10 съвета за преглед на ефективността за драстично преместване на иглата

Професионално Развитие

Автор - Стоян Вазов

Преминете към раздела

Какво е преглед на ефективността?

Какво включва процесът на преглед на ефективността?

Какво трябва да включите в прегледа на служителите?

Кои са някои ефективни фрази, които да включите в прегледа на представянето на служителите?

10 съвета как да напишете преглед на ефективността

Какво е бъдещето на управлението на ефективността?

Прегледите на представянето на работното място се развиват

Прегледите на представянето могат да мотивират служителите, да повишат ангажираността на служителите и да помогнат за постигането на организационните цели. Но те работят само когато се извършват ефективно.

Много мениджъри се борят с това, че не знаят какво да пишат или как да предоставят обратната си връзка по конструктивен начин.

Навигирането в преглед на ефективността е предизвикателство, което изисква чувствителност и подготовка. Разбирането на процеса на преглед на ефективността може да ви помогне да провеждате по-ефективни прегледи на ефективността.

Така че нека се потопим дълбоко в няколко области около прегледите на ефективността:

• Какво представляват прегледите на ефективността
• Какво да включите в прегледите на ефективността
• Десет съвета за ефективни прегледи на ефективността
• Бъдещето на управлението на ефективността

Какво е преглед на ефективността?

Прегледът на представянето на служителите е процес, чрез който мениджърът дава обратна връзка на служителите за тяхната работа. Мениджърът оценява представянето на служителя въз основа на очакванията за неговата роля.

Когато са направени добре, прегледите на ефективността могат да помогнат на служителите да разберат:

• Какво се очаква от тях
• Това, което правят добре
• Как могат да се подобрят
• Как работата им подкрепя целите на компанията

Мениджърите могат да разпознават високоефективни служители и да коригират проблемите по пътя. Прегледите на представянето насърчават растежа и развитието и изграждат ангажираността на служителите.

Прегледите на ефективността се развиха от годишни прегледи до текущ процес. Мениджърът и неговият пряк докладчик обсъждат техните цели, представяне, силни и слаби страни.

Този продължаващ разговор помага на служителя да подобри работата си и се срещнете организационни цели .

Прегледът на изпълнението може също да се нарече оценка или оценка на изпълнението.

Какво включва процесът на преглед на ефективността?

Процесът на преглед на ефективността е цикличен. Има три основни фази:

1. Поставяне на цели
2. Последващи действия
3. Разговор за представяне

Нека да разгледаме всеки етап в детайли, както и примери за преглед на ефективността за това как изглежда всеки от тези етапи.

1. Поставяне на цели

В първата стъпка от процеса на оценка служителят има възможност да обсъди целите със своя мениджър. Обикновено това се случва в началото на годината. Този разговор определя очакванията за годината и помага на служителя да разбере какво се стреми да постигне.

2. Последващи действия

През цялата година мениджърът и служителят могат да се срещат редовно, за да обсъждат работата на служителя.

Те могат да проучат дали служителят е постигнал целите си и къде може да се наложи да се подобри.

В някои компании тези срещи се провеждат редовно, например на тримесечие или месечно. Мениджърът документира отзивите си в писмен вид.

В други организации тези дискусии са по-неформални и не изискват писмена документация.

3. Разговор за изпълнение

Последната стъпка от прегледа на ефективността е a официална дискусия как се е представял служителят през годината.

Мениджърът предоставя писмена обратна връзка на служителя и заедно те обсъждат как служителят се е представил. От този прегледен разговор те си поставиха нови цели за следващата година.

Нека да разгледаме по-отблизо как да напишем добра оценка на служителите.

Какво трябва да включите в прегледа на служителите?

Ефективните прегледи на служителите обикновено обхващат три неща:

• Самооценка на служителя
• Оценка на това колко добре служителят е постигнал целите
• Оценка на това как са работили през годината

Нека да разгледаме всеки по-подробно.

1. Самооценка

The самооценка на служителя помага на мениджъра да разбере как служителят вижда себе си. Освен това им дава представа какво очакват да обсъдят.

Той дава на мениджъра информацията, от която се нуждае, за да определи очакванията и да насочи разговора. Можете да обмислите използването на някои въпроси за преглед на ефективността за да помогне за насочването на тази оценка.

2. Оценка на напредъка по своите цели

Тази част от оценката на представянето е оценката на мениджъра за целите за представяне на служителя.

Тук мениджърът описва как служителят се е представил добре или как не е изпълнил очакванията.

Мениджърите винаги трябва да бъдат конкретни и да включват примери. Това ще помогне на служителя да види конкретни случаи, свързани с работата му.

3. Оценка на това как работят

Прегледът на представянето трябва да включва оценка на това как служителят е изпълнил ролята си.

Тези оценки описват дали служителят е работил по начини, които подкрепят фирмената култура. Освен това помага на мениджъра да оцени своите основни компетенции.

