Ефективни стратегии за подобряване на вашите комуникационни умения

Професионално Развитие

Автор - Стоян Вазов

Преминете към раздела

Какво е ефективна комуникация?

Как да подобрим комуникацията лице в лице

Как да подобрим онлайн комуникацията

Как да бъдем по-добър слушател

Как да поддържате аудиторията ангажирана, когато говорите

Как да подобрим разбирането и да дадем разбираеми съобщения

5 допълнителни съвета за изостряне на вашите комуникационни умения:

Може би най-често срещаната грешка в комуникацията е да се опитвате да правите твърде много. Искаме другите да разберат, одобрят и подпишат, в идеалния случай без отблъскване или дълги дискусии. Но тъй като ние се стремим да влияем въз основа на силата на нашите данни, ние се чувстваме спънати, когато нашата страст не е споделена.

Добрата новина е, че подобряването на комуникацията е по-лесно, отколкото можете да си представите. Ето някои основни принципи, които си струва да следвате, за да общувате по-добре.

Какво е ефективна комуникация?

Най-ефективните комуникатори ясно информират другите и в същото време активно ги слушат. Те могат да приемат информация – както вербална, така и невербална – като същевременно изразяват своите мисли и мнения по приобщаващ начин.

Ефективната комуникация включва връзка с другите. Това е танц с партньор, който понякога се движи по начини, които не сме предвидили. Това означава, че най-мощното умение, което можете да използвате, е да сте в синхрон с аудиторията си. Това включва разбиране и говорене за неговите нужди и след това отговаряне на обратна връзка в реално време. Това означава да проведете разговора, който вашата публика иска да води.

Но постигането на всичко това може да отнеме известна практика.

По-долу са някои ефективни комуникационни стратегии за да ви помогне да слушате и общувате по-добре.

Как да подобрим комуникацията лице в лице

Общуването лице в лице добавя множество слоеве информация към обмен, независимо дали между двама души или двеста души. Често има синергия, създадена с лична комуникация, която е трудно да се повтори другаде. Ето няколко съвета, за да се възползвате максимално от времето с екипа си:

1. Осъществете зрителен контакт

Ако се чудите дали съобщението ви се разпространява, или не, малко показатели предоставят толкова обратна връзка, колкото зрителният контакт . Можете лесно да разберете дали човекът, с когото говорите, ви разбира, е разсеян, притеснен или объркан – голяма част от което се губи в цифровата комуникация.

2. Поискайте обратна връзка

Не сте сигурни, че са го разбрали? Питам! Мощна техника е да помолите хората да повторят своята версия на това, което току-що казахте. Често това може да подобри задържането, незабавното разбиране и да сведе до минимум недоразуменията по-късно. Можете също така да ги помолите да се свържат с вас с полезни начини, по които можете да подобрите представянето си в презентации и други форми на комуникация.

3. Четете невербални сигнали

Прозявките, нервите и оглеждането на стаята обикновено са ясни признаци, че публиката ви мисли за нещо различно от това, което се опитвате да предадете. Ако забележите това, не го приемайте лично. Опитайте да ги помолите да споделят какво мислят, да обобщят предишни точки, които може да са пропуснали, или да отложат за по-късно.

4. Минимизирайте разсейването

Ако разговаряте с някого (или група) лице в лице, пазете разсейването, като оставите ненужните електронни устройства извън пространството. Ограничете присъствието само до тези, които трябва да бъдат там, и избягвайте да планирате време, когато има вероятност хората да се съсредоточат върху нещо друго (като точно преди края на деня или точно преди обяд).

Как да подобрим онлайн комуникацията:

Онлайн комуникацията бързо измества офис пространствата като основно място за правене на бизнес. Особено ако сте свикнали да работите с лични екипи, може да е предизвикателство да се приспособите към срещи, разговори и дори хора, които си сътрудничат с вас или да ви докладват цифрово . Тъй като онлайн комуникацията представлява уникален начин за взаимодействие, ето някои неща, които трябва да имате предвид:

1. Придържайте се към ограничение във времето

Онлайн срещите могат да бъдат още по-трудни за съсредоточаване, тъй като те включват разсейването на почти неограничен брой настройки. Поддържайте срещите кратки и по същество и бъдете особено бдителни за минимизиране (потенциално) на маратонските сесии с въпроси и отговори.

2. Бъдете внимателни към другия човек

Като цяло, представящият се е единственият, който може да отдели цялото си внимание на срещата. Особено когато работите от вкъщи, приемете, че участниците имат множество изисквания за тяхното внимание и структурирайте съдържанието по съответния начин.

3. Повторете важни подробности

Много невербални и междуличностни знаци може да се загуби при цифрова връзка. Осигурете разбиране, като повторите ключовите точки. Можете да направите бърз преглед в онлайн среща или кратко резюме в края на дълъг имейл.

