Ефективност срещу ефективност: възможно ли е да се направят и двете?

Производителност

Автор - Стоян Вазов

Преминете към раздела

Определена ефикасност срещу ефективност

Кое е първо, ефективността или ефикасността?

Какво представляват ефективността и ефективността в управлението?

Как да увеличите ефективността на вашите екипи

Как да увеличите ефективността на вашите екипи

Интегриране на ефективността и ефективността заедно

Ефективност срещу ефективност. Тези две модни думи често се използват взаимозаменяемо, особено на работното място.

Но има някои ключови разлики, които е важно служителите и ръководството да разберат. За да бъде бизнесът ефективен и ефикасен, всички членове на екипа трябва първо да разберат разликата между тези два термина.

Можете ли да бъдете ефективни без ефективност? И кое е по-важно – ефективността или ефикасността?

Ние покриваме всички разлики между ефективност и ефективност и как можете да използвате и двете, за да постигнете своето отборни цели .

Определена ефикасност срещу ефективност

Ефективността е способността да се произведе планиран резултат по начин, който води до най-малко загуба на време, усилия и ресурси. Ефективността е способността да се произвежда по-добър резултат, такъв, който осигурява по-голяма стойност или постига по-добър резултат.

Като Питър Дракър казано просто, ефективността е да правиш правилните неща, докато ефективността е да правиш нещата правилно. И двете изискват предположението, че можете да определите какъв е правилният резултат и какви неща трябва да се направят.

Независимо от ограничените ресурси, време или физическа енергия , един ефективен екип винаги ще дава приоритет на напредъка, успеха и постигането на цели с отдаденост като на машина.

Ефективни екипи:

• Съсредоточете се върху получаването на максимален резултат с най-малко време и усилия
• Използвайте методичен работен процес
• Определете и следвайте правилата
• Прегърнете стандартизацията и автоматизацията

От друга страна, ефективността означава разбирането, че най-добрият резултат е движеща се цел. Ефективността изисква използване на предвидливост, за да се определи къде трябва да се инвестират ресурси за най-добри резултати.

Ефективни екипи инвестират време и енергия където въздействието им ще бъде най-голямо.

Ефективни екипи:

• Съсредоточете се върху правенето на правилните неща по правилния начин
• Насочени са към резултати
• Фокусирайте се върху голямата картина
• Променете приоритетите, ако е необходимо

Нека разгледаме две екипи на търговски представители за практически пример за ефективност срещу ефективност.

Отбор А е ефективен отбор. Те използват стандартизиран скрипт за своите разговори и работи дълги часове за достигане на 200 клиента на ден. От обажданията им 10% водят до продажба.

Отбор Б е ефективен отбор. Всеки търговски представител прекарва повече време в предварителни проучвания за всеки потенциален клиент. Те достигат до 70 клиента на ден, от които 50% се превръщат в продажба.

Докато екип А използва рационализиран процес, за да достигне до повече потенциални клиенти, екип Б има a по-висока успеваемост и носи повече печалба.

Ефективността е a производителност метрика, защото разглежда как се изпълняват задачите. Ефективността е показател за качество, защото се отнася до качеството на постигнатите резултати.

Кое е първо, ефективността или ефикасността?

Както ефективността, така и ефикасността са необходими за едно добре функциониращо работно място. За да стане един екип сплотен, нито едно от тях не може да бъде пренебрегнато.

Екип, който е високоефективен, но му липсва ефективност, може да прекара твърде много време, за да се увери, че крайните срокове са постигнати и квадратчетата са отбелязани. Те могат да направят това без приоритизиране на правилните проекти .

Екип, който дава приоритет на ефективността пред ефикасността, може да се фокусира върху правилните задачи. Но не с предпочитаната скорост или последователност, които един ефективен екип би правил.

Като се има предвид това, преди един екип да стане по-ефективен, той трябва да определи какво трябва да се направи. Само тогава те могат да оптимизират работата си и да я вършат ефективно.

Да сте ефективни и да свършите много неща не означава непременно повишена производителност, защото може да вършите грешни задачи.

В този смисъл постигането на ефективност трябва да бъде фокусът преди ефективността. Но крайната цел е отборът да станеефективно ефективен, което означава да правиш правилните неща добре.

Какво представляват ефективността и ефективността в управлението?

Лидерите носят голяма отговорност за резултата от работата на техния екип. Ако ефективността означава да правиш нещата правилно, а ефективността означава да правиш правилните неща, тогава един велик лидер би знаел как да прави правилните неща по правилния начин.

Ето някои качества на ефективните срещу ефикасните лидери.

Ефективни лидери

• Приспособими са. Ефективни лидери използвай силата на гъвкавостта да инвестирате ресурси само там, където са най-необходими в момента.
  
• Обмисли бизнес цели и задачи . Ефективният лидер винаги гледа дали действията на неговия екип са успешни за постигане на желания резултат. Вместо да се движат през списък със задачи, ефективните лидери се уверяват, че действията на техния екип отговарят на бизнес целите.

• Насърчавайте иновациите. Творческо мислене и иновации са необходими характеристики за лидер който има по-малко ресурси или по-малко време. Те също насърчават иновациите от техния екип. Те ценят приноса на своя екип и идеите за по-ефективни методи.

• Имайте добра вътрешна комуникация. Ефективните лидери комуникират добре с всички членове на техния екип, за да разкрият най-добрия възможен подход за даден проект.

Ефективни лидери

• Съсредоточете се върху производителността. Ефективните лидери посвещават цялото си време и енергия, за да правят нещата по възможно най-добрия начин. Минималните отпадъци са предпочитаният метод.
  
