Среден мениджмънт: Защо е толкова изтощително и какво да правим по въпроса

Коучинг

Автор - Стоян Вазов

Преминете към раздела

Каква е ролята на средното ръководство?

Какво прави средното ръководство?

Какви умения са необходими на мениджърите на средно ниво?

Защо средното ръководство е толкова стресиращо?

Как да просперираме в средния мениджмънт

Как мениджърите на средно ниво могат да използват технологията

Ако сте в средното ръководство, кое от тези твърдения ви описва най-добре?

1. Вие насърчавате членовете на екипа да дават най-доброто от себе си и да култивирате отношения с връстниците си. Вие също влияете върху посоката на организацията, като постигате целите си.
2. Потъвате в безкрайни срещи и имейли и газите през море от комуникации и процеси. И всичко това, докато изслушвате притесненията на вашия стресиран екип, докато се опитвате да се усмихвате и да останете позитивни.

Може би и двете резонират с вас. Но шансовете са и в двата случая да изпитвате стреса като мениджър на средно ниво.

Каква е ролята на средното ръководство?

Мениджърите от средно ниво преодоляват пропастта между отделните сътрудници и висшето ръководство, докато се свързват и предават. Тези ключови връзки са по-важни от всякога, тъй като компаниите се опитват да бъдат гъвкави и адаптивни.

Но тези роли се променят. Мениджърите от средно ниво често са помолени да поемат допълнителни функции, включително треньор, модел за подражание и развиващ талант.

Какво е среден мениджър?

Средният мениджър е човек, който е на ръководна позиция и също така докладва на висшето ръководство. Те управляват кариерното развитие на своя екип, съобщават решенията от висшия мениджмънт и коригират работните потоци, процесите и приоритетите, за да ги приведат в съответствие с общите бизнес цели.

Какво прави средното ръководство?

Средните мениджъри носят много шапки. От провеждането на цикли за преглед на служителите до надзора на екипните бюджети - мениджърите на средно ниво имат ръка във всеки аспект от ежедневието на своя екип.

Приоритетите се различават според компанията. Но това са някои отговорности, които мениджърът на средно ниво вероятно ще притежава.

• Съобщаване на актуализации на компанията. Много компании приемат a подход отгоре надолу към общуването. Тази структура поставя средните мениджъри на критично място, когато актуализират екипа си за промени в компанията. Организацията може да бъде придобита, намалена или коригирана визията си. Всеки пример е нещо, което мениджърът на средно ниво може да бъде отговорен да каже на своя екип.
• Поставяне и стремеж към екипни цели. Средният мениджър вероятно ще получи целите си от висшето ръководство. И те трябва да се включат в общите цели на организацията. Средният мениджър също отговаря за определянето на целите на своя екип. Това могат да бъдат различни бизнес цели и специфични професионални цели за всеки индивид. И тъй като мениджърите на средно ниво са заинтересовани страни в тези цели, те също са отговорни за подкрепата на екипа за постигането им.
• Предоставяне на обратна връзка на служителите. Мениджъри на средно ниво често процеси на структурна обратна връзка . В допълнение към редовните срещи един на един , тези мениджъри също създават годишни прегледи на представянето. Те ще прегледат представянето на служителите, удовлетворението и целите по време на тези срещи.
• Подпомагане на растежа на служителите. Тясно свързан с обратна връзка на служителите , средните мениджъри също подкрепят растежа на служителите. Тази подкрепа може да бъде в обучението на нови служители или тези, които искат да научат нови умения.
• Организационни промени в екипа. Наемането и освобождаването на служители е друга част от работата на средния мениджър. Те помагат при прегледа на длъжностните характеристики и често са част от процеса на интервю за нови служители. Може също да им се наложи да водят трудни разговори със служители, които не се представят добре.
• Бюджетно планиране. Когато бюджетира, мениджърът на средно ниво обикновено разглежда инструментите на екипа и други разходи, пряко свързани с неговия екип. Въпреки че е свързан, мениджърът на средно ниво обикновено не отговаря за планирането на бюджета за по-голямата организация.
• Наблюдение на ежедневните операции в техния екип. Мениджърите на средно ниво са начело на своя екип. Така че те са там, за да гарантират, че всеки човек разполага с ресурсите, от които се нуждае, за да свърши работата си.

Какви умения са необходими на мениджърите на средно ниво?

Хората винаги имат място за развитие и израстване, както лично, така и професионално. Ето някои ключови компетенции, които могат да ви помогнат да се отличите в ролята на средно ръководство.

