Наръчник за служители: Вашето ръководство за създаване на приобщаващ ресурс

Лидерство И Управление

Автор - Стоян Вазов

служител, който чете наръчника на служителя и си води бележки

Преминете към раздела

Какво е наръчник на служителите?

Кога да създадете наръчник на служителите

5 стъпки за написване на наръчник за служители



Как да гарантирате, че вашият наръчник за служители е приобщаващ

5 ключови извода за създаване на ефективен наръчник на служителите

Създаването на наръчник на служителите не е лесна задача.

Но това е важен подвиг - и такъв, който трябва да бъде изработен внимателно. Много организации използват наръчници за служителите като единствен източник на истина за програмите, основните ценности, политиките и др.

Това е инструмент за укрепване положително поведение и насоки на компанията. Но също така е полезно като ресурс и източник на информация.

Наръчник на служителите често се разпространява на новите служители по време на процеса на включване . Това помага на служителя да се адаптира и да разбере ясните очаквания, насоки и отговорности.

Но освен укрепването на положителното поведение, наръчникът на служителите може да ви помогне да спасите HR екип ценно време. Наръчникът често е на самообслужване - задължението е на служителя да го прочете, усвои и усвои.

Когато откриете, че отново отговаряте каква е политиката на компанията за самолетни билети в бизнес класа, как да добавите съпруг за обезщетения или как да наемете стажант, знаете, че е време за наръчник.

В тази част ще научите повече за това, което е включено в наръчника на служителите. Ще научите също как да напишете наръчник за служителите - и защо наръчникът е важен за опит на служителите .

Какво е наръчник на служителите?

Наръчникът на служителите е документ, който включва информация, която служителите трябва да знаят. Наръчникът на служителите може да има други имена, като наръчник на служителите или наръчник на служителите. Но в основата си наръчникът на служителите съдържа политики, насоки, трудови договори и др.

Наръчникът на служителите също е обслужването на едно гише за неща като празничния график на компанията или доходи на служителите . Често се раздава на служителите като част от техните нов контролен списък за наемане . Много организации изискват служителите да прочетат изцяло наръчника като част от техния процес на адаптиране.

Защо наръчникът на служителите е важен?

Наръчникът на служителите е важен поради редица причини. Добре е да разберете, че наръчникът на служителите е такъв от полза както за служителите, така и за организацията . Ето седем причини, поради които наръчникът на служителите е важен:

  • Той определя ясни очаквания с подкрепяща документация.
  • Подсилва фирмена култура и на основните ценности на компанията .
  • Помага за прилагането на политики и насоки, особено когато нещата се объркат.
  • Помага на служителите да намират лесно ползи, програми и ресурси.
  • Помага на компанията да спести време общуване ключови програми, предимства и ресурси.
  • Той гарантира, че вашата организация е в крак с всички изисквания за съответствие и законови изисквания.
  • Той защитава вашата компания от отговорност.

Какво да включите в наръчника на служителя

Един наръчник на служителите може да изглежда плашещ. Прекарах част от кариерата си във вътрешна комуникация. Спомням си първия път, когато трябваше да прегледам и редактирам наръчник на служителите. Със страници и страници със съдържание може да се почувствате непосилно да мислите да напишете такава от нулата.

Но с малко помощ с някои SMART поставяне на цели , определено е възможно. Ето четири неща трябва да включите в наръчник на служителите.

4 неща, които да включите в наръчника на служителите

  • Политики
  • Ползи
  • Фирмена история и фирмена култура
  • Опит на служителите и културни програми

Политики (включително политики, които трябва да включите, както се изисква от закона)

Първо се обадете на юридическия си екип. Първата стъпка е да се запознаете с федералните, щатските и местните трудови закони.

Министерството на труда на САЩ споделя цялата информация за работодателите федерални закони на работното място на своя сайт . Това може да е особено трудно, ако вашата компания работи в повече от един щат. Ако случаят е такъв, може да е необходимо различно съдържание, за да се отчетат различните държавни закони.*

Но след като разберете какво законово трябва да включва вашата организация, идентифицирайте друго полезно съдържание. Очертахме някои политики, които си струва да проучите и разгледате.

  • Равни възможности за заетост и политики за недискриминация
  • Политики за семейни медицински отпуски (FMLA)
  • Политики за компенсиране на работниците
  • Други политики, които са свързани с вашия бизнес
  • Кодекс на поведение
  • Класификации на заетостта (включително корекции на заплащането, увеличения на заслугите, повишения и други)
  • Здраве, безопасност и сигурност (особено след COVID 19 )
  • Всички правила, свързани с COVID-19 (включително правила за връщане на работа или обратно в офиса)
  • Политики за пътуване и разходи
  • Политики за сигурност и поверителност
  • Политика за сигнализиране на нередности
  • Разделяне на заетостта и други политики за заетост

наръчник-наръчник-човек-пред-компютър

Ползи

Мисля, че всички сме работили в компании, където прекарвате повече време в търсене на информация за предимствата си, отколкото бихте искали да признаете. Това е болезнена точка за опита на служителите и дори може да навреди ангажираност на служителите и записвания в програмата за предимства.

