Как шаблонът за преглед на ефективността подобрява процеса на обратна връзка

Професионално Развитие

Автор - Стоян Вазов

Каква е културата около прегледите на ефективността във вашата организация? Страшни ли са? Добре дошли? Просто нещо, което трябва да се направи? Екипът ви очаква ли ги с нетърпение или стене, че е „отново това време на годината?“

Обратната връзка е необходима за растежа, но това не означава, че винаги е добре дошла - или това хората се чувстват удобно да го дават и получават . Проблемът с обратната връзка всъщност е, че повечето хора и организации не са добри в това. Често се свързва с наказателни мерки и това има смисъл. Много отбори се чувстват много неудобно да го дават, въпреки че го искат за себе си, така че го запазват, докато не може да бъде избегнато.

Обратната връзка и рецензиите не са синоними. Прегледът на изпълнението е периодична възможност за мениджъри и колеги да оценяват резултатите спрямо конкретни показатели. Случват се в определени моменти. Обратната връзка е постоянна и е част от организационната култура. Когато двете се слеят, те се превръщат в нещо като буре с барут.

Прегледи на ефективността може да предизвика много чувства към вашия екип - не на последно място е опасението. И това има смисъл, ако не се говори за рецензии. Ако не знаете какво да очаквате, кога ще се правят рецензии или от какво се състоят, ще бъдете (разбираемо) притеснени.

Един служител никога не трябва да бъде заслепен от рецензия – било то от въпросите, които задавате, или от текущото им представяне. Независимо дали официалните прегледи на ефективността се извършват ежемесечно, тримесечно или годишно, обратната връзка трябва да се случва последователно . Прегледът е само един инструмент в кутията с инструменти на мениджъра за насърчаване на растежа на служителите и създаване на здравословна култура. Прегледът на изпълнението предоставя сравнителни показатели — възможност за задаване на цели за предстоящия срок и преглед на представянето до момента. За да се подобри прозрачността, това помага да се стандартизира въпроси, които задавате във вашите прегледи на ефективността .

Създаването на шаблон за преглед на ефективността ви помага да издавате последователна, точна обратна връзка въз основа на зададени критерии. Този вид преднамереност ви помага да създадете коучинг култура във вашия екип. В това пространство прегледите на ефективността са инструмент за оценка на областите за подобрение и развиване на умения — не нещо, от което да „преминете“ или да се страхувате.

Как структурирате преглед на ефективността?

Като цяло прегледът на ефективността се състои от четири основни компонента: самооценка , оценка на мениджъра , преглед , и поставяне на цели .

Самооценка и оценка на мениджъра

Тези две фази на процеса на преглед на ефективността обикновено се случват едновременно. Обикновено във формуляра за оценка на служителите има набор от въпроси или подкани. И мениджърът, и служителят отговарят на едни и същи въпроси асинхронно.

Предоставянето на директни доклади с възможност за самооценка може да ви помогне да забележите дали сте на същата страница или не. В идеалния случай ще има доста припокриване между оценката на мениджъра и служителите за представянето на работата. Трябва също да има подравняване около областите за подобрение.

Преглед

Попълненият формуляр за преглед на представянето става основа за срещата за преглед между мениджър и служител. Отзивите са двупосочен разговор и не трябва да изглеждат наказателни или заплашителни. Въпреки че включват (и трябва) оценка на представянето, мениджърите също трябва да са сигурни, че подчертават силните страни на служителите. Ако има много области за подобрение, прегледът не трябва да е първият път, когато служителят чува за него.

Поставяне на цели

Прегледите на представянето трябва също да включват възможности за професионално развитие. Част от това е обхванато в раздела за дискусия за преглед, който обикновено включва цели от миналия период и за предстоящия мандат. Но в допълнение към конкретни показатели е добра идея да включите някои планиране на кариера . Това може да им помогне да създадат компетенции и набор от умения, които могат да им бъдат от полза, докато растат - и да повишат ангажираността.

Как шаблоните правят прегледите по-ефективни

Шаблонът е насока, която ви помага да създадете и обмислите процеса на извършване на преглед на ефективността. Шаблонът ще ви помогне да не пропуснете нито една стъпка, което е ключово при извършване на преглед на ефективността. Твърде лесно е да забравите тази област или важни стъпки, докато провеждате процеса.

В допълнение, наличието на шаблон може да помогне за формализиране на процеса - което е особено важно, когато вашата организация расте. Без значение на какъв екип или лидер се отчита човек, процесът на обратна връзка трябва да бъде стандартен. В противен случай липсата на обратна връзка в по-малък екип може да повлияе негативно на културата на цял отдел.

Повече от всичко, когато разработите добър процес, е по-ефективно и ефикасно да продължите да го използвате повторно. Прегледите на ефективността и фирмената култура не са нещо, което искате да оставите на пробата и грешката.

Когато прегледите на изпълнението не са направени добре, те могат да доведат до провал в работната среда и лоши взаимоотношения между мениджъри и служители. Когато се считат за несправедливи, пристрастни, непоследователни или слабо завоалирана наказателна мярка, те всъщност нараняват вашите служители и вашия екип. Лошо обработен тримесечен или годишен преглед на представянето може да навреди на ангажираността, мотивацията и работната етика на служителите.

Друго често срещано предизвикателство в компаниите е пристрастието на мениджъра. И това не се случва само по демографски линии, като пол или раса . Мениджърите също са склонни подсъзнателно да подкрепят служителите, които работят в офиса , тези, които са наели, или тези с (скорошно) звездно представяне. Всъщност, отбеляза Culture Amp десет когнитивни отклонения, които влияят върху оценката на изпълнението . Един стандартизиран процес може да помогне за елиминиране на пристрастието в процеса на преглед - ако мениджърите, човешките ресурси и лидерите стараят да го проверят.

