Как да напишем изложение на проблем (с 3 примера)

Производителност

Автор - Стоян Вазов

Всички сме се сблъсквали с проблеми по време на работа. В крайна сметка това е свързано с много работа. Решаване на значими проблеми, за да се подобри нещо.

Разработването на изявление за проблем, което предоставя кратко описание на проблем, който искате да разрешите, е важна ранна стъпка разрешаване на проблем .

Звучи измамно просто. Но създаването на ефективна формулировка на проблем не е толкова лесно, дори за гений Алберт Айнщайн. Даден му е един час за работа по проблем, той ще прекара 55 минути в мислене върху проблема и пет минути в намиране на решения. (Или поне така гласи историята.)

Айнщайн вероятно е преувеличавал, за да изтъкне нещо. Но като се има предвид успехът му в решаването на сложни проблеми, смятаме, че той е направил нещо.

Като хора, ние сме устроени да прескочим проблема и да преминем директно към етапа на решение. При спешни случаи това поведение може да бъде животоспасяващо, като например при изскачане от пътя на превишена скорост. Но когато се занимавате с по-дългосрочни проблеми на работното място, това може да доведе до лоши решения или половинчати решения.

Това е мястото, където изявленията за проблеми са полезни. Те помагат за смислено очертаване на целите за постигане на ефективни решения. Да знаете как да разработите страхотно изложение на проблем също е ценен инструмент за усъвършенстване на вашия управленски умения .

Но какво точно е изявление на проблем, кога трябва да го използвате и как да го напишете? В тази статия ще отговорим на тези въпроси и ще ви дадем някои съвети за писане на ефективни формулировки на проблеми. Тогава ще бъдете готови да поемете още големи и малки предизвикателства.

Какво е изявление на проблем?

Първо, нека започнем с дефиниране на изявление за проблем.

Какво е изявление на проблем?

Изявлението за проблем е кратко, ясно обяснение на проблем или предизвикателство, което обобщава това, което искате да промените. Помага на вас, членовете на екипа и други заинтересовани страни да се съсредоточите върху проблема, защо е важен и кого засяга.

Доброто изложение на проблема трябва да създаде осъзнатост и да стимулира креативно мислене . Не трябва да идентифицира решение или да създава пристрастия към конкретна стратегия.

Отделянето на време за работа върху изявление на проблем е чудесен начин да се спре тенденцията да бързате с решения. Помага да се уверите, че се фокусирате върху правилния проблем и имате добре информирано разбиране за основните причини. Процесът също може да ви помогне да вземете повече проактивен, отколкото реактивен подход към решаването на проблеми . Това може да помогне на вас и вашия екип да избегнете блокиране в постоянен режим на гасене на пожар. По този начин можете да се възползвате от повече възможности за растеж.

Кога да използвате изявление за проблем

Най-доброто време да създадете изявление за проблем е преди да започнете да мислите за решения. Ако хванете себе си или вашия екип да бързате към етапа на решение, когато за първи път обсъждате проблем, натиснете спирачките. Върнете се назад и работете върху изложението на проблема, за да сте сигурни, че всички разбират и са съгласни с това какъв е истинският проблем.

Ето някои често срещани ситуации, при които писането на изявления за проблеми може да бъде полезно:

• Писане на изпълнително резюме за предложение за проект или изследователски проект

• Сътрудничество по многофункционален проект с няколко членове на екипа

• Определяне на клиентския проблем, който предлаганият продукт или услуга има за цел да разреши

• Използване на дизайнерско мислене за подобряване на потребителското изживяване
• Справяне с проблем, който предишните действия не успяха да решат

Как да идентифицираме изявление за проблем

Подобно на невидимото тяло на айсберг, първопричината за конкретен проблем не винаги е очевидна. И така, когато разработвате изявление за проблем, как ще идентифицирате истинския, основен проблем?

