7 вида срещи (и как да ги организирате правилно)

Производителност

Автор - Стоян Вазов

служители-телеконферентни-обаждания-типове-срещи

Преминете към раздела

7 различни вида срещи

Как да планирате ефективни срещи, които добавят стойност към вашия екип

Ако смятате, че посещавате повече срещи от преди, това е така.



На работно място в средата на Covid, броят на срещите, на които присъстваме, се увеличи . Независимо дали сме работя от вкъщи или в офиса, важно е да разберем различните видове срещи, в които участваме.

Срещи са начин за сътрудничество , споделяйте информация и намерете решения като екип , без значение откъде работим. Те са възможност за използване техники за мозъчна атака за генериране на нови и креативни идеи.

Проблемът е, че много срещи, които се провеждат днес, са неефективни. Според доклада на Doodle за състоянието на срещите, професионалистите прекарват по 2 часа всяка седмица в безсмислени срещи .

Как можем да накараме срещите да се чувстват по-малко като загуба на време и по-продуктивен ?

Нека започнем, като научим за различните видове срещи и как да се уверим, че те добавят стойност към вас и вашия екип.

7 различни вида срещи

Когато се направи правилно, всяка среща, на която присъстваме, служи на важна цел. Нека се запознаем с някои важни типове, за да можем по-добре да разберем как да ги провеждаме по правилния начин.

Ето 7-те най-често срещани вида бизнес срещи:

  1. Срещи за вземане на решения. Те се извикват, когато трябва да се предприеме действие от група.
  2. Срещи за решаване на проблеми. Те се използват, когато група трябва да се събере, за да реши конкретен проблем.
  3. Тиймбилдинг срещи. Тези срещи се използват за изграждане на сплотеност в групата и подобряване на начина, по който членовете на екипа работят заедно.
  4. Срещи за мозъчна атака. Те се използват за генериране на нови идеи или за създаване на връзки между нови или иновативни концепции.
  5. Индивидуални срещи. Това е среща, планирана между двама души, за да обсъдят нещо конкретно.
  6. Тримесечни срещи за планиране. Провеждани на всеки три месеца, те се използват за планиране как екипът ще изпълни целите на компанията.
  7. Срещи за настаняване. Тези срещи се използват за наблюдение на напредъка на задачата спрямо очакван резултат.

Нека разгледаме всеки малко по-подробно:

1. Срещи за вземане на решения

Срещата за вземане на решения е съвместно усилие, ръководено от a ръководител екип .

Според McKinsey е така обикновено се състои от 6 до 8 участници и съдържа структуриран дневен ред, който идентифицира решение, което трябва да се вземе .

Включените участници са ключови лица, вземащи решения, или експерти по предмета. Например, вземането на решение за нов наем ще включва само определени служители като мениджъри по наемане.

За провеждане на ефективна среща за вземане на решения, участниците трябва да знаят предварителнокакрешението ще бъде взето , обяснява статия в Harvard Business Review.

Например, ако екипът не може да постигне консенсус в рамките на 60 минути, той ще го подложи на гласуване или ключовият човек, който взема решения, ще направи последното решение. Знаейки предварително как ще се стигне до решението, се избягва загубата на време.

Друг важен аспект на срещите за вземане на решения е събирането на информация. Ще искате да сте сигурни, че разполагате с цялата необходима информация, за да вземете най-доброто решение.

Примери:

  • Вземане на решение за a нов наем
  • Създаване на работодателска марка промяна
  • Оперативни промени като съкращаване или намаляване на разходите
  • Окончателно одобрение на проект

2. Срещи за решаване на проблеми

Основната цел на срещата за решаване на проблеми е за намиране на оптималното решение на проблем, пред който е изправена организацията.

И когато става въпрос за намиране на най-добрия курс на действие, две глави (или няколко в този случай) са по-добри от една. Статия в Harvard Business Review обяснява, че ефективните срещи за решаване на проблеми изискват участниците да се съберат и да генерират колкото се може повече потенциални решения колкото е възможно.

След като тази цел бъде постигната, участниците трябва да решат кой ще приложи най-доброто решение. Тази отговорност може да бъде възложена на един човек или споделена между няколко членове на екипа.