Комуникация

Комуникационните умения са сред най-важните, които мениджърите трябва да овладеят. Уверете се членовете на екипа знаят очакванията и как тяхната работа допринася за целите на екипа.

Попитайте: „Какво мислите, че правите добре? Какво би направило представянето ви още по-добро?' Слушайте внимателно и проучете всичко, което се нуждае от корекция. Получете обратна връзка от екипа си относно вашите комуникационни умения, за да знаете къде трябва да се съсредоточите и подобрите.

Отчетност

Научете се да държите себе си и членовете на екипа си отговорни. Например, ако забележите лошо представяне, отстранете го рано и отбележете, че имате някои притеснения. Но уверете екипа, че искате да ви подкрепят.

Започнете от място на любопитство, съпричастност и разбиране. Но не приемайте, че проблемът ще изчезне или ще се подобри от само себе си. Не забравяйте, че лошото представяне на един човек може да повлияе негативно на целия екип. Ваша роля като мениджър е да се намесите.

Свържете се с вашия мениджър или вашия екип по човешки ресурси, ако имате нужда от помощ. Може да е изтощително да управлявате тези разговори сами.

Управление на времето и енергията

Увеличете самосъзнанието си, така че да можете да забележите как се чувствате през целия ден.

Кои дейности ви дават най-много енергия и защо? Те предизвикват ли ви? Добър ли си с тях? Помагат ли ви да се чувствате пълноценни?

От друга страна, какви взаимодействия ви карат да се чувствате изтощени и каква е причината за това? Страхувате ли се от конкретни задачи или ви е трудно да се съсредоточите на определени срещи? Например, ако нямате енергия към края на деня и не можете да слушате по време на среща, вижте дали можете да преместите срещата по-рано през деня.

Отучаване

Много мениджъри на средно ниво са повишени въз основа на техните умения като индивидуални сътрудници. И те често се опитват да изпълняват първоначалната си роля с управленската си работа отгоре. Това е рецепта за изтощение.

Мениджърите трябва да се обучат отново, за да се съсредоточат вместо това върху очакванията на новата си роля. След това те могат да работят, за да увеличат максимално възможностите на своите екипи, за да постигнат целите си.

Масово мислене

Решаваща роля на средния мениджър е да използва приноса на екипа за постигане на целите на организацията. Така че трябва да разберете и да повярвате в по-голямата визия, за да я превърнете в работата на вашия екип.

Защо средното ръководство е толкова стресиращо?

почти една пета от мениджърите и ръководителите съобщават за признаци на депресия . И изследването на Gallup показва, че „ мениджърите съобщават за повече стрес и прегаряне , по-лош баланс между професионалния и личния живот и по-лошо физическо благосъстояние в сравнение с индивидуалните участници в екипите, които ръководят.“

Но защо точно мениджърите на средно ниво са толкова стресирани? Ето някои от най-добрите участници:

Натоварени с административни задачи

Може би сте забелязали списъка с отговорности, които имат средните мениджъри. Тъй като ролите им растат и получават повече отговорности, те често все още отговарят за различни административни задачи.

Включването на нови служители и подаването на заявки за нови екипни инструменти отнема време. След това подредете това върху ежедневните междуличностни задачи, които един среден мениджър има в списъка си със задачи. Всичко заедно може да изтощи времето и енергията на индивида. И ги оставете да се чувстват изгорени и незавършени в края на деня.

Залят от срещи

Говорейки за време – мениджърите на средно ниво често имат много срещи. По-конкретно, мениджърите на средно ниво прекарват 35% от времето си на срещи. Това им оставя малко повече от половината им време, което да посветят на други задачи. Освен това, в тази нова норма на дистанционна работа, Умората от мащабиране е реална . Между когнитивното натоварване от общуването чрез видео и това да останеш на мястото си през по-голямата част от деня, не е чудно, че мениджърите на средно ниво изгарят.

Липса на професионално развитие

Някои мениджъри от средно ниво засядат в неизвестност. Те вече не са служители на начално ниво, но не са и висше или висше ръководство. Тази ситуация има два проблема: липса на възможност и липса на време.

Някои мениджъри на средно ниво нямат възможност или развитие на лидерски умения необходими за напредък в кариерата си. Други мениджъри просто нямат време да развиват умения извън настоящата си роля. Резултатът е мениджъри на средно ниво, заседнали в интензивна позиция без a пътна карта за движение напред .

Често се хваща по средата

Това усещане за „хващане по средата“ се разпростира и върху комуникационни процеси . Мениджърите на средно ниво трябва да съобщят целите на компанията и стратегическите промени на своя екип. Но може да бъде предизвикателство да накарате всички на една страница.

