Планиране при извънредни ситуации: 4 стъпки за подготовка за неочакваното

Лидерство И Управление

Автор - Стоян Вазов

Преминете към раздела

Какво е планиране при извънредни ситуации?

Защо планирането за извънредни ситуации е важно?

4 стъпки за разработване на план за действие при извънредни ситуации

Повечето дни на работа са както обикновено - надявате се. За съжаление има и дни, в които нищо не изглежда както трябва. Понякога тези проблеми са просто част от управлението на организация. И някои дни те могат да бъдат голямо смущение в работата ви.

Тъй като вашите клиенти и клиенти разчитат на вас да изпълните обещаното, важно е да разполагате с резервен план. Няма начин да предотвратите възникването на всички злополуки, но можете да намалите въздействието им с малко стратегическо планиране .

Вместо да чакат да се разиграе най-лошият сценарий, компаниите - и физическите лица - могат да съставят план за действие при извънредни ситуации. Това помага да се гарантира, че нормалните бизнес операции продължават възможно най-гладко.

Научете какво е бизнес план за извънредни ситуации, защо трябва да имате такъв и как да започнете да планирате в тази статия.

Какво е планиране при извънредни ситуации?

Планирането за извънредни ситуации е част от стратегията за управление на риска на бизнеса. Ето как компаниите предвиждат потенциални смущения в бизнеса.

Какво е планиране при извънредни ситуации?

Планирането за извънредни ситуации е план за действие, въведен, за да помогне на отделни лица, екипи и организации да минимизират прекъсванията. Най-общо казано, ние мислим за това като за „план Б“. Плановете за извънредни ситуации са по-малко за това как да се смекчат негативните събития и повече за проактивно развиване на умения за решаване на проблеми.

Въпреки че традиционно планирането при извънредни ситуации е било област на фокус за мениджъри и организации, има много ползи и за отделните лица.

Защо планирането за извънредни ситуации е важно?

За да разберете планирането за извънредни ситуации, най-добре е да погледнете по-широко. Разбира се, когато компаниите разполагат с план за управление на кризи, всички спят малко по-добре през нощта. Хубаво е да знаеш, че ще знаеш какво да правиш, ако нещо се случи.

Но в живота - както и в бизнеса - единствената истинска константа е промяната. Като Тина Гупта, вицепрезидент по талантите и опита на служителите в WarnerMedia го казва , „Промяната не е нещо, за което трябва да се решим.“ Страхът от промяната и несигурността кара хората да се крият от тях, тълкувайки всяка груба реакция като знак за предстоящ крах.

Когато прегръщаш перспектива за бъдещето , вече не трябва да се страхувате от несигурността. Планирането за извънредни ситуации се превръща в стратегия проактивен вместо реактивен . Това е упражнение за търсене на начини за процъфтяване, вместо за оцеляване.

Well-Being нарича този тип хора a далновиден лидер . Вместо да бягат от потенциални заплахи или да се преструват, че всичко е наред, те култивирайте гъвкаво мислене . Тези хора съчетават оптимизъм, прагматизъм и способност да си представят бъдещето (или, което позитивните психолози наричатпроучване ).

Пример за планиране при извънредни ситуации:

Нека да разгледаме как WarnerMedia успя да приеме планирането за извънредни ситуации като инструмент за изграждане на психологически безопасна среда.

Провеждане на оценка на риска

Преди да можете да създадете план за действие при извънредни ситуации, трябва да идентифицирате рисковете, които могат да повлияят на вашия бизнес. Най-добрият начин да направите това е с подкрепата на вашия екип. Проведете сесия за мозъчна атака, където можете да обсъдите скорошен опит, предстоящи инициативи и често срещани клопки.

Този тип оценка на риска не може да ви предпази от изненада. Утрешният ден ще има неочаквани събития, много от които никога не са се случвали преди във вашата организация (месечни спирания поради пандемия някой?) Вместо това мислете за тази оценка като за извеждане на повърхността на нещата, за които можете да се подготвите, и отваряне на въображението на всеки към набора от възможни пречки и резултати . Това ще подготви помпата за информираност, гъвкаво мислене и ориентация към търсене на решения.

Не правете грешката да ограничавате срещата само до мениджъри. Вашите начални служители и индивидуални сътрудници ще имат много представа за това какво може да се случи - и как да се справят с него.

