MIL_HDBK-1222C)
- Познаване на Регламент TRADOC 350-70 за развитие на обучението
- Бакалавърска степен или еквивалентен опит 5+ години техническо писане
- Гражданство на САЩ, възможност за преминаване на основна проверка
Местоположение/заплата/облаги: Тази позиция се намира в нашия офис в Sterling Heights, MI. Ние предлагаме щедър ваканционен и здравословен пакет. Ние също така предлагаме програма за пенсиониране, застраховка живот и платен отпуск. Заплащане съобразено с опита.
Как да използвате шаблона за длъжностна характеристика
Завършен шаблон за длъжностна характеристика като този е пригоден за външно позициониране. Ако позицията ви е вътрешна, можете да включите по-конкретна информация за надзора. Можете също да вмъкнете по-конкретна информация за заплата или клас.
Копие трябва да бъде вмъкнато в досието на персонала на служителя, нает за ролята, за целите на бъдещото оценяване. Това е в случай, че въпросът за разпределението на отговорностите възникне в екипа на по-късна дата.
Приложете знанията си за ролите и отговорностите на практика
Запомнете, а роля е по-малко етикет. Вместо това е описателно за това, което някой прави в рамките на организация или проект. Той определя отношенията им с други служители или клиенти.
А отговорност е конкретна задача, която изпълнява някой, който изпълнява ролята на работа или проект отговорен за. Това е, което правят всеки ден.
Организациите, които ясно дефинират ролите и отговорностите, могат да опростят своите процеси на наемане. То може овластяват своите хора да се справят по-добре и бъдете по-концентрирани в работата . Той също така помага за повишаване на оперативната ефективност чрез намаляване на объркването и излишъците.
Нуждаете се от помощ за определяне на ролите и отговорностите във вашата организация? В Well-Being трансформираме ефективността и растежа за хора, екипи и организации там, където това е най-важно. Поискайте демонстрация, за да научите повече .