• Са методологични. Ефективният лидер ще предпочете да се придържа към стриктна, методична рутина. Те знаят какво трябва да се направи и няма да спрат, докато не бъде направено. Ефективните лидери обикновено са много подредени хора, които обичат структурата и процедурите.
• Ориентирани са към задачи. Най-ефективните лидери са ориентирани към фокусирайте се върху поставената задача . Докато ефективните лидери се фокусират върху голямата картина, ефективните лидери се фокусират върху фините детайли.
• Наблегнете на работния процес. Ефективните лидери винаги търсят нови начини за рационализиране на своите бизнес процеси. Тъй като те искат да използват минимални ресурси за максимална печалба, тяхната грижа е да подобрят текущия работен процес на екипа си.

Как да увеличите ефективността на вашите екипи

Ако ръководите екип, който се стреми към ефективност, но бори се да се адаптира към промяната , можете да направите необходимите промени.

Разгледайте тези указания за по-голяма ефективност.

• Насърчавайте гъвкавост . Твърдостта е нещо, от което много ефективни отбори се борят да се откажат. За да станат по-ефективни, екипите трябва да бъдат отворен за промяна .
• Прегръдка сътрудничество . Идеалната ефективност процъфтява, когато умовете на всички са обединени в едно. Бъдете приобщаващ лидер от слушане на входа на всички в екипа.
• Разнообразявайте мненията. Всеки може да предложи нещо ценно. Ако винаги се вземат решения от едни и същи двама или трима души, един екип може да пропусне възможността за свежи идеи.
• Упражнение взаимно доверие . Отпускане на контрола и доверието, че вашите колеги могат да постигнат целите си, е от съществено значение за всеки екип. Това позволява членове на екипа да работят заедно и за лидерите да разпределят ресурсите по-ефективно.
• Вижте голямата картина. Фокусирането твърде много върху малките неща често може да доведе до липса на ефективност. Опитът да видите по-голямата картина, вместо да се занимавате с по-фините детайли, може да внесе необходимата яснота за екипите, ориентирани към задачи.

Как да увеличите ефективността на вашите екипи

Има много причини, поради които ефективността е важна. Поддържа работния процес в движение, помага ни да спазваме крайните срокове и гарантира, че няма да се губи енергия.

Екипите, които се фокусират повече върху ефективността, отколкото върху ефикасността, може да се затруднят да постигнат тези стандарти за производителност. Ако ви звучи познато, вижте тези съвети как да увеличите ефективността.

• Делегиране ясно. Екипи, на които им липсва ефективност, може да се нуждаят по-добро делегиране . Когато всички знае точно каква е тяхната роля , работата става по-бързо.

• Рационализирайте ежедневния си работен процес. Винаги има начини за оптимизиране на работния процес. Вашият екип трябва да намери процес, който елиминира отпадъците и освобождава място, време и енергия за приоритетни задачи.
• Комуникирайте очакванията. Това казват 44% от служителите неразбиране е причинило забавяне или неуспешно завършване на проекти . Ясно съобщените очаквания са вратата към подобрена екипна ефективност.
• Определете приоритетите и се придържайте към тях. Ефективните, но недостатъчно ефективни екипи може просто да приоритизират твърде много задачи наведнъж. Изберете ежедневните си приоритети като екип и съсредоточете 100% от енергията си върху тях до завършване.

Ефективен техника за управление на времето за да направите това е техниката Pomodoro. Този метод използва блокиране на времето да се увеличаване на фокуса по вашите приоритетни задачи.

• Мотивирайте с позитивизъм. Понякога малко оценка на служителите е всичко, което е необходимо, за да мотивирате екипа. Положително подсилване и разпознаване може да се използва като инструмент за мотивиране на продуктивността. Това спомага за цялостната ефективност.

Интегриране на ефективността и ефективността заедно

Най-продуктивните екипи впрегат както ефикасността, така и ефективността в стремежа си към успех. Ето няколко съвета за намиране на този идеален баланс.

1. Поискайте информация от всички членове на екипа

За да станете балансиран и сплотен екип, е необходим приносът на всеки.

Можете да увеличите ефективността и ефективността на вашия екип, като осигурите редовни пространства за сътрудничество и обратна връзка . Това допринася за колективното разбиране какво трябва да се направи и защо.

2. Съгласувайте индивидуалните и фирмените цели

Служителите, които просто се фокусират върху целите на компанията, могат да станат късогледи. Както може и организация, която не признава въздействието, което нейните цели имат върху отделните служители.

Чрез приравняване на индивидите професионални цели и целите на компанията, тези отделни единици могат по-скоро да започнат да работят заедно.

Всеки член на екипа трябва да има ясно разбиране за това как техният принос засяга организацията. По този начин те могат да се справят с проекти с повече дисциплина и по-голяма чувство на принадлежност .

3. Идентифицирайте области за подобрение

Редовното оценяване на производителността на вашия екип може да осигури ценна представа. Чудесен начин да направите това е със SWOT анализ, който подчертава възможностите за подобрение.

Въз основа на вашия анализ можете да създадете стратегически план за начини за оптимизиране на работния процес на вашия екип.

Разберете ефективността срещу ефективността за успех

Когато става въпрос за ефективност срещу ефективност, и двете са необходими, за да може един екип наистина да процъфтява.

С отворена комуникация, честа оценка и стремеж към напредък, всеки екип може да намери това сладко между ефективността и ефективността.

Ако търсите начини да увеличите ефикасността и ефективността на вашия екип, поискайте демонстрация от Well-Being. Можем да ви помогнем да развиете уменията и да намерите правилния подход за изграждане на продуктивен, щастлив екип.