Непрекъснато подобрение: 6 етапа, които да следвате и защо е важно

Професионално Развитие

Автор - Стоян Вазов

Човешката трансформация зависи от идеята, че можем да подобрим себе си и нашите организации.

Така че, когато става дума за непрекъснато усъвършенстване, това е инвестиция в достигане на пълния ни потенциал. Това пътуване не е универсално, когато става въпрос за внедряване на стратегии или техники за подобрение. Това е умишлен процес, който изисква наблюдение, анализ, планиране и действие.

Но непрекъснатото усъвършенстване също се основава на идеята, че коучингът може да помогне на хората — и организациите — по пътя. Подобно на коучинга, непрекъснатото усъвършенстване е непрекъснато усилие. Изградена е върху основата на съвместна дейност , силен фирмена култура , и обратна връзка. Но също така изисква поддръжка и инструменти за непрекъснато подобряване, които да помогнат за поддържане на уменията и способностите остри.

В Well-Being вярваме, че всеки има потенциала да расте и да се трансформира. Знаем, че бизнесът се състои от хора. Така че, когато инвестирате във вашите хора, вие инвестирате в успеха на вашата организация.

Понякога непрекъснатото подобрение е най-малката промяна, която се натрупва с времето. В други случаи непрекъснатото подобрение върви ръка за ръка с адаптирането към промяната и изграждането на устойчивост, за да останете конкурентоспособни на днешния пазар. Независимо от това, процесът генерира резултати без болката, която идва с извършването на големи промени наведнъж.

Ако изглежда, че има място за подобрение в работата, или ако искате да станете лидер в индустрията, който остава пред кривата, използвайте непрекъснатото подобрение като рамка за извършване на положителни промени.

Какво е непрекъснато усъвършенстване?

Непрекъснатото усъвършенстване е процес на извършване на малки постепенни промени, които водят до значителни резултати въз основа на умишлено наблюдение на текущи процеси.

Известен също като Kaizen, методът на непрекъснато подобряване произхожда от Япония. Днес той е възприет от бизнеса по целия свят като начин за постигане оперативни постижения .

Основната идея зад непрекъснатото усъвършенстване е, че нито един процес не е перфектен и винаги има стая за подобрения . Целта е да се изтръгнат отпадъците, да се оптимизират ресурсите и овластяване на служителите да направи промени, които подобряват крайния резултат на компанията.

Консултант по подобряване на процесите Брайън Рагон казва, че това е „системно мислене, при което изграждаме вериги за обратна връзка, така че да получаваме информация от текущите процеси и да обмисляме как да ги подобрим“.

Ragone казва, че фокусът на непрекъснатото подобрение е три пъти:

• Подобряване на инструменти и материали
• Подобряване на хората и взаимоотношенията
• Подобряване на работната среда

Това често означава премахване на подутите инструменти. Друг път подобрява документацията за това как работите, така че всеки да може да влезе и да започне незабавно. То е също повишаване на квалификацията вашите хора. И накрая, това е премахване на бариерите в комуникацията или просто търканията в работните отношения.

И накрая, това подобрява физическото и психологическа безопасност на вашите хора на работа.

4 етапа на непрекъснато усъвършенстване

Непрекъснатото подобрение понякога се нарича цикълът на PDCA , което означава Plan-Do-Check-Act. И това са четирите етапа на непрекъснато усъвършенстване.

План: Мозъчна атака и планиране

Определете възможност за подобрение и съберете план за действие за управление . Например забелязвате, че вашите проценти на реализация са под средните за вашата индустрия. Така че вие ​​решавате, че ще изпратите последователност от имейли за грижа в допълнение към обаждането на вашите потенциални клиенти.

Направи: Тестване на решения

След като идентифицирате възможност и определите как най-добре да я адресирате чрез промяна, приложете тази промяна в малък мащаб. Правим това, за да измерим обективно неговата ефективност. За примера с последователност от имейли по-горе това може да означава изпращане по имейл само на малък процент потенциални клиенти (20% например).