4. Не забравяйте да отговорите

Не забравяйте да отговорите на всяка комуникация с бързо потвърждение, дори ако е неофициална. Въпреки че може да сте получили съобщението, вероятно човекът от другата страна няма как да разбере, освен ако не го уведомите. Няколко думи или дори „харесване“ обикновено ще свършат работа.

Как да бъдем по-добър активен слушател

Говори се много за красотата на активното слушане, но много хора не са сигурни как се превръща в действително поведение. Едно от основните предизвикателства пред активното слушане е заетостта с отговор. Много хора са заети да формулират перфектен отговор, който не оставя честотна лента за ангажиране с входа. За да се отървете от този навик, който всъщност не е в услуга на високоговорителя, помислете за следните стъпки.

Преосмислете как да добавите стойност

Може да си мислите, че добавянето на стойност към обмена зависи най-вече от това, което казвате. Но не винаги другите го възприемат така. Повечето от нас ценят отговорите, които ни помагат да обмислим собствените си идеи, които изясняват нашите предположения или посочват възможни слепи петна. Често не се нуждаем от слушател, който да бъде брилянтен или да ни впечатли със собствените си данни. Вместо това може да ценим най-много как те са ни помогнали да изострим мислите си.

Перифразирайте без преценка

Ако откриете, че сте заети с отговора, опитайте да промените фокуса на отговора си. Вместо да се стремите да добавяте свои собствени мисли, поставете си задачата да дадете обобщение, което задържа вашето мнение или преценка. Докато слушате, поставете си за цел да дадете кратко резюме, може би изяснявайки първоначалния език на говорещия.

Бонус точки за повтаряне на лепкав език, който говорещият разпознава като свой („така че бяхте разочаровани от проекта, защото крайният срок бешенеудобно високо?“)

Задавайте въпроси, които помагат на говорещите да мислят

Следващата стъпка от парафразирането е да задавате въпроси, които движат иглата. Подобно на начина, по който треньорът слуша, тези въпроси карат говорещите да навлязат по-дълбоко в собственото си мислене, да изяснят израза си или да обмислят възможни притеснения. Можете да играете на адвокат на дявола, като посочите несъответствия или език, който изглежда неясен. Всичко това са истински подаръци за говорещия и ви помагат да останете фокусирани върху слушането.

Прекъснете учтиво

Активното слушане не е безсмислено угаждане и не всяко прекъсване е грубо. Понякога високоговорителите се губят в плевелите, осигурявайки дълбочина на детайлите, от която не се нуждаете. Прекъсването може да им помогне да останат актуални – и да бъдат възнаградени с повече ангажираност.

Повечето оратори нямат нищо против да бъдат прекъснати от въпрос, който им позволява да продължат да говорят. Много по-трудно, особено за интровертите, е да прекъснете някого в среща и да прекратите времето му. Бъди сигурен за:

• Потвърдете говорещия („Благодаря ви, че споменахте това.“)
• Използвайте топъл и учтив тон. Получете обратна връзка от другите за това как звучите и как се срещате.
• Обърнете се към споделения интерес („Просто бих искал да се уверя, че ще чуем всички за проекта.“)

Как да поддържате аудиторията ангажирана, когато говорите

Бъдете подходящи

Тъй като сме залети с информация, много аудитории няма да бъдат впечатлени от данните. Всъщност желанието да се покрият всички основи или да се предвидят всички възможни въпроси е често срещана причина за многословие.

За да държите слушателите ангажирани, особено във виртуални срещи, трябва внимателно да подберете съдържанието за уместност. Запитайте се: Как тази информация засяга моята аудитория? Как може да им помогне в работата им? Полезно ли е това ниво на детайлност за разбиране на основното ми послание?

Ако нямате ясни отговори на тези въпроси, помислете за намаляване на съдържанието.

Бъдете кратки

Отличителна черта на изпълнителното присъствие, сбитостта е способността да изразявате идеите си с възможно най-малко думи. Слушателите оценяват това, тъй като показва вашата подготовка и уважение към времето на вашите слушатели. В допълнение, сбитостта сигнализира за увереност: увереността да правиш по-малко, да кажеш нещо веднъж и да се довериш, че то се сбъдва.

Особено във виртуални срещи, където обратната връзка може да бъде плоска, много оратори се борят да бъдат кратки. Те могат да се повтарят „само за да се уверят“ или да използват повече примери, за да изяснят нещо. Но този вид „повече“ често може да бъде по-малко, тъй като публиката се освобождава, след като е разбрала смисъла от първия път.

Съкратеността е скок на вярата. Вярата във вашата собствена подготовка и че вашето предаване е ясно. При виртуални срещи с изключени камери става по-трудно да запазиш тази вяра. За да се погрижите за себе си като оратор, може да искате да помолите публиката си да присъства напълно и да включи камерите – и след това да ги възнаградите с вашето уверено представяне.