Мениджърите на средно ниво може да се наложи да се справят с обратната реакция и отблъскването от служители на по-ниско ниво. Но предвид позицията им в организационната структура ръцете им често са вързани. Ролята на средния мениджър тук е пратеник, така че те не могат да правят компромиси или да се срещат със служители в средата.

Подценени

Случвало ли ви се е да започнете роля и след първоначалния период на нарастване да бъдете помолени да поемете допълнителна задача? И тогава към чинията ви се добавя друга задача. И преди да се усетите, вече сте 6 месеца и ролята ви изглежда напълно различна от тази, когато сте започнали.

Това често се случва при мениджърите на средно ниво. Техните роли нарастват, но е трудно да се види къде да се тегли границата, тъй като задачите идват на части.

Като алтернатива мениджърите на средно ниво разбират своята роля от самото начало. Но тъй като техните отговорности са толкова важни за успеха на екипа, ежедневната им работа остава незабелязана. Не получават признание, докато не надминат цел.

Ползи от поддържането на благосъстоянието на средното ръководство

Ползите от това да се чувствате добре на работа не могат да бъдат подценени. Емоциите са заразни и вие задавате тона на останалата част от вашия екип . Ако се чувствате изгорял , немотивирани и нещастни, целият ви екип ще страда. Но ако се чувствате ангажирани, продуктивни и щастливи, това може да обхване екипа ви и да му даде тласък.

Изследванията показват, че мениджърите имат най-съществено влияние върху опита на служителите. Има вълнообразен ефект навън от всеки мениджър. Например проучването на Well-Being показва това високоустойчивите мениджъри имат по-устойчиви, иновативни екипи . Тези екипи също функционират с по-ниско изгаряне и по-голяма гъвкавост.

По същия начин мениджърите, които работи с цел почувствайте повече смисъл, баланс между работа и личен живот и удовлетворение.

Как да просперираме в средния мениджмънт

Средният мениджмънт не е лишен от своите предизвикателства. Но има много неща, които можете да направите, за да ги преодолеете и наистина да процъфтявате в ролята си.

Средният мениджмънт не е лишен от своите предизвикателства. Но има много неща, които можете да направите, за да ги преодолеете и наистина да процъфтявате в ролята си.

1. Имайте редовни проверки. Проверявайте редовно членовете на вашия екип и вашия мениджър. Споразумейте се за качествата, които искате във вашите работни отношения и как ще работите заедно. Например, „Ако закъснея с краен срок, ще ви уведомя веднага щом мога.“ Решете колко често да се срещате. Някои хора може да предпочетат по-кратък, ad hoc слот, а други може да се нуждаят от по-предвидим график.
2. Дайте възможност на членовете на вашия екип . Когато членовете на вашия екип дойдат при вас за помощ, попитайте ги: „Какво мислите, че трябва да направите?“ Отминаха дните, в които ръководството знаеше всичко, а служителите бяха просто „изпълнителите“. Култивирайте култура, в която членовете на вашия екип се доверяват на себе си. Кажете им, че подкрепяте процеса им на вземане на решения. На свой ред ще ги насърчите да мислят самостоятелно и да вземат решения самостоятелно.
3. Обърнете внимание както на задачите, така и на взаимоотношенията. Може да предпочитате да свършите нещата, но да имате по-малко време за изграждане на взаимоотношения. Или може да обичате хората в работата пред вашите резултати и постижения. Дайте еднаква тежест и на двете – и двете са необходими за успеха.
4. Помогнете на преките подчинени да преодолеят предизвикателствата. Традиционните управленски практики разглеждат как да помогнат на индивида да успее. Но като вземете системен изглед, може да успеете да проправите пътя работата на всички да бъде по-лесна. Например, ако вашият екип обича да си сътрудничи между отделите, можете да им помогнете да работят заедно. Решаваща част от вашата роля е да създадете оптимални условия за хората да вършат най-добрата работа и след това да се отървете от пътя им.
5. Намерете треньор или ментор. Средният мениджмънт може да бъде самотно място. Лесно е да поемете тревогите, стреса и предизвикателствата, изпитани от вашия екип. Но това интернализиране може да повлияе негативно на вашето благосъстояние. Наличието на обективен човек, който да служи като резонатор, може да ви помогне да обработите мислите си.
6. Станете добри в наемането. Всеки нов служител оформя бъдещето на вашата работа и динамиката на вашия екип. Помислете за уменията, ценностите и въздействието, които искате да видите в бъдеще. След това проектирайте своя процес на интервю, за да оцените всеки кандидат с това предвид. Опитайте да използвате оценки на уменията и поведенчески въпроси за интервюиране. Те могат да дадат представа за бъдещото представяне на кандидата.
7. Уважавайте честотната лента на вашия екип. Внимавайте да не натоварвате прекалено екипа си. Например ръководството от най-високо ниво моли вашия екип да поеме допълнителен проект. Най-добре е да вземете предвид наличните си ресурси и текущите ангажименти. Колко време наистина има вашият екип? Може да се наложи да промените приоритетите си, да поискате по-дълъг срок или да отхвърлите заявката, за да защитите екипа си.
8. Отделете време за учене. Създайте пространство за продължаващо обучение . Това може да означава да подобрите управленските си умения или да научите нови теми около вашата специалност. Помислете да направите това в групова среда, като сертифициране в клас или за цялата компания. Ученето с други мениджъри ще ви даде различни гледни точки и ще изгради вашата мрежа от колеги.
9. Пази се. Обядвайте, правете кратки почивки и останете хидратирани. Грижата за тялото и ума ви ще ви помогне да се почувствате по-енергични, освежени и ангажирани.
10. Създайте здравословни граници. Уверете се, че имате здравословни граници в работния си ден. И не позволявайте на работата непрекъснато да преминава в домашния ви живот и престой. Може да се наложи да приемате случайни обаждания след работно време, но се опитайте да не го превърнете в навик. Светът може да работи 24/7, но вие не можете.