И накрая, една успешна среща за решаване на проблеми не е пълна без идентифициране на първопричината за проблема. Разбирането какво е довело до проблема на първо място ще предотврати повторната му поява.

Примери:

3. Тиймбилдинг срещи

Тиймбилдинг срещи са предназначени да укрепят екипната работа, доверието и сплотеността. Подобряване на начина, по който служителите работят заедно води до повишаване на производителността както и щастието на служителите .

Срещата за изграждане на екип има за цел да създаде забавна и интерактивна атмосфера чрез използването на игри или екипни предизвикателства. Това е чудесна възможност за организаторите или лидерите да се включат и да създадат по-силни връзки със своите екипи.

Тъй като все повече служители работят дистанционно , виртуалните срещи за изграждане на екип стават все по-важни. Те са начин за ангажирам се и се свържете с служители, които работят от вкъщи и май се чувстват изолирани от членовете на екипа и организацията си . Ангажирането с отдалечени служители помага за предотвратяване на фирмената култура и морал на служителите от влошаване.

Примери:

  • Виртуални настолни игри
  • Виртуални отборни предизвикателства
  • Обяд и учене
  • Вътрешни TED разговори
  • Екипни излети

4. Мозъчна атака

Сесиите за мозъчна атака са срещи за иновации. Участниците си сътрудничат, за да генерират нови и креативни идеи.

По време на тези сесии членовете на екипа работят като равнопоставени сътрудници или под ръководството на фасилитатор. Тези срещи за генериране на идеи са слабо структурирани, което позволява на екипите да „мислят мащабно“ и разгърнете творческия им потенциал . С помощта на различни техники за мозъчна атака като мисловни карти , служителите използват своите умения за творческо мислене да излезе със свежи идеи или нови продукти.

бизнес-среща-планиране-типове-срещи

Срещи за генериране на идеи са най-успешни, когато екипите са разнообразни . Разнообразните перспективи генерират по-добри идеи, идентифицират потенциални слепи петна и създават по-иновативни решения.

Примери:

  • Разработване на продукти
  • Създаване на рекламна кампания

5. Индивидуални срещи

Срещата един на един е среща между двама души. Той е планиран за конкретна цел.

Например, може да бъде a преглед на ефективността между мениджър и техен служител, или a среща между търговски представител и техен клиент .

Въпреки че не е необходимо да следвате дневен ред по време на индивидуален разговор, текущ документ за това, което всеки човек трябва да обсъди, е обичайно. В противен случай срещата е свободно форматирана и се развива като нормален разговор .

Според Microsoft Workplace Insights, индивидуалните проверки се увеличиха с 18% от пандемията . Тяхното изследване установи, че редовните допирни точки насърчаване на чувство за връзка и забавление за отдалечени служители.

Примери:

6. Тримесечни срещи за планиране

На всеки три месеца екипите се събират, за да внедрят стратегическо решение на компанията краткосрочни и дългосрочни цели .

Подобно на срещите за решаване на проблеми и вземане на решения, присъствието е ограничено до участници, които ще изпълнят плана. От всеки участник се очаква да допринесе и да се ангажира с изпълнението на плана.

Докато структурата на срещата може да варира, тя обикновено се ръководи от ръководителя на екипа, който възлага задачи на всеки участник .

Тримесечните срещи за планиране са чудесен начин за проследяване на напредъка на екипа и поддържайте членовете на екипа мотивирани . Те също са добра възможност за размисъл върху предходното тримесечие и преглед на това, което трябва да се изпълни през следващото.

Примери:

7. Срещи за настаняване

Срещите за настаняване са един от най-често срещаните видове срещи. Организациите редовно провеждат тези срещи за проверка на напредъка поради няколко причини:

жена-на-виртуална-работна-среща-видове-срещи

По време на седмична среща за ритъма на екипа, например, служителите информират своите мениджъри и екип за седмичния си напредък.

Срещите за регистрация стават все по-важни тъй като все повече хора работят от вкъщи , а не директно под надзора на мениджърите. Редовните проверки помагат да се гарантира, че отдалечените служители остават информирани и целите им са в съответствие с останалата част от екипа.

