5 съвета за етикет за мащабиране, за да поддържате виртуалните разговори в реално време
Сътрудничество
Автор - Стоян Вазов
Преминете към раздела
5 Zoom съвета за етикет за всеки
Увеличете етикета за домакините
Често задавани въпроси относно етикета за срещи в Zoom
Като се имат предвид всички неща, светът свикна сравнително бързо със света на дистанционна работа .
Но когато офисите затвориха, хората бяха оставени да се чудят. Има ли някакъв етикет за Zoom, който да следвате? Какво е 'нормалното' в това ново нормално свят на дистанционна работа? Хората бяха готови да се примирят с неудобството, ако това означаваше да могат да продължат да работят във време на блокиране и физическо дистанциране.
Ако ти превъртете социалните медии , вероятно ще намерите един-два мема (или триста) за развитието на дистанционната работа. Например, когато моят офис първи премина към дистанционна работа , все още носих професионални горнища. Опитах се да намеря най-добрия фон в апартамента си. Използвах слушалките си за разговори, нещо, което никога преди не бях правил, когато влизах в офиса.
Бързо напред към дистанционна работа през 2022 г.: Пиша този блог, седнал на бюрото си в дрехи за тренировка. Когато се включа в обажданията на Zoom, обикновено това е смесена торба от хора, които включват или изключват камерите си. Понякога хората имат хубав виртуален фон, който крие истинската им среда. Друг път хората (като мен) използват ефекта на замъгляване. И тъй като Zoom предоставя повече функционалност и допълнителни предимства, е трудно да се разбере кое е подходящо или не.
И така, нека поговорим за етикета на Zoom. Особено като нас свикнете с това следващо нормално , какво научихме за това кое работи и кое не? Какви съвети можете да имате предвид като участник в среща? Какви са някои от най-добрите практики за Zoom хостове? И най-важното, можете ли да напълните кафето си по време на разговор в Zoom?
5 Zoom съвета за етикет за всеки
Данните ни казват, че срещите са се увеличили от началото на COVID 19 и виртуална работа. Всъщност, 54% от служителите казват, че посещават повече срещи виртуално отколкото са направили лично.
Вероятно прекарвате голяма част от деня си, взирайки се в екрана си. Независимо дали графикът ви е претъпкан с виртуални срещи или само тук и там имате обаждане в Zoom, ето пет съвета, които да имате предвид.
5 Zoom съвета за етикет за всеки
1. Явете се навреме
2. Станете приятели с бутона за заглушаване
3. Правете паузи по-често в разговора
4. Избягвайте многозадачността
5. Научете културата на камерата във вашата организация
1. Явете се навреме
Изкушаващо е, знам. Бил съм там. Часът е 11:28 и имате среща, която започва в 11:30. Но чашата ви за кафе има нужда от нареждане, кучето ви трябва да бъде пуснато навън, детето ви моли за помощ с домашните, а стомахът ви къркори.
Въпреки че може да мислите, че можете да свършите всички тези неща само за две минути, аз съм тук, за да спукам балона ви (защото го опитах). Не е възможно.
Работя от вкъщи ни позволява гъвкавостта, от която се нуждаем, за да управляваме личния и работния си живот от едно и също пространство. Но също така може да доведе до риск от закъснение за срещи.
Доколкото можете, покажете се навреме. По-примамливо и със сигурност по-лесно е да влезете в среща с няколко минути закъснение. Но това показва, че сте инвестирали в срещата и връзката с човека, който седи в малката виртуална кутия до вас.
Едно нещо, което ми помогна да се явявам на срещите в Zoom навреме, е планирането на срещи на стъпки от 25 минути вместо на 30. По този начин си изграждате петминутен буфер за тези „между“ задачи, за да сте сигурни можете да си вземете био почивка или да загреете чашата си кафе в микровълнова.
