8 умения за управление на времето, които да ви помогнат да възстановите баланса си между работа и личен живот

Коучинг

Автор - Стоян Вазов

Ако сте като мен, списъкът ви със задачи не става по-кратък.

И с темпото, с което нещата могат да се променят, този списък вероятно също се променя. Приоритетите се изместват, проектите се разширяват или сриват и в резултат на това списъкът има тенденция да расте. Някак си не мислим да премахваме неща от списъка. Така че, когато става въпрос за опит да се свърши всичко (и то направено добре), това изисква повече от просто да се надяваме нещата да се получат.

Имате нужда от умения за управление на времето. Всъщност всеки го прави.

В нашия сегашен свят на хибридна работа хората спестяват време, като не пътуват до работа или не пътуват по работа. Повече от 75% от хората съобщават, че работата от вкъщи им спестява време . Но в същото време знаем, че служителите са стресирани. А нивата на стрес достигнаха най-високото си ниво за всички времена.

Всъщност, 76% от американците съобщават, че стресът вреди на продуктивността им . Ние също знаем, че служителите са борба с прегарянето . Други може да почувстват парализата от това, че не знаят откъде да започнат или как управляват енергията си или достатъчно време за успех.

Въпреки че връзката може да не е очевидна, управление на времето уменията могат да помогнат. Уменията за управление на времето могат да помогнат за облекчаване на отрицателните въздействия на стреса, прегарянето и непроизводителността. Уменията за управление на времето сами по себе си няма да решат прегарянето, стреса и неангажираността. Но уменията за управление на времето могат да бъдат път към подпомагане на по-доброто цялостно управление на опит на служителите . А за служителите - техния живот.

Знаем, че хората трудно управляват времето си, особено когато приоритетите се променят толкова бързо. Ефективните умения за управление на времето могат да бъдат разликата между просперитет и размахване. И това е повече от просто да се уверите, че имате достатъчно време през седмицата, за да изпълните задачите си.

В тази статия ще говорим за някои ключови умения за управление на времето, които можете да започнете да изграждате днес. Ще говорим също защо уменията за управление на времето са важни - и как можете да подобрите своите.

8 умения за управление на времето

Ако търсите начини да изградите ефективни умения за управление на времето, очертахме осем ключови способности.

8 умения за управление на времето

Гледам напред
Оценяване на приоритетите
Взимам решения
Поставяне (и разбиране) на цели
Общуване и уточняване на ангажименти
Да знаете кога да делегирате
Моля за помощ
Организиране за победа

1. Гледайки напред

Добрите умения за управление на времето започват с гледане напред. Планирането напред е повече от просто разглеждане на вашия списък със задачи за седмицата. Можем да мислим за планирането напред по два начина.

Първо, има осезаеми, по-транзакционни компоненти на задачи. Това включва неща, които трябва да завършите. Оценява важните задачи. Какво трябва да направите, за да придвижите собствената си работа напред и какви задачи са на критичния път за другите да продължат напред?

Например, да приемем, че сте ръководител на проекти за технологична компания. Вие ръководите проект, при който вашата организация стартира нова маркетингова кампания. Знаете, че за да се подготвите за предстояща начална среща, трябва да обхванете детайлите на проекта. Трябва да очертаете всички необходими ресурси и членове на екипа, които ще трябва да бъдат включени. Трябва да помислите за времето, реалистично, което ще отнеме завършването на проекта.

Но второ, има и широкообхватно мислене . Стратегическото мислене за бъдещето означава повече от просто определяне на детайлите на транзакцията.

Да се върнем към този проект. Ако сте ръководител на екип, знаете, че този проект води до по-големи цели за организацията. Тази маркетингова кампания не е само еднократна кампания. Той е свързан с визията и марката на вашата организация. Вие виждате този проект като само един от многото, които ще ви помогнат да поставите основата за това, което се опитвате да постигнете с вашата марка.

В основата на всичко това изисква стратегическо планиране и усещане за насоченост към бъдещето . Докато бъдещето винаги е обект на промяна, по-добре е да се опитате да добиете представа за това какво може да крие бъдещето. Да бъдеш реалистичен и прагматичен за бъдещето може да ти помогне да прецениш къде е най-добре да прекарваш времето си.