Вашият наръчник за служители също трябва да бъде отправна точка за вашите предложения за обезщетения. Подобно на законите за заетостта, вашите обезщетения вероятно ще варират според държавата или държавата. Уверете се, че сте включили цялата необходима информация за важни ползи .

Ако не създавате съдържание, което редовният служител може да усвои, той може дори да не се опита да се възползва от предложението. Ето 19 програми за обезщетения, които да включите в наръчника на служителите си.

Това, разбира се, е неизчерпателен списък с предимства, които трябва да включите. Всяка компания има своите уникални предложения за предимства. Работете с вашия екип по човешки ресурси, за да сте сигурни, че всички програми за обезщетения са включени в наръчника на служителите.

Фирмена култура и история

Този раздел от наръчника на служителите вероятно може да бъде въведението. Често компаниите ще включват кратка история на организацията. Как е основана? Защо е създадена компанията? Каква е мисията и целта?

След това можете да говорите за фирмената култура и основните ценности. Това помага за хуманизирането на политиките и програмите, които сте включили в наръчника си. Вероятно програмите и политиките, които сте въвели, са отражение на културата и основните ценности на вашата компания. Важно е да направите тази връзка за служителите вижте как вашата култура оживява .

Например Well-Being е основана с a дълбоко чувство за цел . Ние сме на мисия да помогнем на хората навсякъде да живеят с по-голяма цел, яснота и страст . Като такива, ние създадохме програми за служители като платен доброволен отпуск или стипендии за обучение от $1000, за да помогнем да изпълним мисията си.

наръчник-на-служителя-двама-служители-смеещи-на-работа

Историята на нашата компания е важна част от това защо правим това, което правим. Също така е изключително важно да споделим историята на основаването в наръчника, за да можем да свържем някои от предложенията с причината зад нашата работа.

Нашият наръчник води с нашите основни ценности, нашата цел и нашата мисия. След това навлиза в детайлите на програмата и правилата. Като рамкира наръчника по този начин, служителят първо се запознава с основата на компанията. Тогава те са по-добре подготвени да разберат защо стоят зад някои от действащите програми или политики.

Опит на служителите и културни програми

Знаем, че наръчникът не е най-вълнуващото четиво за служителите, но е важно. Може да помислите за добавяне на друга култура или програми за ангажиране на служителите .

Това е друг начин да подсилите културата и основните ценности на вашата компания. Може също така да помогне за „оживяване“ на наръчника на служителите. Някои примери включват:

Кога да създадете наръчник на служителите

Нека си признаем: създаването на наръчник на служителите е много работа. Но за организациите е изключително важно да разполагат с готов наръчник за служителите.

Смятаме, че е във ваш най-добър интерес да създадете наръчник за служителите по-скоро. Има много по-голям риск, колкото по-дълго чакате да създадете такъв.

Но ние не се занимаваме с предлагане на правни съвети. Работете с вашите правни и HR експерти, за да ви помогне да определите кога вашият бизнес е готов за наръчник на служителите. Вашите юристи и специалисти по човешки ресурси ще могат да ви посъветват кога е най-добре за вашата компания.*

Как да напиша наръчник на служителя

Надяваме се, че вече имате добра представа какво искате да включите в наръчника си. Сега е време да го напишем. Преди мозъкът ви да замръзне от писателски блок (да, говорейки от опит, случва се), не се притеснявайте. Имаме пет стъпки, които да ви помогнат да преведете процеса:

1. Консултирайте се с вашите правни и човешки екипи какво трябва да включите

Вземете списъка с „задължителни неща“ от вашите служители по право и човешки ресурси. Често някой от HR може да пише наръчника. Но независимо от това, уверете се, че сте заснели всичко, което трябва да включите законно.

След това направете източник на списъка „хубаво е да имате“. Оттам нататък можете да започнете да сглобявате съдържанието по начин, който има смисъл.

2. Идентифицирайте собственик на проекта

Уверете се, че някой е на куката за реализирането на наръчника. Ако има твърде много готвачи в кухнята или объркване около собствеността, проектът може да бъде изложен на риск.

Както споменахме, обичайно е наръчникът да бъде собственост на човешки ресурси. Идентифицирайте собственика и работете със собственика, за да сте сигурни, че разполага с необходимите ресурси, за да свърши добре работата. Тогава този собственик ще работи за развийте екип да помогне за изпълнението на ключови отговорности.