2. Станете приятели с бутона за заглушаване
Няма нищо по-лошо от това да участвате в Zoom среща с голям брой присъстващи. Чувате някакво шумолене и бял шум над домакина на срещата. Първо си мислите, че вероятно са само някои обратна връзка на вашия микрофон. Но продължавате да чувате фонов шум.
Забелязвате, че някой е забравил да се заглуши. И докато се опитвате да разберете дали вие сте този, който се е оставил без звук, или това е колега, вие сте пропуснали последните пет минути от срещата.
Станете приятели с бутона за заглушаване. Всъщност можете да промените настройките си в Zoom, за да сте сигурни, че се присъединявате към срещата автоматично без звук. По този начин не е нужно да се притеснявате за прекъсване или прекъсване на разговора. И ако видите, че съотборник случайно е включил звука си, моля, изпратете му лично съобщение.
3. Правете паузи по-често, за да дадете възможност за разговор
О, вечно неловките виртуални прекъсвания. Според мен мисля, че е по-неудобно да разговаряш с някого в Zoom, отколкото на живо. И това е трудно за навигациязащотовсички сме виртуални. По-трудно е да четете езика на тялото или социални знаци, за да разберете кога човек ще говори следващия път.
За да избегнете чести прекъсвания, опитайте да правите паузи по-често, отколкото в разговор. Например, ако имате един към един с вашия мениджър, уверете се, че правите пауза след всяка точка от разговора. Или, ако се опитвате реши труден проблем в екипна среща се уверете, че оставяте място за всички участници в срещата да споделят своите гледни точки.
4. Избягвайте многозадачността
Е, първо, нека се обърнем към слона в стаята. Ако не сте чували, многозадачността не работи. Едно проучване установи, че просто 2,5% от хората са ефективни многозадачни . Проучванията показват също, че когато мозъците ни често превключват напред и назад между задачите , е по-вероятно да направим грешка.
Но функцията извън камерата в Zoom (или всеки друг инструмент за виртуални срещи) създава много изкушаващ бутон за тези, които искат да изпълняват няколко задачи едновременно. Аз със сигурност съм виновен за това.
Озовах се на големи срещи, където смятам, че мога да обърна внимание на оратора, докато изпълнявам повече административни задачи. Но ето нещо: не ви служи. Това не ви прави по-ефективни или продуктивни. Всъщност опитът за многозадачност може да е точно обратното.
Колкото и трудно да е да измислите нещо малко, докато сте на голяма среща, присъствайте. Фокусирайте вниманието си на предстоящата среща и оставете другите си приоритети настрана. Качеството на вашата работа вероятно ще бъде по-добро така или иначе.
5. Научете културата на „включване или изключване на камерата“ на вашата организация
Трудно е да се даде общ съвет за това дали трябва да държите камерата си включена или не. Работил съм в две различни компании и съм ходил на онлайн виртуални уроци по време на пандемията. Всяка организация и домакин на срещата имаше различни предпочитания за използване на видео.
Например в Well-Being имаме доста гъвкав и спокоен фирмена култура . Оперираме с присъщо доверие в нашите колеги. И мисля, че поради това имаме култура, при която изключването на камерата не означава, че обръщате внимание.
Има моменти, когато страдам от Zoom умора и просто имам нужда от почивка от гледане на себе си на видео. Но друг път ще държа видеото си включено през целия ден на срещите.
Но всяка организация е различна, както и ролите. Аз например не работя лице в лице с клиенти или клиенти. Но ако трябваше да се срещам редовно с клиенти, вероятно щях да използвам функцията си включена камера по-последователно.
Ако срещам някого за първи път, винаги се уверявам, че камерата ми е включена. Ако съм на малка среща, където всички останали са с включени камери, ще попитам дали е добре камерата ми да е изключена или трябва да я включа.
Този съвет има нюанси. И така, ето моят най-голям съвет: опознайте вашата организация, вашия екип и вашата роля. Ще ви помогне да разберете коя е най-добрата форма на етикета на Zoom.