време-управление-умения-време-блок-графика

2. Оценяване на приоритетите

Стратегическото мислене и приоритизирането вървят ръка за ръка. Знаем, че управлението на времето изисква добри умения за приоритизиране.

Но е необходима известна практика, за да можете да прецените добре приоритетите. Например, може да имате някои по-спешни задачи, които отнемат по-малко време. Или може да имате елементи с по-нисък приоритет в списъка си със задачи, чието изпълнение ще отнеме доста време. Трябва да влезете в практиката да претегляте важността спрямо времето.

Например, в момента работя върху няколко различни проекта. Знам, че моето ежедневно писане е атрябва дада се свърши. Но също така работя върху по-голям проект за писане, който изисква повече време. Реших да се опитам да свърша по-голямата част от ежедневното си писане възможно най-рано в работния си ден.

По този начин мога да прекарам голяма част от времето си, фокусирайки се върху по-големия приоритетен проект. Въпреки че не е настъпил за известно време, знам, че все още трябва да отделя време през цялата си работна седмица, за да мога да го завърша добре.

Лоис Мелконян, Well-Being Premier Silver Coach, работи с членовете върху техните умения за управление на времето. Тя препоръчва използването на рамка, наречена Метод на Айви Лий .

„Тази вечер напишете шестте най-важни неща, които трябва да свършите утре. Започнете с първия елемент утре сутрин и работете, докато не приключите, преди да преминете към следващия елемент. Ако ви прекъснат или не можете да изпълните задача, преместете я в нов списък от шест елемента за следващия ден. Правете това за една седмица и вижте какво ще се случи с управлението на времето ви.
Лоис Мелконян, Well-Being Premier Silver Coach, MCC

3. Вземане на решения

Когато става дума за техники за управление на времето, взимам решения е задължително. След като сте планирали предварително и сте оценили приоритетите си, трябва да вземете решения за това къде е най-добре да прекарате времето си.

Вашето време е ценно. Свършването на нещата и спазването на крайните срокове са добри. Но трябва да картографирате вашите вземане на решение към вашите дългосрочни цели. И така, след като оцените приоритетите и отговорностите си, е време да вземете решения за тях.

4. Поставяне на цели

Ако все още не сте забелязали, тези техники за управление на времето са взаимосвързани. Те надграждат един друг и работят заедно един с друг.

Докато оценявате, приоритизирате и вземате решения, важно е да разбирате целите си. Ако нямате цели, може би е време да ги направите поставяне на цели . Без цели рискувате безцелно да прекарвате времето си в задачи.

Уверете се, че разбирате добре какви са вашите цели. Но освен разбирането на „какво“, е важно да разберете „защо“. Каква е целта на вашите цели? Как вашите цели ви помагат да се доближите една крачка до достигането на пълния си потенциал? Какво означават вашите цели в контекста на това, което се опитвате да постигнете?

5. Комуникирайте добре

Друг важен компонент на уменията за управление на времето е комуникационни умения . Живеем в свят на сътрудничество. Вероятно си сътрудничите с колеги по много от вашите проекти. Свършването на нещата рядко е самостоятелно преследване.

Така че комуникацията е ключова за успешното управление на времето ви. Например, ако решите да деприоритизирате определен проект или елемент от списъка си със задачи, на кого може да се отрази това? Как съобщавате вашите приоритети, вашите решения и вашите работни процеси на членовете на вашия екип?

По-доброто управление на времето идва с по-добра комуникация. Помага да усъвършенствате тези меки умения, за да си сътрудничите и да общувате по-добре с вашия екип.

Умения-за-управление-на-времето-мъж-усмихнат-пред-камерата

6. Да знаете кога да делегирате

Да си върнеш контрола върху времето си е парадокс. Понякога идва с добра доза отпускане. Но понякога това е наистина трудно да се направи, особено в a управление на екипа настройка.