Кои са някои ефективни фрази, които да включите в прегледа на представянето на служителите?

Най-полезната обратна връзка е ясна, конкретна и измерима. Мениджърите на хора трябва да се погрижат да предложат обратна връзка, която е лесна за тълкуване и приложима за действие.

Ефективните прегледи на ефективността използват ясен и кратък език. Те описват как представянето на служителя се сравнява с очакванията.

Прегледите включват ключови постижения и примери за силни и слаби страни. Те също трябва да включват очаквания и цели за следващата година. Това ще ръководи работата на служителя.

Прегледите на ефективността трябва да се съсредоточат върху видимата и измерима ефективност.

Те включват конкретни примери и следващи стъпки, които да предприемете. С други думи, служителите трябва да са наясно как могат да направят подобрения.

Мениджърите трябва да избягват неясни твърдения или преувеличения. Те трябва да посочват възможности за учене и приспособяване, вместо да се фокусират върху провалите.

Ефективните фрази за преглед на ефективността могат да включват:

• Подобрено производство с X% от...
• Надхвърли първоначалната цел от X с X% чрез усилия за...
• Създадохме програма, която предостави X резултати, които надхвърлиха нашата цел от Y...
• Непрекъснато се стреми да подобри процесите чрез...
• Ефективно съобщава актуализации на състоянието на важни проекти на ключови заинтересовани страни...
• Изградил е силни работни отношения с ключови партньори, включително...
• Инициира и изпълнява иновативни идеи като...
• Полага съгласувани усилия да научи нови умения и да бъде в крак с тенденциите в индустрията като...
• Постигна значителен напредък, предлагайки решения на проблеми, включително...
• Отива над и отвъд в работата си. Примерите включват...
• Може да бъде още по-ефективен, ако...
• Може да надхвърли целите през следващата година, като подобри...

Тези фрази са начало и можете да ги използвате, за да създадете шаблон за преглед на ефективността. Но те трябва да бъдат последвани от подходящи примери, числа и данни, както и идеи за бъдещи подобрения.

10 съвета как да напишете преглед на ефективността

Според изследване на Gallup, само 14% от служителите са съгласни, че прегледите на представянето ги мотивират да се подобрят в работата си.

Това е предизвикателство за мениджърите, които трябва да намерят нови и по-ефективни начини за извършване на прегледи на ефективността.

Но може би се чудите как. Нека да разгледаме 10 съвета за преглед на ефективността, които да ви помогнат да започнете.

1. Задайте очаквания и цели от самото начало

Мениджърите трябва да гарантират, че служителите са наясно какви са очакванията на компанията и какви са техните цели. Правенето на това от самото начало прави процеса на обратна връзка по-ясен.

2. Съберете подходяща информация

Мениджърите трябва да съберат полезна информация, като например самооценката и целите на служителя, както и полезни данни и примери.

Това може да включва:

• Бележки от един на един
• Обратна връзка от други заинтересовани страни
• Примери за разпознаване
• Съответни проекти или други работни продукти

Документирането на представянето и събирането на данни през цялата година улеснява писането на рецензии.

3. Отделете време

Може да отнеме време, за да напишете обмислен и полезен отзив. Мениджърите трябва да отделят необходимото време, за да гарантират, че имат достатъчно възможности да бъдат възможно най-задълбочени.

4. Поддържайте прегледа обективен

Мениджърите трябва да основават своите коментари и обратна връзка на наблюдения и данни, а не на мнения.

5. Използвайте коучинг начин на мислене

Важно е прегледът да се разглежда като възможност за обучение на служителя. Предложете обратна връзка за силните страни и ключови области за подобрение . Развиването на връзка наставник-наставляван с вашия служител може да помогне за по-ефективен процес на преглед на представянето.

6. Използвайте езика внимателно

Езикът има значение. Мениджърите трябва да се уверят, че техният език е специфичен и ориентиран към измерване. Те трябва да използват мощни думи за действие. Те трябва да се съсредоточат върху индивида и да избягват сравненията с другите.

7. Включете положителното

Прегледите на ефективността са възможност за засилване на страхотната ефективност. Мениджърите трябва да отделят време, за да уловят какво е минало добре и как служителят се е представил положително.

8. Споделяйте градивна критика

В същото време е важно мениджърите да споделят градивна критика в прегледа.

Конструктивната критика може да даде на служителите яснота как могат да се подобрят, за да бъдат още по-ефективни.

9. Избягвайте пристрастия

Когато пишат рецензии, мениджърите трябва да обърнат особено внимание на избягвайте ключови пристрастия .

Да се ​​избегне:

• Ефектът на ореола (виждане на всичко, което един служител прави като положително)
• Ефектът на клаксона (виждане на всичко, което един служител прави като отрицателно)
• Пристрастието точно като мен (оценяване на някого положително, защото го възприемате като подобен на мениджъра)

10. Подгответе се за дискусията

Освен написването на преглед, мениджърите трябва да отделят време, за да се подготвят за дискусията.