Защо да използвате шаблон за преглед на ефективността?

Използването на шаблон за преглед на ефективността може да помогне на вашите мениджъри да предоставят последователна обратна връзка. Той позволява на членовете на екипа да знаят какво да очакват и намалява пристрастията в процеса на управление на ефективността.

Добре проектираният шаблон предлага място за самооценка и комуникация, както и стандартизирана скала за оценка.

Какви са различните видове прегледи на работата на служителите?

Повечето компании предлагат годишен преглед на ефективността. Този процес обикновено е съобразен с прегледите на заплатите и заслугите се увеличават . Те обаче не са единственият вид преглед, който вашият екип може да направи. В зависимост от нуждите на вашата организация и начина, по който измервате ефективността, периодът на преглед може да бъде месечен, тримесечен или полугодишен. Можете също така да предложите първоначален, съкратен преглед в края на включването на нов нает.

Не всички прегледи също се извършват от мениджър. Екипите също се възползват от партньорски проверки и 360-градусова обратна връзка . При този вид преглед членовете на екипа, които работят в тясно сътрудничество с даден служител, отговарят на въпроси относно компетенциите на служителите, цялостното представяне и областите за подобрение.

Какво да включите във вашия шаблон за преглед на ефективността

Шаблонът за преглед на представянето на служителите обикновено включва елементи за оценка като цели, как служителят се е представил спрямо целите и коментари. Освен това обикновено предлага място за поставяне на цели за предстоящия период на преглед и самооценка на служителите. И накрая, много формуляри предлагат място както за мениджъра, така и за служителя да се подпишат при прегледа.

Какво да включите в шаблон за преглед на ефективността

• Основна информация
• Период на преглед
• Рейтингова система
• Критерии за оценяване
• цели
• Коментари
• Благодарности

Основна информация

Обикновено в горната част на формуляра тази част от прегледа изисква име на служител, дата и мениджър, участващ в оценката.

Период на преглед

Тъй като всяка компания определя своя собствена фискална година (и тримесечия), това помага да се определи периодът на преглед. Опитайте се да избягвате изброяването на потенциално двусмислени периоди, като Q3 или H2, които много объркват новите служители. Вместо това посочете „Q3, 1 юли до 30 септември“ (или коя дата е приложима).

Рейтингова система

Много компании избират да дадат на своите служители една от само няколко оценки. Това често включва „надхвърля очакванията“, „отговаря на очакванията“, „отговаря на някои очаквания“ и „не отговаря на очакванията“. Те трябва да бъдат ясно определени в рубрика в горната част на документа за преглед на ефективността.

Критерии за оценяване

В допълнение към критериите за оценка, компаниите трябва да включват всички вътрешни стойности, показатели или специфични поведения, по които служителите се оценяват. Те може да са в наръчника на служителите, но също така могат да варират от екип до екип.

цели

В допълнение към прегледа на предишното представяне, трябва да отделите време за обсъждане и планиране на целите за следващия период на преглед. Те не трябва да се ограничават до области за подобрение. Те също трябва да включват професионални цели и предстоящи възможности за професионално развитие .

Коментари

Можете също така да обмислите включването на свободно пространство за елементи за оценка, които служителят може да добави въз основа на своите силни страни или допълнителна обратна връзка, която би искал да предостави. Важно е служителите да имат глас и да познават силните си страни, така че да се чувстват напълно подготвени да поемат нови предизвикателства в кариерата си.

Благодарности

Не на последно място, ще ви е необходимо място за служители и мениджъри, за да се подпишат при прегледа. Те трябва да потвърдят, че всички коментари, както и оценката, са били обсъдени и прегледани.

Въпреки че не винаги е официална част от шаблона, помислете предварително колко време очаквате служителите и техните мениджъри да отделят за това. Бъдете реалисти, когато тествате вашия шаблон дали отговаря на това намерение. Поставянето на цели най-важно ли е във вашата организация? Изяснете това, като отделите повече място и подробности за този раздел от шаблона за преглед. Прегледът ще бъде ли използван като „доказателство“ за оправдаване на оценки, повишения и промени в компенсациите? Изяснете и това. Добра идея е изрично да предоставите насоки в самия шаблон за това колко време трябва да отнеме всеки раздел.

Какво да не поставяте в шаблон за преглед на представянето на служителите

Както споменахме, наистина е лесно прегледът на ефективността да има обратен ефект. Ако културата във вашата компания е напрегната и токсична , следващият ви преглед на ефективността може просто да подпали запалването.

Добра идея е да сте чувствителни по време на този процес. Прегледите вероятно ще бъдат стресиращи и емоционални за мениджърите и служителите. Те не са възможност за изразяване на скрити оплаквания или за шестмесечна обратна връзка за някого. По-скоро прегледът трябва да се чувства подобно на чекиране. Не трябва да има нова информация - особено ако тази информация е отрицателна.

В самия шаблон имайте предвид как дизайнът играе роля за отзивчивостта. Вашият шаблон не трябва да е твърде дълъг и сложен и не трябва да задава неочаквани въпроси на служителите. Изключете всякаква информация за увеличения на заплатите, искания за отпуск или всичко, което трябва да се обработва извън процеса на преглед.

Има цена за прегледите на представянето на служителите и тя надхвърля часовете, прекарани в попълване, преглед и обсъждане на представянето. Също така има тенденция да има дни, седмици или дори месеци на объркване или лоши чувства, които могат да възникнат и да останат в този процес. Защо вашият екип извършва прегледи? Какво могат да спечелят вашите лидери, мениджъри и служители от това? Ако вашите причини да правите прегледи на ефективността оправдават разходите, тогава ги проектирайте така, че да отговарят на вашите цели.