Да знаете кога можете да делегирате задачи на други е важно умение. Наистина ли трябва да присъствате на тази среща? Трябва ли да сте човекът, работещ по конкретен проект? Можете ли да включите друг съотборник? Ако сте мениджър, къде можете да делегирате работа на екипа си?

Мисля за делегация и как може да ви помогне да освободите част от времето си, което да отделите за най-важните си задачи.

7. Молба за помощ

Лично това е аспект на управлението на времето, с който се боря. Като самопровъзгласил се за угодник на хората, имам проблеми с молбата за помощ. Понякога е вдигане на ръка и казване, че имате нужда от допълнителни насоки, помощ и дори ресурси. Но молбата за помощ не винаги е това, което звучи.

Понякога молбата за помощ е поставяне на граници . Може би трябва да кажете „не“ на определен проект. В Well-Being говорим много за преговори и съзнателно ангажиране с нашите действия. Това означава, че ние не само ясно съобщаваме какво се ангажираме да постигнем. Но също така предоговаряме ангажименти, молим за помощ, поставяме граници и казваме „не“.

Това не е естествен мускул за мен. И това е умение, върху което съм работил с моя треньор. С коучинга успях да оценя по-добре собствените си приоритети и дългосрочни цели.

Знам, че за да постигна някои от тези цели, трябва да преговоря отново, за да огранича прегарянето или стреса. Ако в крайна сметка кажа „да“ на всичко или се ангажирам с неща, които не мога да свърша, това няма да работи добре. Няма да настроя себе си или екипа си за успех.

8. Организиране за победа

Организирането за победа е нещо, за което говорим много в Well-Being. Като едно от нашите поведения с голямо въздействие, тази идея е, че трябва да се организираме по-добре, за да можем да постигнем най-въздействащата си работа.

Организационни умения са повече от просто да се уверите, че вашите системи, файлове, работни потоци и т.н. са подравнени. Става въпрос и за разглеждане на човешките компоненти, като например как екипите работят заедно или си сътрудничат.

Организирането на работата ви може да помогне за намаляване на това отлагане порив. Също така помага да можете да оцените всички необходими ключови играчи и информация, от която се нуждаете, за да свършите определена важна задача. В крайна сметка това може да направи и някои от тези големи, важни задачи по-постижими.

Защо уменията за управление на времето са важни?

Уменията за управление на времето носят много ползи както за служителя, така и за организацията. Но един общ знаменател е, че тези умения помагат да отключите повече възможности и в крайна сметка повече потенциал.

„Как правиш едно нещо, така правиш всичко... през повечето време. Когато решите да структурирате деня си, вие съобщавате на себе си и на хората около вас, че имате план да направите това, което казвате, че е важно. Дори когато нещата изникват, приоритетите ви са ясни. Колкото повече откриете, че можете да постигнете, толкова по-често ви се предлагат възможности да се потопите в области, които може би никога не сте си представяли.“
Лоис Мелконян, Well-Being Premier Silver Coach, MCC

За служителя

Първо, има ползи за индивида и служителя. Ако търсите начини да подобрите уменията си за управление на времето като служител, това е полезно по редица причини.

По-добър баланс между работа и личен живот. Ако не управлявате добре времето си, това означава, че жертвате части от личния си живот, за да свършите работата. Огромна полза от изграждането на умения за управление на времето е да си възвърнете баланс между работата и живота .

Подобрена производителност. Една голяма полза от овладяването на вашите умения за управление на времето е повишената производителност. Когато знаете как най-добре да приоритизирате, да вземате решения и да прекарвате времето си, продуктивността ви се увеличава. Нашите данни всъщност показват това с коучинг можете да увеличите продуктивността си с 50% .
Намален стрес. Управление на стреса и управлението на времето вървят ръка за ръка. И изследванията го подкрепят. Науката ни казва това когато управляваме времето си добре, нивата на стрес намаляват .

умения за управление на времето-работа-живот-баланс

За организацията

Но второ, има и ползи за организацията. Инвестиране в уменията на вашите служители за управление на времето може да ви помогне да поставите бизнеса си крачка напред.