Проверка: Проверка на ефективността

Работи ли промяната? Трябва да знаем, преди да можем да го приложим в цялата организация. Ако нашите тестови 20% от потенциалните клиенти преобразуват по-добре от останалите 80%, които не получават имейли за насърчаване, например, можем да заключим, че промяната е ефективна.

Действие: Внедряване на решението

След като потвърдите, че вашето решение е ефективно, е време да го внедрите в цялата организация, за да извлечете ползите.

Методи за непрекъснато подобряване

Има няколко метода за непрекъснато подобряване. Ето пет от тях:

• Методът Lean
• Методът Канбан
• Шест Сигма
• Тотално управление на качеството
• Гъвкава методология.

Нека да разгледаме всеки един.

Методът Lean

Методологията Lean е рамка за непрекъснато подобрение, която първоначално е разработена за производството. Оттогава е възприето от предприятия в други индустрии. Целта на Lean е да елиминира отпадъците и подобряване на ефективността . И го прави чрез рационализиране на процесите и елиминиране на дейности без добавена стойност.

Методът Канбан

Методът Kanban е рамка, която ви помага да визуализирате работата си и да оптимизирате работния си процес. Ключовият принцип на Канбан е да разделите работата си на по-малки задачи и след това да проследите напредъка на всяка задача през всеки етап от работния процес. Това ви помага да идентифицирате тесните места и областите на неефективност, за да можете да направите подобрения.

Шест Сигма

Six Sigma е статистическа рамка, която ви помага да идентифицирате и елиминирате дефекти във вашия процес. The целта на Six Sigma е да се постигне почти съвършенство чрез намаляване на дефектите до ниво Six Sigma . Това е процент на дефекти от 3,4 грешки на милион възможности.

Тотално управление на качеството

Цялостното управление на качеството (TQM) е рамка, която гарантира, че вашите продукти отговарят или надхвърлят очакванията на клиентите. TQM е изграден върху основата на непрекъснато подобрение. Той подчертава необходимостта от системно идентифициране и решаване на проблемите с качеството.

Гъвкава методология

The Гъвкава методология е рамка за управление на проекти за разработка на софтуер. Agile набляга на итеративното развитие, бързото създаване на прототипи и постоянната обратна връзка от заинтересованите страни. Целта е да се помогне на екипите да създават и стартират висококачествени софтуерни продукти по бърз и ефективен начин.

Защо непрекъснатото усъвършенстване е важно?

Повишена ефективност и производителност

Тъй като постоянно идентифицирате области, в които вашите процеси могат да бъдат подобрени, можете да създадете по-рационализиран работен процес, който намалява загубата на време и ресурси. В резултат на това вашият екип ще бъде по-продуктивен .

Подобрена ангажираност и взаимоотношения на служителите

Както Ragone каза, непрекъснатото подобрение се фокусира върху хората и взаимоотношенията точно толкова, колкото се фокусира върху инструментите. Веригите за обратна връзка при непрекъснато усъвършенстване означават, че служителите следят за възможности за подобряване на комуникацията.

Когато служителите се чувстват като част от непрекъснат процес на подобрение, те са по-ангажирани и инвестирани в успеха на компанията. И ще имате по-добри взаимоотношения между служители и мениджъри и по-положителна работна среда като цяло.

Намален отпадък

Чрез отстраняване на дефекти и рационализиране на процесите можете да подобрите качеството на вашия продукт или услуга. Това не само води до по-щастливи клиенти, но също така може да ви спести пари в дългосрочен план, като намали необходимостта от преработка и подмяна.

Намалени разходи

В допълнение към намаляването на отпадъците, непрекъснатото подобряване може да ви помогне да спестите пари и по други начини. Например, като рационализирате процеса си, може да успеете да намалите количеството инвентар, от който се нуждаете. И като идентифицирате грешките навреме, можете да избегнете разходите за поправянето им по-късно.

Подобрена удовлетвореност на клиентите

Когато премахнете отпадъците и дефектите, в крайна сметка получавате продукт или услуга, които е по-вероятно да отговорят на очакванията на клиентите. В резултат на това вашата организация ще се увеличи удовлетвореността на клиентите .