Тези две стъпки ще ви помогнат да откриете основната причина за проблема :

1. Съберете информация от изследването и предишен опит с проблема
2. Говорете с множество заинтересовани страни, които са засегнати от проблема

Хората често възприемат проблемите по различен начин. Интервюирането на заинтересовани страни ще ви помогне да разберете проблема от различни гледни точки. Може също така да ви помогне да разработите някои казуси, за да илюстрирате проблема.

Комбинирането на тези прозрения с данни от изследвания ще ви помогне да идентифицирате по-точно първопричините. На свой ред, тази методология ще ви помогне да изработите изявление за проблем, което ще доведе до по-жизнеспособни решения.

За какво се използват формулировките за проблеми?

Можете да използвате изявления за проблеми за различни цели. За една организация това може да е решаване на проблеми с клиенти и служители. За правителството това може да е подобряване на общественото здраве. За отделните хора това може да означава подобряване на техните собствени лично благополучие . Като цяло формулировките за проблеми могат да се използват за:

• Идентифицирайте възможностите за подобрение
• Съсредоточете се върху правилните проблеми или въпроси, за да стартирате по-успешни инициативи – често срещано явление предизвикателство в лидерството
• Помага ви да съобщите проблем на други, които трябва да участват в намирането на решение
• Служи като основа за разработване на план за действие или цели, които трябва да бъдат постигнати, за да помогнат за разрешаването на проблема
• Стимулирайте мислене извън кутията и други видове творчество техники за мозъчна атака

3 примера за формулировки на проблеми

Когато искате да сте сигурни, че разбирате концепция или инструмент, е полезно да видите пример. Може да има и някои различия в мненията за това как трябва да изглежда изложението на проблема. Например, някои рамки включват предложено решение като част от изложението на проблема. Но ако целта е да се стимулират свежи идеи, по-добре е да не предлагате решение в изложението на проблема.

Според нашия опит ефективното изложение на проблема е кратко, за предпочитане едно изречение. Освен това е специфичен и описателен, без да е предписващ.

Въпреки че тези примери представляват три вида проблеми или цели, имайте предвид, че може да има много други типове формулировки на проблеми.

Постановка на проблем №1: Постановка на проблема със статуквото

Пример: Средното време на изчакване за обслужване на клиенти за компания XYZ надхвърля пет минути както през натоварения, така и през бавния сезон.

Това може да се използва, за да се опише текуща болезнена точка в рамките на една организация, която може да трябва да бъде адресирана. Имайте предвид, че изявлението уточнява, че проблемът възниква по време на бавното време на компанията, както и в натоварения сезон. Това е полезно при извършване на анализ на първопричината и определяне как този проблем може да бъде решен.

Постановка на проблем #2: Постановка на проблема с дестинацията

Пример: Лидерите в компанията XYZ искат да увеличат нетните приходи за своята първокласна продуктова линия от джаджи с 5% за следващата фискална година.

Този подход може да се използва, за да се опише къде една организация иска да бъде в бъдеще. Този тип изложение на проблем е полезно за стартиране на инициативи, които да помогнат на една организация да постигне желаното състояние.

Като създаване SMART цели , искате да сте възможно най-конкретни. Обърнете внимание, че извлечението посочва „нетен приход“ вместо „брутен приход“. Това ще помогне да запазите отворените опции за потенциални действия. Освен това става ясно, че простото увеличаване на продажбите не е приемливо решение, ако по-високите маркетингови разходи компенсират нетните печалби.

Постановка на проблем #3 Постановка на проблема на заинтересованите страни

Пример: През последните три тримесечия анкети за ангажираност на служителите , по-малко от 30% от служителите в компанията XYZ заявяват, че се чувстват ценени от компанията. Това представлява 20% спад в сравнение със същия период на предходната година.

Тази стратегия може да се използва, за да се опише как конкретна група заинтересовани страни гледа на организацията. Може да бъде полезно за изследване на проблеми и потенциални решения, които засягат конкретни групи хора.

Имайте предвид, че изявлението изяснява, че проблемът присъства в множество проучвания и е значително по-лош от предходната година. Когато проучва първопричините, екипът по човешки ресурси ще иска да се съсредоточи върху факторите, които са се променили от предходната година.