По-добра позиция за постигане на целите. Вашата способност да постигате организационните цели зависи от уменията за управление на времето в мащаб. Ако вашите служители разбират поставените цели, вие сте в по-добра позиция да постигнете тези цели. Това води до ефект на вълни от положителни въздействия в целия бизнес.

Подобрена организационна продуктивност. За да сте сигурни, че можете да увеличите производителността в мащаб, е важно да инвестирате в умения за управление на времето. Едно проучване установи, че Уменията за управление на времето имаха значително положително въздействие върху организационната продуктивност . По-конкретно, гарантирането, че служителите знаят как да приоритизират работата си, беше ключът към отключването на продуктивността в мащаб.
По-добро привеждане в съответствие и сътрудничество. Едно от ключовите умения за управление на времето е комуникацията. Когато екипите комуникират и се организират, за да спечелят, компаниите виждат по-добро съгласуване. Това води до повишено сътрудничество (заедно с производителността), което улеснява служителите да поддържат основните приоритети в горната част на списъците си.

4 начина да подобрите уменията си за управление на времето

Ако търсите някои съвети за управление на времето, ние очертахме четири начина да ви помогнем да подобрите уменията си.

1. Започнете, като разберете целите си

Поставянето на цели е критичен аспект от управлението на времето. Ако не знаете накъде отивате, е трудно да разберете какво трябва да правите в настоящето.

Вашите цели - и вашата цел — ще ви помогне да служите като пътна карта. Като разберете дългосрочните си цели и целта на работата, можете по-добре да поставите приоритетите си там, където сметнете за добре. След като зададете целите си, можете да ги разделите на по-малки части. Оттам нататък това ще ви накара да разберете как най-добре да приоритизирате задачите си (и времето си).

2. Наберете приоритетите си

Станете наистина добри в разбирането на това, което е най-важно за вас и вашата работа. За мен това изисква много размисъл и специално пространство за мислене.

Всеки път, когато получа нов проект или нова задача, се опитвам да си задам следните въпроси:

Ако деприоритизирам този проект, кого ще засегне?
Какъв проект ще има максимално положително въздействие върху бизнеса?
Какъв проект мога да оставя на заден план?
Има ли нещо в чинията ми, което не е в съответствие с целите, които съм си поставил? Ако да защо?

Моят треньор ми помогна да обмисля списъка си със задачи с тази леща на въздействие и усилия. Това ми помага да държа наистина фокусиран върху най-важните неща.

И според изследване на Well-Being коучингът помага за увеличете фокуса си . Всъщност членовете, които са започнали от ниско, виждат 3,2 пъти увеличение на нивото на фокус с коучинг.

3. Поставете (и поддържайте) силни граници

Това е трудно и голямо. Добрите умения за управление на времето често се превръщат в добро поставяне на граници. Помните ли онази част за казването „не“? Започнете да го практикувате.

За да поддържайте баланс между работа и личен живот което ви прави ефективно продуктивни в работата ви, имате нужда от здрави граници. Не е възможно непрекъснато да поемате купища нова работа, без да я управлявате добре.

И част от управлението на вашето време означава управление на вашите граници. Можете да работите с треньор, за да ви помогне да практикувате определянето на граници, независимо дали това е с вашия екип или дори с вашия мениджър.

4. Не мислете, че трябва да го направите сами

Отключването на умения за управление на времето в мащаб във вашата работна сила е работа, която изисква допълнителна подкрепа и ресурси. Освен това изисква индивидуализирана подкрепа и внимание, от развиване на силни взаимоотношения с мениджър и служител до предоставяне на правото професионално развитие .

Вашите служители се нуждаят от допълнителна подкрепа, за да изградят уменията и способностите, от които се нуждаят, за да помогнат на вашата организация да успее. И за да направите това, е важно да признаете, че това е инвестиция във вашите хора.

Помислете как Well-Being може да помогне в подкрепа на вашите организационни цели. С персонализирани индивидуален коучинг , можете да помогнете на вашите служители да развият по-добри и по-добри умения самосъзнание за приоритизиране на това, което има значение. Всеки служител ще има своите силни страни и възможности. Важно е да се срещнете със служителите там, където са, за да помогнат отключват пълния им потенциал .