Намалено време на цикъл

Едно от предимствата на малките подобрения е, че можете да го направите бързо. Това означава, че можете да пуснете вашия продукт или услуга на пазара по-бързо и да започнете да виждате резултати по-рано.

Повишени иновации и оставане пред конкуренцията

Непрекъснатото усъвършенстване ви помага да останете пред конкуренцията, като ви насърчава постоянно да изследвате нови начини за подобряване на вашия процес. И като правите малки промени, можете да изпробвате нови идеи бързо и евтино, за да видите дали си струва да ги преследвате.

Когато разполагате със система за постоянни малки промени, никога няма да спрете да се подобрявате.

Позволява гъвкавост и адаптация към промяна

В днешната бизнес среда бързото адаптиране към промените е от решаващо значение за успеха. Изграждане на устойчивост като организация вече не е хубаво да го имаш. Това е задължително за всеки бизнес. Непрекъснатото подобрение ви помага да изградите система, която улеснява тестването на нови идеи и бързото прилагане на промените.

6-те стъпки в непрекъснатото усъвършенстване

Има много начини за внедряване на непрекъснато подобрение във вашата организация, но най-често срещаният метод включва следните шест стъпки:

1. Оценете текущото си състояние

Първата стъпка във всяка инициатива за подобряване на процеса е да разберете къде се намирате днес. Това може да стане чрез картографиране на вашите текущи процеси .

„Картите на процесите ви помагат да разберете текущите си работни процеси и ви позволяват да забележите възможности за подобрение (ако има такива).“

Brian Ragone, основател и консултант по управление на процеси в Puzzle

Ragone казва, че това е най-важната стъпка във всички форми на подобряване на процеса.

Прегледайте текущите си бизнес процеси с хората, които участват. Документирайте всяка стъпка (дори тези, които смятате за неуместни). Запишете реда, в който вашите хора изпълняват тези стъпки до края на процеса.

След това създайте диаграма на потока, като използвате a инструмент за картографиране на процеси за да покажете стъпките на вашия поръчан процес, така че да можете да видите всеки детайл с изглед от птичи поглед

След това определете ролята, отговорна за всяка стъпка във вашия процес и използваните инструменти. Управление на проекти инструменти, като Asana, могат да помогнат в този процес. Не забравяйте, че непрекъснатото подобряване се отнася до вашите инструменти и материали, хора и взаимоотношения и среда.

Трябва да започнете да откривате пропуски и възможности за подобрение сега.

2. Идентифицирайте първопричината за проблемите

След като разберете къде вашият процес се поврежда, е време да разберете защо. За да идентифицирате първопричината за проблем, задайте тези пет въпроса:

• Какво стана?
• Кога се случи това?
• Кой беше замесен?
• Какво правеха те?
• При какви условия се случи?

Използвайки тези подкани, може да открием, че:

• Възможни клиенти попълват нашия формуляр за заявка за демонстрация, но така и не се появяват
• Седмица след като попълниха формуляра
• Лидерът, нашият CRM и нашият екип по продажбите бяха включени
• Възможният клиент попълни формуляра, нашият CRM ни уведоми за нов възможен клиент и нашият търговски екип квалифицира потенциалния клиент и му изпрати покана за разговора
• Водещите клиенти чакат два дни, за да получат покана

От този анализ можем да забележим две области като потенциални първопричини: демонстрационното повикване, време за изчакване на покани, и тонът на поканата.

3. Разработете решение

След като вече знаете къде вашият процес се поврежда и защо, можете да създадете план за справяне с проблема.

Този план трябва да включва хората, които отговарят за стъпките във вашия процес. Обмислете потенциални решения и след това изберете този, който обещава да бъде най-ефективен.

4. Приложете решението

След като имате решение, е време да създадете план за прилагането му.

Този план трябва да включва времева линия за изпълнение, списък с отговорности и всички ресурси, от които ще се нуждаете. След това приведете плана в действие.