Примери:

  • Срещи за актуализиране на състоянието на проекта
  • Срещи за настаняване на клиенти
  • Нов регистрация на борда на служителите
  • Ежеседмични индивидуални срещи за регистрация
  • Ежеседмични срещи на екипа
  • Разбори по проекта

Как да планирате ефективни срещи, които добавят стойност към вашия екип

Не може да се отрече, че честотата на срещите се е увеличила от началото на пандемията. Друг доклад на Microsoft споделя това времето за седмични срещи се е увеличило повече от два пъти с нарастването на хибридната работна среда.

С по-малко възможности за свързване в офиса онлайн срещите са начин да сте в течение, да общувате и да споделяте информация.

Тъй като служителите ви посещават повече видове срещи, важно е всяка от тях да бъде възможно най-продуктивна и ефективна. В противен случай те могат да повлияят негативно на морала и производителността на вашия екип.

Но преди да започнете да планирате следващата си среща, задайте си този въпрос –– Наистина ли е необходима среща или може да е имейл? Например, ако срещата не се нуждае от дискусия или вземане на решение, предаването на определена информация е най-добре по имейл.

Според скорошно проучване на SurveyMonkey, 32% от служителите смятат, че „тази среща можеше да бъде имейл“ през цялото време или през повечето време . Това обикновено е чувството, когато срещите са безсмислени и твърде чести.

служители-телеконферентни-обаждания-типове-срещи

Въпреки това, когато трябва да планирате среща, всяка една трябва да си струва всяка минута от вашето време и времето на вашите служители.

Ето няколко съвета, които да ви помогнат да организирате по-ефективни срещи:

Поставете ясна цел и дневен ред

Преди да изпратите покана за среща, уверете се, че знаете точната цел на срещата. Каква е крайната ви цел? Това ще ви помогне да разберете какъв вид среща трябва да имате и кой трябва да присъства.

След като целта ви е поставена, вашата среща трябва да следва ясен дневен ред, за да сте сигурни, че всяка минута от нея се използва ефективно.

Това установи проучване на технологичната компания Barco 13% от времето за срещи се губи защото хората обсъждат теми извън целите на срещата. Следването на дневен ред на срещата ще намали времето, прекарано в обсъждане на теми, които не са от значение за срещата.

Без ясна структура срещите могат бързо да станат непродуктивни.

Избягвайте да каните твърде много участници

Определете кои членове на екипа трябва да присъстват и не претрупвайте срещата. Например, среща за вземане на решения трябва да включва само ключови заинтересовани страни.

Това гарантира, че тези, които трябва да присъстват, имат възможност да допринесат и гласовете им да бъдат чути.

Уверете се, че всички пристигат навреме

Проучването на Barco също установи, че 11% от срещите се прекарват в чакане някой да пристигне. И според доклада на Doodle за състоянието на срещите, закъснението на хората е един от основните фактори, които влошават добрата среща.

Започнете срещата си навреме и подчертайте колко е важно да сте навреме със служителите си.

Бъдете кратки

Уверете се, че срещата не е по-дълга, отколкото трябва. Като Тим Кук, главен изпълнителен директор на Apple , е известно цитиран като казва: „Колкото по-дълга е срещата, толкова по-малко се постига“.

Microsoft установи, че оптималното време за среща за техните служители не е по-дълго от тридесет минути. Служителите органично преминаха към по-кратки срещи, за да оптимизират своята производителност и отдалечете се от отнемащите време срещи, които влияят на щастието на служителите .

Дръжте екипа фокусиран

Водещият на срещата или фасилитаторът трябва да гарантира, че участниците идват подготвени и концентрирани. Например, ако някой в ​​групата постоянно проверява телефона си по време на срещата, ръководителят на екипа трябва да се намеси.

Поддържане на отговорност на участниците гарантира, че няма да се губи време и всеки ще извлече максимума от срещата.

Кои типове срещи можете да подобрите във вашата организация?

Има много видове срещи, които лидерите отговарят за планирането.

От седмични екипни срещи до по-официални срещи, всяка от тях е уникално ценна за организацията и успеха на екипа. Разбирането на важността на всеки от тях и как да го управлявате ефективно е ключът към намаляване на губенето на време и безсмислените срещи.

Започнете работа с треньор на Well-Being за да увеличите ефективността на вашите срещи и да изградите трайна организационна трансформация.