Компаниите често превръщат стратегическото планиране в годишно събитие, но вие трябва да преглеждате плана си за действие при извънредни ситуации по-често. В идеалния случай оценката на риска трябва да бъде естествена част от планирането на всяка нова инициатива.

4 стъпки за разработване на план за действие при извънредни ситуации

Ето 4 стъпки за разработване на план за извънредни ситуации за вашия екип:

1. Идентифицирайте тригерите

Какви са рисковете? Първата стъпка в планирането на извънредни ситуации е да знаете за кои сценарии се подготвяте. Невъзможно е да се предвиди всичко, но има вероятност да се сетите за един (или десет) най-лоши сценария, които биха отменили операциите.

Поставете тези сценарии в ред на вероятност. Най-вероятните и важни ще формират гръбнака на вашия план за действие при извънредни ситуации.

2. Разгледайте ситуацията

Във вашия хипотетичен сценарий какъв би бил най-вероятният курс на действие? Запишете това, но не забравяйте да попитате: това ли е най-добрият курс на действие? Ако вашият нов план е значително различен от това, което сте правили преди, ще искате да го обсъдите с вашите лидери.

Включете екипа си в този етап от процеса. Едно от предимствата на предварителното планиране е, че имате време да обмислите отговорите. Ако смущението се е случило преди, попитайте ги какво са направили, за да го разрешат и какво биха искали да са направили по различен начин.

3. Определете кой трябва да знае

След като създадете жизнеспособен план, определете кои са заинтересованите страни. Определете кой трябва да знае веднага щом плановете се променят и кой ще отговаря за задействането на план Б. Ако някой трябва да разреши покупки, да предостави достъп до ресурси или по друг начин да подкрепи плана, уверете се, че и той знае.

4. Практикувайте

Ако можете, направете тренировка на вашия план за възстановяване след бедствие. Спецификата ще варира в зависимост от „бедствието“, но преминаването през плана е полезно упражнение. Това ще ви помогне да забележите области, които може да не сте в състояние да предвидите предварително.

Например, когато пандемията от коронавирус изпрати милиони работници в локдаун, компании, които вече го направиха дистанционна работа действащите политики бяха в идеалната позиция за промяната. Компаниите, които разчитаха на физически работни места, трябваше бързо да разработят стратегии, за да гарантират, че отдалечените членове на екипа разполагат с технологията и подкрепа, от която се нуждаеха, за да работят от вкъщи за продължителен период от време.

Как да поддържаме план за действие при извънредни ситуации

Като цяло е добра идея да преразглеждате плана си за действие при извънредни ситуации на (най-малко) годишна база. Възможно е обаче да има други събития, които да предизвикат преглед на вашите стратегии за възстановяване.

Има три основни части на вашия план: спусъкът (или неочаквано събитие), планираният курс на действие и хората, които участват. Ако някое от тези се промени, ще искате да актуализирате плана си.

Например преминаването към нова система, платформа или работен процес би довело до промяна както във вашия план като, така и в план Б. Ако наемете за нова длъжност, която е между функциите, това може да промени хората, които участват.

Последни мисли

Вашият план за непрекъснатост на бизнеса не е просто упражнение за готовност. Това е възможност да помогнете на вашите екипи да се научат как да станат по-гъвкави и креативни в решаването на проблеми.

Всеки, от екип за управление на проекти, разработващ план за действие при извънредни ситуации за внедряване на нов стимул за продажби, ИТ екип, планиращ пускането на нова система, или мениджър, обучаващ служител чрез създаване на план за действие при извънредни ситуации за спазване на работните срокове, трябва да разработи това умение. Във време на несигурност и постоянна промяна обмислянето на възможни проблеми и алтернативи предварително е част от живота.

Гупта от WarnerMedia казва, че овластяването на нейния екип чрез обучение им е помогнало да „преминат от претоварване към процъфтяване чрез промяна“. Когато се доверят на себе си, на компанията и на плана, служителите стават по-уверени. Те са по-склонни да поемат рискове и се доверяват един на друг.

Когато нещата се объркат, вашият план няма просто да минимизира потенциалното въздействие. Това ще даде възможност на вашия екип да процъфтява в несигурност, докато реагира на всичко, което им се изложи.