Увеличете етикета за домакините
Домакините на Zoom, има някои неща, които трябва да имате предвид от гледна точка на етикета. Ето шест съвета, които да ви помогнат.
- Поканете само хора, които трябва да бъдат там. Като всеки вид домакин на среща, определете кой трябва да бъде част от срещата. Уверете се, че всички присъстващи на срещата са уведомени предварително, особено ако работите с хора от цял свят. Времето е едно от най-ценните неща, които имаме. Уверете се, че уважавате времето на хората.
- Създайте дневен ред и бъдете лидер на срещата. Понякога хората ще изпращат дневен ред за срещи по имейл или Slack преди виртуален екип срещата се провежда. Друг път дневният ред може да бъде намерен в поканата за срещата. Но независимо от това, уверете се, че хората знаят какво да очакват. И след като срещата започне, като домакин вие сте на път да преведете присъстващите през всяка тема.
- Използвайте видеото по подходящ начин. Доста обичайно е домакините на срещи да оставят видеокамерите си включени, особено ако водите среща на по-голям екип. В някои случаи, като лични срещи с директен доклад или по-малки групови срещи, можете да уведомите хората, че ще изключите камерата. Ако го правите, насърчавайте ги също да правят това, което искат.
- Поддържайте зрителен контакт. Въпреки че нивото на очите е трудно да се определи виртуално, опитайте се да го поддържате зрителен контакт .
- Уверете се, че настройките за споделяне на екрана са активирани. Няма нищо по-лошо от видеообаждане, прекарано в опити за отстраняване на неизправности в настройките на вашия уебинар. Уверете се, че споделянето на екрана е активирано във вашия Zoom акаунт. Понякога помага и споделянето на връзката към документа в чата, както и споделянето на екрана, за да е по-лесно за присъстващите да следват.
- Направете вашите срещи приобщаващи и достъпни. Zoom има много функции, като затворени надписи, за да ви помогне да организирате срещите си включително . Можете също така да насърчавате присъстващите да използват неща като функцията „вдигната ръка“ или да участват в чата. Може да отнеме известно моделиране около желаните поведения и норми, но се уверете, че всички участници могат да използват и участват равностойно.
Често задавани въпроси относно етикета за срещи в Zoom
Грубо ли е да пиете кафе по време на Zoom?
Не. Ако седите на бюрото си с чаша кафе, не е грубо да отпивате от време на време кафето си по време на срещата.
Въпреки това, ако сте на гишето в любимото си кафене и поръчвате напитката си, помислете отново. Уверете се, че сте напълно внимателни.
Грубо ли е да не покажете лицето си в Zoom?
Това зависи от вашата компания, вашата роля и вашата организационна култура. Прочетете съвета по-горе, за да получите пълното изтегляне относно използването на вашата видеокамера в Zoom. Например ако срещаш някого за първи път или среща с клиенти, вероятно е най-добре да оставите камерата си включена.
Но ако се чувствате уморени от Zoom и се нуждаете от почивка за обичайната си среща 1:1 или екипна среща, обикновено е добре да изключите камерата.
Добре ли е да пиете вода по време на среща в Zoom?
О да. Добре е да останете хидратирани. Стига да не поемате шумни глътки и да сте наясно със звука си, не се колебайте да пиете вода по време на среща в Zoom.
Станете професионалист във видеоконференциите
Въпреки че онлайн срещите могат да се провеждат от комфорта на вашия дом, все още има етикет, който трябва да имате предвид. Например, все още искате да елиминирате всички възможни смущения, за да запазите цялото си внимание. Ще искате да сте сигурни, че присъствате, когато срещата започне. И искате да сте сигурни, че вашата видеосреща е продуктивна и ефективна.
Ако не сте сигурни как да навигирате в определен аспект на видеоконференциите, попитайте своя треньор. Вашият треньор може да ви помогне да служи като ваш водач през трудни ситуации.