Кои са 5-те компонента на изложението на проблем?

При разработването на изложение на проблем е полезно да мислите като журналист, като се фокусирате върху петте W: кой, какво, кога, къде и защо или как. Имайте предвид, че всеки израз може да не включва изрично всеки компонент. Но задаването на тези въпроси е добър начин да се уверите, че покривате ключовите елементи:

• Кой: Кои са заинтересованите страни, които са засегнати от проблема?
• Какво: Какво е текущото състояние, желано състояние или неудовлетворена нужда?
• Кога: Кога възниква проблемът или каква е включената времева рамка?
• Къде: Къде възниква проблемът? Например дали е в конкретен отдел, местоположение или регион?
• Защо: Защо това е важно или си струва да се реши? Как проблемът засяга вашите клиенти, служители, други заинтересовани страни или организацията? Какъв е размерът на проблема? Колко голяма е разликата между текущото и желаното състояние?

Как се пише изявление за проблем?

Има много рамки, предназначени да помогнат на хората да напишат изявление за проблем. Един пример е описан в книгата, Капанът на заключенията: четири стъпки към по-добри решения, ” от Даниел Марковиц. Член на факултета в Lean Enterprise Institute, авторът използва много казуси от работата си като бизнес консултант.

За да опростим процеса, ние го разделихме на три стъпки:

1. Събирайте данни и наблюдавайте

Използвайте данни от изследвания и доклади, както и факти от пряко наблюдение, за да отговорите на петте W: кой, какво, кога, къде и защо.

Когато е възможно, излезте на място и говорете директно със заинтересованите страни, засегнати от проблема. Вижте от първа ръка работната среда и оборудването. Това може да означава прекарване на време на производствения етаж, задавайки въпроси на служителите за тяхната работа и предизвикателства. Или приемайте обаждания за обслужване на клиенти, за да научите повече за болките на клиентите и проблемите, с които вашите служители може да се борят.

2. Формулирайте правилно проблема

Добре формулираният проблем ще ви помогне да избегнете когнитивно пристрастие и отворени пътища за дискусия. Освен това ще насърчи проучването на повече възможности.

Добър начин да тествате изявление за проблем за пристрастност е да задавате въпроси като тези:

3. Продължавайте да питате защо (и следете напредъка)

Когато става въпрос за решаване на проблеми, останете любопитни. Облегнете се на вашия мислене за растеж да продължавате да питате защо - и да проверявате напредъка.

Питане защо, докато не се убедите, че сте разкрили първопричина на проблема ще ви помогне да избегнете неефективни решения за лейкопласт.

Когато решавате какъвто и да е проблем, вероятно има куп въпроси, които могат да възникнат пред вас. За да разберете цялостно основната причина за разглеждания проблем, вашата работна сила трябва да остане любопитна.

В Well-Being тази идея за непрекъснато подобрение зависи от любопитството. Знаем, че организациите навсякъде се борят с трудни и сложни предизвикателства. От икономическа несигурност и съкращаване на служители до замръзване на наемането, промяната е постоянна.

Важно е да останете любопитни, да слушате внимателно и да разберете корена на проблема. Като изстържете повърхността на проблем, няма да го разрешите ефективно.

Ефективното изложение на проблема създава пространството, от което вие и вашият екип трябва да проучите, да получите представа и да получите участие, преди да предприемете действие.

Ако сте се захванали с предложено решение, също е важно да разберете, че решенията са пластични. Може да няма едно-единствено най-добро решение. Решенията могат да се променят и адаптират, когато се променят и външните фактори. Това е по-важно от всякога организациите остават гъвкави . Това означава, че интерактивните проверки са от решаващо значение за решаването на трудни проблеми. Като поддържате добър пулс на курса си на действие, ще бъдете по-добре подготвени да се обърнете, когато дойде време за промяна.

Well-Being може да помогне. С достъп до виртуален коучинг , вашите хора могат да получат персонализирана поддръжка, за да помогнат за решаването на трудни проблеми на бъдещето.