Обмисли:

• Как ще споделите обратна връзка?
• Какви въпроси ще зададете на служителя?
• Как ще структурирате дискусията?

Дискусията за преглед на ефективността е от решаващо значение за изясняване на очакванията и оформяне на бъдещата ефективност.

Какво е бъдещето на управлението на ефективността?

Прегледите на ефективността имат дълга история в организациите и ще продължат да се развиват в бъдеще.

Има четири основни тенденции, които трябва да наблюдавате, докато прегледите на ефективността се развиват:

1. Използване на софтуер за управление на ефективността
2. Честота
3. Бъдещ фокус
4. Дали изобщо да се правят прегледи на ефективността

Нека разгледаме по-отблизо всяка тенденция.

1. Софтуер за управление на производителността

Повечето организации вече не разчитат на хартиени версии на прегледи. Вече са налични софтуерни системи за управление на ефективността, за да рационализират процеса на преглед.

Софтуерът за преглед на ефективността помага за:

• Ръководете процеса
• Подкрепете мениджъра при документирането на полезна обратна връзка
• Насърчете мениджъра и служителя да следват всички стъпки в процеса

Тези инструменти насърчават сътрудничеството и прозрачността в процеса на преглед на изпълнението. В бъдеще повече организации ще използват този тип софтуер за своите прегледи на ефективността.

2. Честота

Много организации преосмислят честотата, с която се извършват прегледите.

Отдавна знаем, че честата обратна връзка е по-ефективна и помага за насочване на работата на служителите. Текущите разговори помагат да се гарантира, че служителите разбират какво да направят, за да се подобрят, преди да е минало твърде много време.

Традиционният модел на годишна обратна връзка е твърде рядък. Много организации са преминали към седмични, месечни или тримесечни прегледи.

Но компаниите ще трябва да балансират нуждата на служителите от обратна връзка с това да гарантират, че не създават твърде много работа на мениджърите.

3. Бъдещ фокус

Много компании обмислят да направят своя процес на преглед на ефективността по-фокусиран към бъдещето. Това е в контраст с традиционните прегледи, които се фокусират върху минало представяне.

В проучване на Deloitte повече от 58% от ръководителите казаха, че тяхната система за преглед на представянето не е довела до очакваните резултати защото се фокусира твърде много върху миналото поведение.

Те откриха, че техният традиционен процес на преглед на ефективността вече не отговаря на техните нужди. Поставянето на цели и получаването на обратна връзка годишно не им даде гъвкавостта да се справят с възникващите предизвикателства.

И така, Deloitte измести фокуса на техните прегледи на ефективността към бъдещето, а не към миналото.

Те разглеждат как служителят трябва да планира да работи и поведението, което очаква да види. Много организации следват този пример, като преработват своите процеси за преглед на ефективността.

4. Дали дори да има прегледи на работата на служителите

Служителите харесват предвидимостта да знаят кога ще получат обратна връзка. Въпреки това прегледите на ефективността бяха обект на критики през последното десетилетие поради много от причините, разгледани тук.

Ето защо някои организации експериментираха с пълното премахване на официалните прегледи на ефективността. Заменят ги с по-неформални разговори за представяне.

За някои организационни култури премахването на прегледите на ефективността е минало добре.

Мениджърите се засилиха да предлагат по-постоянна обратна връзка и се отказаха от формалностите на процеса.

Други компании са елиминирали прегледите, но са установили, че служителите са спрели да получават обратна връзка.

Мениджърите трябва да продължат да намират начини да помогнат на служителите да разберат какво се очаква от тях. Това изисква да се гарантира, че имат обратна връзка за това как се представят.

Това може да стане като традиционен процес на преглед на ефективността или като нещо съвсем различно.

Времето ще покаже дали повече организации ще премахнат прегледите на ефективността или просто ще намерят начини да ги направят по-подходящи.

Прегледите на представянето на работното място се развиват

Целта е прегледът на ефективността да бъде точен, навременен и насочен към бъдещето. Прегледите на ефективността могат да бъдат ключът към постигането оперативни постижения .

Вместо да прекарват твърде много време в миналото, ефективните прегледи на представянето се фокусират върху бъдещите действия на служителя.

Най-добрите мениджъри определят очакванията, преглеждат приоритетите, дават обратна връзка и дават насоки по пътя. Какъвто и процес на преглед на ефективността да следва една компания, мениджърите трябва да бъдат овластени и обучени правилно.

Бъдещето на управлението на представянето насърчава бързина, гъвкавост и постоянно обучение. Това е добре за служителя и за компанията.

Ако имате нужда от подкрепа за адаптиране на вашия процес на преглед на ефективността, открийте как експертните треньори на Well-Being могат да ви помогнат .