Оставете места, които публиката да запълни

Един от начините да се забавите и свържете се с публиката е да направите пауза, след като кажете точка. Не просто секунда, за да си поемете дъх, а истинско пространство за тишина. Както виртуално, така и лично, това оставя празнина, която вашите слушатели да запълнят, предоставяйки ви обратна връзка в реално време за това от какво се нуждаят по-нататък. Колко детайлни искат да получите? Те наистина ли имат въпросите, на които щяхте да отговорите? Или пренасят идеите ви в съвсем нова посока?

Често се притесняваме от тишината, сякаш означава, че нещо не е наред. Но нещата се случват в тишина и може да се изненадате какво предлагат вашите слушатели, когато им се даде шанс да се включат. Колкото и да запълват пространството, може да получите ценни съвети как да синхронизирате и да продължите. И тогава комуникацията се превръща в танц.

Отнасяйте се към отблъскването като към отвори, а не към препятствия

Може да вярвате, че като представите убедителни аргументи, трябва да бъдете възнаградени с незабавен бай-ин. Което, разбира се, почти никога не се случва. Тъй като предложенията ви се оспорват, вие се разочаровате, може би дори се отбранявате, докато се опитвате да обясните защо сте прави. Скоро линиите се очертават и двете страни се удвояват и вие се оказвате затънали в коловоз.

За да избегнете такова спиране на идеите си, може да искате да преосмислите начина, по който изпитвате отблъскване. Повечето нови идеи не се възприемат по начина, по който са първоначално предложени, и аудиторията ви може да няма нужда да имате готови отговори на всичките им въпроси. Опитайте се да гледате на подаването си като на начално воле, а на отблъскването като насока, за да говорите, което трябва да имате. Вместо рефлексивна защита, задавайте последващи въпроси, за да потвърдите и проучите безпокойството.

Как да общуваме кратко

Най-добрите съобщения често са прости.

Няма никаква стойност в предоставянето на каквато и да е комуникация, независимо дали е писмена, устна, официална или случайна, ако съобщението не е ясно.

Да общувате сбито — като същевременно поддържате интерес и включвате всичко, което вашият екип трябва да знае — е комуникационно умение на високо ниво.

1. Имайте предвид аудиторията си

Вашата публика естествено ще бъде по-заинтересована и ангажирани, когато приспособите комуникациите си към техните интереси. Събуждането на техния интерес, като говорите директно за това, което има значение за тях, естествено ще ангажира желанието им да разберат и взаимодействат с информацията.

2. Не използвайте 10 думи, когато една ще свърши работа

Дори най-ангажираната и отдадена публика в крайна сметка ще се отегчи. Поддържането на вашето съобщение просто и стегнато ще го направи по-лесно за разбиране и задържане. Помня,Виевече знаят какво ще кажеш, но го чуват за първи път. Не го усложнявай.

3. Помислете за най-добрия метод за предаване на вашето съобщение

Ако информацията, която предавате, не е спешна, помислете за изпращане на имейл или бележка. Писмената комуникация ще даде на аудиторията ви повече време да я прегледа, да я обмисли и да отговори с въпроси. Освен това ще им даде удобен запис, към който да се върнат.

4. Включете ги

Ако някога сте работили като инструктор, мениджър, обучител или треньор, ще знаете, че има няколко по-добри начина да научите нова информация от това да я преподавате. Помолете ги за тяхното мнение или да поемат роля в обясняването на нови концепции и политики на колегите си.

5 допълнителни съвета за изостряне на вашите комуникационни умения:

Като цяло, ако искате да подобрите комуникационните си умения, следните съвети ще ви помогнат да успеете, независимо от ситуацията, в която се намирате (или аудиторията, с която се намирате):

1. Бъдете достъпни. Ако вашите съотборници се чувстват уплашени или притеснени, че може да не реагирате добре, е по-малко вероятно да дойдат при вас с информация.
2. Бъди търпелив. Не всеки общува по един и същи начин. Отделянето на време, за да се уверите, че сте разбрали другия човек и сте комуникирали ясно, може да донесе дивиденти.
3. Бъдете наясно със себе си. Добре е, ако все още развивате комуникативните си умения, нервни сте или имате лош ден. Отнема време – и практика – за да станеш умел комуникатор.
4. Проверете за разбиране. Не се страхувайте да поканите обратна връзка или да задавате въпроси, за да сте сигурни, че всички са на една и съща страница.
5. Изключете месинджъра. Позволете на други членове на екипа или лидери да развият своите комуникационни умения, като им дадете възможност да водят дискусии и срещи.

Последни мисли за ефективните комуникационни стратегии

Като лидер и мениджър имате огромна власт да задавате тона за това как вашият екип комуникира. Въпреки че може лесно да изпаднете в лоши комуникационни навици, особено при преминаване към все по-дигитален интерфейс, промяната в начина, по който един човек комуникира, може да отвори вратите за радикална промяна в цялото работно място. Изграждането на ефективни комуникационни умения отнема време, но ефектите си заслужават усилията на всяко ниво на вашата организация.