5. Оценете резултатите

След като внедрите решението си, е време да видите дали работи.

Оценете резултатите от вашето решение спрямо първоначалните си цели за подобрение. Ако не работи по план, върнете се към трета стъпка и обмислете друго решение.

6. Стандартизирайте процеса

Ако решението ви е било успешно, поздравления! Последната стъпка е да се уверите, че процесът се следва правилно оттук нататък.

За да направите това, създайте стандартни оперативни процедури (SOP), които описват стъпките във вашия процес. Тези СОП трябва да са ясни и лесни за следване, така че всеки да може да ги изпълнява.

Трябва също да създадете контролни списъци или блок-схеми, които могат да се използват като справка, когато следвате процеса.

Но не забравяйте, че решенията никога не са окончателни с модела на непрекъснато подобрение. Създайте вериги за обратна връзка, които ви позволяват непрекъснат достъп до вашите процеси за подобряване.

7 начина за подобряване непрекъснато подобрение

Винаги има място за подобрение във всеки процес, дори процес, който е предназначен да бъде подобрен. Ето няколко начина, по които можете да направите усилията си за непрекъснато подобряване още по-ефективни:

1. Създайте вериги за обратна връзка

Най-добрият начин да насърчите непрекъснатото усъвършенстване е да създадете култура, която го подкрепя. Насърчавайте участието на служителите чрез искане и получаване на обратна връзка .

И когато служителите направят предложения, вземете ги на сериозно и им дайте необходимите ресурси, за да направят тези подобрения. Може да помогне и във вашия ангажираност на служителите усилия.

2. Фокусирайте се върху клиента

Целта на непрекъснатото подобряване е да създадете по-добър продукт или услуга за вашите клиенти. Така че е важно да ги имате предвид, когато правите промени.

3. Поставете SMART цели

SMART цели да ви помогне да сравните напредъка си и да видите дали правите подобренията, които искате.

4. Бъдете гъвкави

Не се страхувайте да промените плановете си, ако намерите по-добър начин да направите нещо. Целият смисъл на непрекъснатото усъвършенстване е гъвкавостта в начина, по който подхождаме към работата и промените.

5. Бъдете готови да грешите

Ако ти си получаване на обратна връзка от вашите служители , не всичко ще бъде обратната връзка, която харесвате. Не забравяйте да подхождате към всяка обратна връзка с отворен ум.

Като Глен Роджърс, главен изпълнителен директор на Поплавък казва на своя екип: „Търсете непрекъснато подобрение, като приветствате обратната връзка, вместо да се защитавате срещу нея. Вашето пътуване за самоусъвършенстване изисква образование, търсене на съвет от другите и готовност да грешите.

6. Съобщете плановете си

Уверете се, че всички във вашата организация знаят какви са вашите планове и как могат да помогнат. Добра комуникация ще помогне на всички да останат на една и съща страница и да работят заедно за подобряване на вашите процеси.

7. Празнувайте успехите си

Когато направите успешно подобрение, отделете време да го отпразнувате. Това ще помогне да мотивирате членовете на вашия екип и ще им покажете, че усилията им се оценяват.

Започнете своето пътуване за непрекъснато усъвършенстване

Постоянното подобряване е мощен инструмент за всяка организация. Използвайки го, можете да правите малки, постепенни подобрения, които водят до големи резултати с течение на времето.

Ключът към успеха с непрекъснато усъвършенстване е да започнете с малко. Не се опитвайте да правите твърде много наведнъж. Вместо това направете една или две постепенни промени, като се фокусирате върху една област наведнъж.

Не забравяйте, че целта е да направите своя процес по-добър, а не перфектен. Винаги ще има място за подобрение, така че не се стремете съвършенство .

И ако не сте сигурни откъде да започнете, опитайте Well-Being. Създаването на възможности за подобряване започва със събирането на правилните системи за поддръжка, които да ви помогнат да стигнете до там. Коучът може да ви помогне да предоставите персонализирана подкрепа на вашата работна сила, за да помогнете за създаването на поток от стойност, който се представя.