Как мениджърите на средно ниво могат да използват технологията

Технологиите могат да бъдат мощен инструмент, когато става въпрос за усещане за баланс и спокойствие в ролята на средно ръководство.

1. Помислете за софтуер за управление на проекти. Инструменти като Jira, Asana или споделена бяла дъска на Miro могат да позволят на членовете на екипа да проследяват работата си с прозрачност. Инструменти като тези могат да ви помогнат да видите къде проектите може да блокират, да управлявате капацитета и да планирате бъдещето. Чрез създаването на споделено пространство разговорите ви един на един няма да се превърнат в актуализации на състоянието. Освен това ще имате ясна представа кой какво прави и как проследявате спрямо целите си.
2. Активирайте по-кратки срещи в календара си. Някои инструменти за календар, като Gmail, имат настройка за приключване на 30-минутни срещи 5 минути по-рано и по-дълги срещи 10 минути по-рано. Предоставянето на тази свобода на действие между срещите означава, че можете да се подготвите между дейностите - или да си направите бърза почивка. Освен това помислете за вашия идеален седмичен график. Бихте ли предпочели да имате комбинация от дейности всеки ден? Или ви служи да извършвате специфични видове работа в определени дни, така че да намалите неефективността на превключването на контекста?
3. Задайте време за фокусиране. Инструменти като Outlook могат автоматично да планират време за фокусиране за непланирани блокове във вашия календар. Те могат да ви дадат необходимото време за размисъл, планиране и приоритизиране. Внимавайте с хора, които се опитват да резервират срещи през тези слотове. Като казвате „да“ на предпочитаното време от други хора, вие по същество поставяте техните нужди пред вашите. Това не означава, че отказвате всички искания за срещи. Но настойчивостта в искането за друг час може да ви помогне да създадете пространството, от което се нуждаете, за да бъдете добър мениджър.
4. Разрешаване на сътрудничество: Мениджърите на средно ниво са отговорни да помагат на своите екипи да работят заедно за постигане на споделени цели. Внедрете инструменти, които позволяват на вашия екип да комуникира, да си сътрудничи и да споделя идеи. Такива инструменти могат да им помогнат да решат проблемите сами. Използвайте инструмент за асинхронен чат като Slack или Microsoft Teams, където всеки в екипа може да отговори.
5. Използвайте данни. Настройте отчитане, за да разкажете историята на работата на вашия екип чрез значими данни. Използвайте процеси на проектиране, които минимизират времето, което отделяте за създаване и форматиране на информация. По този начин ще имате повече време да анализирате резултатите и да осмислите данните.

Последни мисли за средното управление

Да бъдеш мостът от стратегическата визия към оперативните детайли е част от решаващата работа на средното ръководство. Гарантирането, че сте силни, свързани и подкрепени, ще ви помогне да устоите на стреса и ще гарантира, че работата на вашия екип протича гладко. Най-важното е, че това ще означава, че се чувствате по-щастливи и по-способни да се насладите на голямата отговорност и чест да помагате на други хора да бъдат най-добри в работата.