3. Поддържайте го възможно най-опростен и достъпен

В наръчника има много информация. А служителите са заети с работата си. Опитайте се да запазите съдържанието възможно най-просто и лесно за смилане, особено когато съдържанието е плътно.

Помислете за работа с вашия вътрешна комуникация екип, който да помогне за прецизиране на езика. Вашите комуникационни професионалисти могат да ви помогнат да коригирате и да се уверите, че наръчникът е възможно най-лесно смилаем.

4. Получавайте обратна връзка, прегледи и одобрения

Наръчникът на служителите съдържа много необходима и важна информация. Уверете се, че сте с молба за обратна връзка след като финализирате първата чернова.

Когато помогнах за съставянето на наръчник на служителите в предишна компания, накарахме много хора да го прегледат. Това включва юристи, няколко души в отдела за човешки ресурси, собственици на програми (т.е. екипът на D&I за всяко споменаване на разнообразие, справедливост и включване) и др.

Съберете обратна връзка върху опита и се уверете, че наръчникът е лесно достъпен. Със силата на обратната връзка можете да направите наръчника възможно най-добър.

5. Редовно актуализирайте наръчника

Нещата се променят, бързо. Наръчникът на служителите не трябва да се държи на рафт, за да се събира прах. Като цяло е добра практика наръчникът да се актуализира всяка година. Но ако има големи съобщения, промени или промени в политиката, добър навик е да актуализирате наръчника.

Хубавото е, че сега наръчниците на служителите са цифрови. Те често се намират във вътрешни интранет мрежи или друг дигитален уебсайт. И както казва шефът ми за дигиталните публикации, мастилото не изсъхва. Те вече не са статични — можете да актуализирате и поддържате наръчника по-лесно от преди.

Те също могат да се търсят. Можете да се отнасяте към вашия наръчник на служителите като към мини търсачка на Google, пълна с информация за цялата компания. Също така е важно да информирате служителите, когато са направени промени. Това може да помогне укрепват доверието и психологическа безопасност .

Един пример за наръчник на служителите, който наистина ни хареса, беше Клапан .

наръчник-на служителя-жена-пред-компютър

Как да гарантирате, че вашият наръчник за служители е приобщаващ

Кога служителите не се чувстват като принадлежащи , вече сте изложени на риск да загубите голям талант. Това е важно да запомните, когато изготвяте своя наръчник на служителите. Ето три начина, по които можете да гарантирате, че вашият наръчник на служителите е приобщаващ:

5 ключови извода за създаване на ефективен наръчник на служителите

Досега трябва да се чувствате по-удобно да се справите с наръчника на служителите на вашата компания. Ето пет ключови извода, които трябва да имате предвид:

  1. Потърсете експертен съвет, особено за правни и човешки изисквания
  2. Уверете се, че сте включили цялата необходима информация
  3. Поддържайте го възможно най-опростен и достъпен
  4. Съберете обратна връзка и се уверете, че е приобщаваща
  5. Актуализирайте го и го опреснявайте ежегодно

Имайте предвид вашата мисия. Как се показва вашата култура в наръчника? Какво казва вашият наръчник за служителите относно ценностите на вашата компания?

Започнете да пишете своя наръчник на служителите

Вашите служители на пълен работен ден и служителите, които не са освободени, се нуждаят от основата на наръчник за служителите. Ако сте малък бизнес или глобална компания, важно е да предотвратите дисциплинарни действия. И един от начините да се уверите, че вашите служители са настроени за успех е като създадете наръчник за служителите.

Има много аспекти при създаването на наръчник на служителите, които изискват допълнителна поддръжка. Той е много функционален, може да отнеме много нива на одобрение и може да бъде стресиращ. Може да бъде и ориентир за поведение, когато имате нужда от него прекратяване на служители .

Как подкрепяте служителите си да вършат най-добрата работа? Имат ли достъп до ресурси, като виртуален коучинг , за да ви помогне да навигирате в лепкавите части? По какви начини можете да помогнете отключете потенциала на вашата работна сила ?

Помислете за Well-Being. С Well-Being можете да осигурите индивидуална поддръжка за вашите служители. А с Well-Being вашите служители могат да живеят с по-голяма цел, яснота и страст.

*Това съдържание е предоставено от Well-Being само за образователни и вдъхновяващи цели, както и за предоставяне на обща информация и общо разбиране на обхванатите теми, а не за предоставяне на конкретни съвети. Цялото съдържание се предоставя КАКВОТО Е и не може да се разчита на него. Използвайки този уебсайт, вие разбирате, че няма пряка връзка, създадена между вас и Well-Being по отношение на съдържанието. Този блог не трябва да се използва като заместител на компетентен професионален съвет.